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Ablauf: Rechnung erstellen

    • Die PACS Software bildet den gesamten Fakturakreislauf ab, mit Rechnungsstellung, Mahnwesen und Zahlungseingang (offene Postenliste).
    • PACS ist jedoch keine Finanzbuchhaltung. Erstellte Rechnungen können aber bei Bedarf über das Export-Modul an die Finanzbuchhaltung übergeben werden (Modul Export Rechnungen/Zahlungen).
    • Wir erklären Ihnen das VORGEHEN im Detail. Siehe dazu VORGEHEN Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung.

    Bedienung (Überblick)

    Die Funktionen zu (Ausgangs-)Rechnungen, Mahnungen, Storno, Gutschriften und Zahlungen können in zwei Bereichen ausgeführt werden:
    • Projektverwaltung | Register RECHNUNGEN (alle Rechnungen zu einem Projekt)
      • In diesem Bereich können Sie die Grundlagen bzw. Rechnungsvorgaben (Stammdaten) für alle Rechnungen dieses Projektes, i.d.R. Einzel-Rechnungen, festlegen.
      • In diesem Bereich sind alle Details zur Rechnungsstellung sichtbar und nutzbar.

    • Funktionsbereich Rechnungen | AUSGANGSRECHNUNGEN (alle Rechnungen Projekt-übergreifend)

    • Einsatz im Schwerpunkt, um

      • sich einen Überblick zu allen Rechnungen, Mahnungen etc. eines Zeitraums zu verschaffen, und

        • Zahlungen schnell zu erfassen.

        • Wenn die Grundlagen (siehe A.) definiert sind, kann aber auch hierüber die Erstellung von Rechnungen, Mahnungen etc. erfolgen.

      • Alternativ können Sie hierüber auch folgende Varianten aufrufen:

    • Im jeweiligen Bereich können Sie auf Neue Rechnung klicken, um eine neue Rechnungszeile zu erstellen. Direkt in der Zeile können Sie die Daten pflegen (bspw. Leistungszeitraum Beginn und Ende). Alternativ können Sie dies aber auch im Fenster Rechnungsdetails. Klicken Sie dann im Hauptmenü (des PACS-Fensters) auf Speichern oder die gängige Tastenkombination STRG + S. Somit ist die Rechnung angelegt.
      • Weitere Details können Sie im Fenster Rechnungsdetails pflegen. Das Fenster wird jeweils durch Klick auf Details in der Rechnungszeile geöffnet.
      • Über die Navigation in den einzelnen Registern werden die Rechnungen und Mahnungen erstellt.
    • Rechnung, Mahnung, Korrektur-Rechnung (PDF) per E-Mail versenden: Wenn Sie in der FORMULAR-VORSCHAU bei dem jeweiligen Dokument unter den Haken setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt. Diese wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. Beim Formular-Seriendruck wird für jede Datei eine eigene E-Mail erstellt.