Ablauf: Mitarbeiter anlegen (bis Version 11.9.9)

(1) Mitarbeiter anlegen und qualifizieren

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Register KONTAKTDATEN

• Name & Vorname: Dies ist wichtig für die Anzeige des Mitarbeiters, u.a. in Reports. (Ansonsten gibt es keine Pflichtfelder.)
• Kontakttyp: Mitarbeiter (intern, festangestellt) [Standard] bzw. Mitarbeiter (extern, freie) [= Fremdleistung].
• 'MA extern' ist nur relevant, wenn im Unternehmen Bedarf zur Differenzierung besteht.
• Nummer: Tragen Sie hier die Personalnummer des Mitarbeiters ein.
• Die Nummer ist wichtig beim Export von Mitarbeiterdaten (Zeiten und Kosten) sowie bei deren Zuordnung im Rechnungswesen zu Kostenstellen. Das ermöglicht Ihnen eine bessere Abstimmung von Daten zwischen Buchhaltung und Controlling.

Register RESSOURCENDATEN

Bereich: Anmeldedaten

Siehe auch Anmeldedaten: Benutzer und Passwort definieren für die beiden Varianten 'On Premises' oder 'Cloud-Dienste'.

ALTERNATIVE 1: ON PREMISES

• Benutzername für Rich Client und Web Client: Hier sind selbst definierbare Benutzernamen möglich (bspw. rs oder r.mustermann oder mustermann).

• Konventionen Benutzername
  • Sonderzeichen dürfen verwendet werden (auch internationale)
  • Leerzeichen vor, nach oder in der Mitte des Benutzernamens sind nicht zulässig
  • Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle

• Passwort

  • Grundsätzlich können Sie Ihr Passwort frei definieren. Nur aus Sicherheitsgesichtspunkten sollten Richtlinien vorgegeben werden.
  • Wie Sie Richtlinien für alle Mitarbeiter einstellen, erklären wir Ihnen unter System-Konfiguration | Zugriffsverwaltung | PW-Richtlinien
  • Passwort-Sicherheitseinstellungen

• • • Unterliegt Passwortrichtlinien: Bei gesetztem Haken, muss die Passwortdefinition bei der Anlage eines Mitarbeiters (auch bei der ersten Anlage) den definierten Anforderungen entsprechen. Die Definition der Richtlinien erfolgt unter PACS Einstellungen | System-Konfiguration | Zugriffsverwaltung | Passwortrichtlinien.
    • Passwortänderung bei der nächsten Anmeldung erzwingen: Wenn der Haken gesetzt ist, muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung an der PACS Datenbank das Passwort gemäß vorgegebenen Richtlinien anpassen. Nach erfolgreicher Anmeldung des Benutzers wird der Haken hier automatisch entfernt.
    • Web Client freischalten: Wenn die Lizenz PACS Web Client Zeiten & Kosten aktiviert ist, kann zusätzlich pro Benutzer festgelegt werden, ob die Applikation für ihn freigeschalten wird. Für Benutzer, die nur im Intranet oder via VPN auf PACS zugreifen, kann damit der Passwortschutz(-Aufwand) reduziert werden.

ALTERNATIVE 2: CLOUD-DIENSTE

• 1. Schritt - Benutzername Rich Client: Tragen Sie den von PACS fix vorgegeben Benutzernamen (bspw. PACS1000_04) hier ein.
  • Für den Cloud-Dienste Rich Client ist keine 'freie' Benutzernamen-Vergabe möglich!
  • Passwort Rich Client: Tragen Sie hier das von PACS vorgegebene Passwort hier eintragen. Wie der Benutzer das Passwort ändern kann, erklären wir Ihnen unter Cloud: anmelden und abmelden

• 2. Schritt - Verknüpfung des Benutzernamens im Rich Client mit der Cloud-Datenbank (wichtig für die Cloud-Anmeldung):
  • Wechseln Sie in den Bereich System-Konfiguration | Zugriffsverwaltung | Benutzer.
  • Geben Sie hier in der 3. Spalte 'Rich Client Anmeldenamen' folgendes ein (Beispiel): PACS\PACS1000_04. Diese Eingabe setzt sich zusammen aus der Domain (fix): PACS\ und dem Rich Client Anmeldenamen (siehe 1. Schritt): PACS1000_04.

• 3. Schritt - Benutzername Web Client: wenn ein Benutzer
• Fall a) nur den Web Client nutzt, dann kann der Benutzername und das Passwort frei definiert werden gemäß Alternative 1 (nur die Passwortrichtlinien sind in der Cloud von PACS fix vorgegeben).
• Fall b) auch den Rich Client nutzt, dann wird der Benutzer als Rich Client-Benutzer angelegt (siehe Alternative 2, Benutzername Rich Client). Anmeldename und Passwort folgen den dort definierten Regeln.
• Lizenztyp: 'MA-Voll-Lizenz' (Standard-Lizenz) oder 'MA Backoffice-Lizenz (begrenzt; nur zur Stammdatenverwaltung, nicht für die eigene Leistungserfassung). Weitere Details siehe finden Sie unter Kontakte | Ressourcendaten | Anmeldedaten | Lizenztyp und Zugriffslevel und Lizenzierung PACS Software.

• Zugriffslevel:

  • Level 1 + 2: Key User
  • Level 3 + 4 + 5: organisatorisch verantwortliche Business Unit Manager [GF, Abteilungsleiter, Teamleiter, etc.]
  • Level 6 + 7: Projektleiter
  • Level 8 + 9 + 10: Mitarbeiter
• Differenzierter Zugriff für Funktionsbereiche und einzelne Funktionen für unsterschiedliche Benutzergruppen (10-stufig). Mehr Informationen finden Sie auch unter PACS Rechtesystem - Einführung.
• Standardeinstellung:

Bereich: Zeiten und Kosten

• Standortauswahl: Wichtig in den Reisekosten für die korrekte länderspezifische Auswahl der Spesensätze.

• Zeiteinheit: Standard '(Keine Auswahl)'. Hier ist ein Eintrag nur notwendig, wenn für einen Benutzer eine abweichende Regelung gilt. Die Erfassungseinheiten für alle Mitarbeiter für einzelne Bedienungsfenster können Sie unter PACS Einstellungen | Systemkonfiguration | System | Zeiteinheiten + Kosteneinheiten definieren.
• Auszahlungswährung: Dies ist die Währung, in der die Mitarbeiter die eigenen Ausgaben in der Spesenabrechnung angezeigt bekommen.

BEREICH für Dropdown-Liste freischalten

• Um bei einzelnen Dropdown-Menüs als Mitarbeiter-Kontakt auswählbar zu sein (bspw. ist dies wichtig bei der Projektanlage für die Auswahl "Projektleiter") ist es notwendig, dass der betroffene Kontakt für diese Auswahl vorab 'qualifiziert' wird. Die Markierung regelt nur die Auswahl der Person aus dem Dropdown-Menü im jeweiligen Bereich, es sind damit keine funktionalen Rechte verbunden.

• Markieren Sie hierzu in der Tabelle die betroffenen Funktionen per Haken.

BEREICH Personalaktenzugriff (wer erhält Zugriff auf die Akte von ... [für den aktuell markierten Mitarbeiter]

• Das neue Add-On Personalakte bietet die Möglichkeit einer schriftlichen, strukturierten Dokumentation von Vereinbarungen der Firma mit jedem einzelnen Mitarbeiter.

• Die Anzeige erfolgt nur, wenn der Bereich für den Benutezer freigeschalten ist und wenn eine PACS Lizenz aktiviert ist.

Frame Organisation

• Business Unit (BU): Diese Auswahl ist nur möglich, wenn vorab die Auswahlmöglichkeiten unter PACS Einstellungen | System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Business-Units und Verantwortungen definiert wurden. 

  • Hier können Sie den Mitarbeiter-Kontaktes zu einer Business Unit [BU] hinzufügen (Abteilung, Niederlassung).
  • Definition, für welche Business Unit der Mitarbeiter verantwortlich ist. Innerhalb der Business Unit kann es mehrere Verantwortungsebenen geben: bspw. 14250: 1. Stelle '1' (= Bereich), 2. Stelle '4' (= Abteilung), 3. Stelle '2' (= Team). Die Ziffernstelle regelt somit die Verantwortungsebene. Insgesamt sind 5 Stufen möglich.
  • Business Unit Verantwortung: Die Zuordnung der Verantwortung zu einzelnen Business Units wirkt sich auf die Anzeige von Projekten und Mitarbeiter im Benutzerprofil Business Unit Managers aus.
• Karrierestufe. Diese Auswahl nur möglich, wenn vorab die Auswahlmöglichkeiten unter PACS Einstellungen | System-Konfiguration | Kontakte | Qualifizierungen | Register KARRIERESTUFE definiert wurde.

Frame Pensum

• Arbeitszeitregelung

• Für jeden Mitarbeiter gilt die Standard-Firmendefinition, sofern hier nichts individuell für ihn/sie definiert ist.
• Es wird für die Firma ein Standardmodell hinterlegt, das automatisch für alle Mitarbeiter gilt (Standard-Firmenregelung unter Einstellungen | System-Konfiguration | Ressourcen | Arbeitszeitregelungen - Standard-Arbeitszeit). Das in der System-Konfiguration definierte Datum 'gültig ab' ist auch das Datum 'Produktstart mit PACS System'.

• Firmenzugehörigkeit

• Eintritt: Eintritt in die Firma (Wenn kein Datum eingetragen ist, wird bei Mitarbeiter-Lizenzierung das aktuelle Tagesdatum automatisch gesetzt.)
• Austritt: Datum, zu dem der Mitarbeiter die Firma verlässt

• Arbeitszeitkonto

• Wenn keine individuelle Arbeitszeitkonto-Regelung für den Mitarbeiter eingetragen wird, gilt die Standard-Firmenregelung (Definition der Firmenstandard-Regelung PACS Einstellungen | System-Konfiguration | Ressourcen | Allgemein | Register STANDARDARBEITSZEITKONTEN).

• Feiertage

• Wählen Sie die Skriptdatei(PACS Standard: Skriptdatei für Bundesländer Deutschland oder Drittstatten auf Basis von gesetzlichen Feiertagen; Der 24.12 und 31.12 werden jeweils als halbe Feiertage definiert, d.h. die Mitarbeiter müssen nur jeweils einen 1/2 Tag Urlaub nehmen). Die Standarddefinitionen können bei abweichenden firmenspezifischen Regelungen modifiziert werden.
• Klicken Sie auf Speichern. Die Feiertage werden damit beim Mitarbeiter eingetragen (die Berechnung der Soll-Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfolgt im Anschluss automatisch).
  • Exkurs: Sie können die Feiertagsdatei für mehrere Mitarbeiter auch gleichzeitig eintragen. Dazu müssen Sie in der Kontaktverwaltung die betroffenen Mitarbeiter suchen, diese per Haken markieren und über Menü Auswahl | Sammelzuordnung Feiertagsdateien die Skriptdatei wählen.

Frame Zielvorgabe (Modul MA Zielvorgaben)

• Hier können Sie die Bearbeitungsproduktivität des Mitarbeiters eintragen (Zeitraumabgrenzung möglich).

(2) Definition von Benutzerrechten für Mitarbeiter

• Parallel zu den Zugriffslevel werden im Bereich Benutzerrechte personenbezogene Rechte vergeben.
• Aufruf über Funktionsbereich Einstellungen | Benutzerrechte-Rechte verwalten:
• Allgemeine Bedienung:
  • Wählen Sie den Mitarbeiter im Frame Auswahl MA und setzen den Haken. Klicken Sie dann iim jeweiligen Register auf Suchen klicken. Die farbliche Anzeige blau (Recht existiert) und schwarz (kein Recht) zeigt den aktuellen Stand an.
  • Setzen Sie den Haken und tragen den Eintrag immer mit Speichern in die Datenbank ein.
• ... | Register PROJEKTE: Sofern bereits Projekte angelegt wurden, für die der Mitarbeiter ein Ansichtsrecht benötigt, ist die Vergabe hier der schnellste Weg, einem Mitarbeiter für mehrere Projekte gleichzeitig das Recht zuzuordnen. Alternativ kann die Zuordnung der Ansichtsrechte beim Projekt erfolgen (Fenster Projekt bearbeiten). Im laufenden Betrieb wird die Zuordnung des Rechtes auch primär bei der Projektanlage definiert werden. (Hier liegen zum Zeitpunkt der Anlage die dafür notwendigen Informationen vor, wie bspw. mit dem Kunden vereinbarter Tages-/Stundensatz des Mitarbeiter).

• ... | Register MITARBEITER: Damit ein Mitarbeiter die eigenen Zeiten & Kosten sehen kann, wird bei Neuanlage dem eigenen Benutzernamen der Mitarbeitername automatisch zugeordnet.

• Zur Ansicht weiterer Mitarbeiter müssen Sie das Ansichtsrecht explizit zuordnen. Dies ist notwendig, damit
  • der eingeloggte Benutzer für einen Dritten Leistungssätze im Leistungsarchiv anlegen kann oder
  • ein Key User alle Zeiten & Kosten von weiteren Mitarbeitern auswählen und ändern kann.

• ... | Register AKTCODES(Pflicht): Die Definition des Ansichtsrechts für einzelne Aktcodes (für Zeiten 'Z', Reisekosten 'R' und Sonst. Kosten 'S') ist wichtig, da ansonsten keine Leistungserfassung durch den Mitarbeiter erfolgen kann. Weitere Details finden Sie unter Einführung Aktcodes.

• ... | Register REPORTS: Hier können Sie die Ansichts- bzw. Aufrufrechte für einzelne Reports definieren