Bedienung Ausgangsrechnungen nach DATEV exportieren

Überblick

• Folgende Daten werden nach DATEV Unternehmen Online pro Rechnung übertragen:
  • Ein Datensatz in XML-Format: beinhaltet in PACS existierende und für die FIBU relevante Rechnungsinformationen, wie bspw. Rechnungs-Nr., Rechnungsbetrag brutto, MwSt., Erlöskonto [beim Projekt/ in der Rechnung hinterlegt], Kunden-Nr./Debitoren-Nr.
  • Eine bei der Ausgangsrechnung, Storno-Rechnung oder Korrektur-Rechnung hinterlegte (klassische) PDF und weitere Dokumente, die der Rechnungsdatei-Anhang enthält (bspw. einen unterschriebenen Tätigkeitsnachweis oder Reisekostenbelege) mit den Anhang-Formaten: PDF, Bild, docx, xlsx.
  • Nicht exportierte Formate:
    • E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD, XRechnung, Peppol
    • QR-Code Bild
    • Rechnungsdatei-Anhang im E-Mail-Format .msg
• DATEV ist das führende System. DATEV legt in der API den möglichen Umfang & die inhaltlichen Bedienungen fest. Von PACS werden vor dem Export zunächst Feldinhalte und die Einhaltung der Bedingungen überprüft, bevor sie an DATEV gesendet werden.
• Wenn ein Export ausgeführt wurde, wird jede betroffene Einzelrechnung als exportiert markiert mit Angabe des Exportdatums.
  • Diese exportierten Ausgangsrechnungen sind damit für die Bearbeitung in PACS gesperrt, um eine nachträgliche Änderung der Rechnung in PACS zu vermeiden.
  • Die Bearbeitungssperre der Einzelrechnungen kann jedoch über die Funktion „manuell zurücksetzen“ deaktiviert werden.
  • Ob diese Deaktivierungsfunktion aktiv ist, ist abhängig von einer PACS Einstellung unter System-Konfiguration > Projektfaktura > Allgemein > Sperre von Rechnungen:
    • Haken bei „Exportierte Rechnungen als gesperrte behandeln“.
      • Konsequenz: die Funktion manuell zurücksetzen kann nicht ausgeführt werden
    • Kein Haken: Funktion manuell zurücksetzen kann ausgeführt werden.
• Die Ausführung der Funktion Demarkierung exportierter Daten kann über zwei Wege ausgeführt werden:
  • Projektverwaltung > Register RECHNUNGEN > Rechnungsliste > Weitere Funktionen > DATEV-Exportmarkierung zurücksetzen
  • Ausgangsrechnungen > Weitere Funktionen > DATEV-Exportmarkierung zurücksetzen
  • Die Ausführung der Funktion Markierung als exportierte Daten kann ebenfalls über zwei Wege ausgeführt werden:
    • Projektverwaltung > Register RECHNUNGEN > Rechnungsliste > Weitere Funktionen > DATEV-Exportmarkierung setzen
    • Ausgangsrechnungen > Weitere Funktionen > DATEV-Exportmarkierung setzen

• Zusätzlich zur automatischen Markierung einer exportierten Rechnung als exportiert (über den DATEV Export) besteht auch die Möglichkeit, eine Exportmarkierung manuell vorzunehmen (bspw. im Rahmen der Erstnutzung, wenn Rechnungen bereits manuell in DATEV hochgeladen wurden oder bei Einzelfalländerungen in PACS mit dem anschließenden manuellen Hochladen zu DATEV).

 Durchführung des Exports Ausgangsrechnungen

• Vor der Durchführung müssen die notwendigen Systemeinstellungen vorgenommen werden.
• Den Export über PACS Hauptnavigation > Schnittstellen > Datev Schnittstelle aufrufen.
• Block DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
• • Bei namentlicher Auswahl einer Exportvorlage (für den Übertrag von Ausgangsrechnungen) werden die dort hinterlegten Verbindungsdaten in die Anzeige übernommen.
  • Bei jedem Übertrag muss die Verbindung hergestellt werden
  • Datev Mandant: wird aus der Vorlagen-Definition übernommen
  • Verbindungsaufbau über: SmartCard [Stick in Rechner], SmartLogin [QRCode] für die Nutzung in der Cloud.
  • DATEV stellt einen zeitlich begrenzten Token zur Verfügung.

   

Block: Exportvorlage

• • Exportvorlage wählen (à siehe Namensgebung / Definition beachten unter System-Konfiguration > Schnittstellen & Integration > DATEV …)
  • Zeitraum: die aus der Vorlage übernommenen Werte für Start + Ende können manuell nach Bedarf angepasst werden.

Bei Klick auf OK wird der Export gestartet

• DATEV ist das führende System. Daher werden alle Felder von PACS zunächst geprüft, bevor sie an DATEV gesendet werden. Die Überprüfung erfolgt in mehreren Stufen:
  • Zunächst PACS-intern beim Erstellen der XML-Exportdatei (vorgegebene Feldgrößen, Formate, Sonderzeichen …) und
  • Im Anschluss werden beim Übertragungsvorgang an DATEV bspw. funktionierende Internetverbindung, Unterbrechungen überwacht.
• Wenn eine Überprüfung/ Validierung fehlschlägt, dann wird die Rechnung nicht an DATEV geschickt und eine Fehlermeldung erscheint in PACS. Ab diesem Fehler-Datensatz (Ausgangsrechnung) wird der Übertrag gestoppt
  • Vorher übertragene Rechnungen bleiben in DATEV. Es erfolgt kein Rollback/ Rückabwicklung von bereits übertragenen Datensätzen.
  • Nur die übertragenen Rechnungen werden in PACS „als exportiert“ markiert. Es wird jede einzelne Rechnung betrachtet.
• Der Benutzer bekommt nach dem Übertrag oder bei einem aufgetretenen Fehler eine Dialogmeldung / ein Protokoll angezeigt. Diese liefert Hinweise zur Ursache.
• Parallel gibt es PACS-Systemintern eine technische Protokollierung (System-Konfiguration > Schnittstellen & Integration > DATEV > Technische Protokollierung). Im Detail siehe dort.