Zugriff über zwei Bereiche
Die Funktionen zu (Ausgangs-)Rechnungen, Mahnungen, Storno, Gutschriften und Zahlungen können Sie in zwei Bereichen ausführen:
Funktionsbereich RECHNUNGEN | AUSGANGSRECHNUNGEN (übergreifend über alle Projekte)
- Dieser Bereich ist im Schwerpunkt, dass Sie
- sich einen Überblick zu allen Rechnungen, Offenen Posten, Mahnungen eines Zeitraums verschaffen können und
- Zahlungen schnell erfassen können.
- Wenn die Grundlagen (siehe A.) definiert sind, können Sie aber auch im Register AUSGANGSRECHNUNGEN die Rechnungen, Mahnungen etc. erstellen.
Funktionsbereich PROJEKTE | PROJEKTVERWALTUNG | Register RECHNUNGEN (nur zu einem Projekt)
- In diesem Bereich legen Sie die Grundlagen bzw. Rechnungsvorgaben (Stammdaten) für alle Rechnungen dieses Projektes fest.
- In diesem Bereich sind alle Details zur Rechnungsstellung sichtbar und nutzbar.
Wie Sie Rechnungen stellen erklären wir Ihnen ausführlich unter Vorgehen Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung.
Bedienung der Ausgangsrechnungen
- Das Erfassen der Ausgangsrechnung erfolgt im Bereich RECHNUNGEN |
AUSGANGSRECHNUNG. Zum Erfassen einer neuen Ausgangsrechnung müssen Sie auf 
Neue Rechnung klicken. - Sie können die Eingabefelder bzw. Spalten individuell anpassen unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | SPALTENANZEIGE | AUSGANGSRECHNUNGEN.
- Welche Rechnungen Ihnen angezeigt werden, ist abhängig von den gewählten Filtern in der Suchmaske:
- Rg.-Nr. / Rechnungsempfänger / Leistungeempfänger / Auftraggeber: Ist das Suchfeld leer [Standard], werden Ihnen alle existierenden angezeigt.
- Rg.-Datum [Standard] / Zahlungsziel / Bezahlt am / Leistungszeitraum: Tragen Sie hier Beginn und Ende ein [Standard 3 Monate].
- Mandant: Es werden alle Mandanten angezeigt [Standard]. Es ist aber eine einzelne Auswahl existierender Mandanten möglich.
- Status: Es wird jeder Status angezeigt [Standard]. Sie können aber auch Rechnungen mit bestimmten Status anzeigen lassen:
- Offene Posten: Dies sind alle Rechnungen, für die noch keine Zahlung erfasst wurde.
- Endgültig: Dies sind alle Rechnungen, die eine endgültige Rechnungsnummer haben (unabhängig, ob die Rechnung bezahlt wurde oder nicht).
- Nicht Endgültig: Dies sind alle Rechnungen mit Vorschlagsnummer (und Rg.-Status 'Geplant' und 'Zu fakturieren').
- Zu mahnen: Dies sind alle Rechnungen, die zu mahnen sind (Stufe 1, 2, 3, 4).
- Zu mahnen (Stufe 1/Zahlungserinnerung)
- Zu mahnen (Stufe 2)
- Zu mahnen (Stufe 3)
- Zu mahnen (Stufe 4)
Summe der einzelnen Ausgangsrechnungen
So summieren Sie die Beträge einzelner Ausgangsrechnungen. Sie haben 3 verschiedene Alternativen:- Grenzen Sie über die Suchfilter den Umfang der angezeigten Rechnungen ein. Die Gesamtsummen werden jeweils in der Zeile unterhalb der Spalten angezeigt.
- Gruppieren Sie die selektierten Rechnungen nach 1. nochmals über die 'Gruppierungsfunktion Einzel-Felder'. So erhalten Sie die Zwischensummen je Gruppe erhalten (zusätzlich zu den Gesamtsummen).
- Markieren Sie einzelne Rechnungen per Haken markieren und klicken auf das Icon
Summierung der Beträge. Es werden die Summen der Rechnungsbeträge netto und brutto, sowie der noch offenen Zahlungen (brutto) angezeigt.
Zum Export der Ausgangsrechnungstabelle müssen Sie im Menüleiste auf Allgemein | Tabelle exportieren klicken. Sie können wählen zwischen verschiedenen Ausgabeformaten, wie Excel, csv, pdf, txt. Es werden alle angezeigten Zeilen und Spalten exportiert.