Ablauf: Lieferantenauftrag, Eingangsrechnung und Einzelpositionen verknüpfen

• Die drei Einzelthemen Lieferantenauftrag, Eingangsrechnung und Einzelpositionen können einzeln & unabhängig von einander gepflegt werden oder über 'Verknüpfungen' miteinander verbunden bzw. abgeglichen werden.
• Einzelpositionen sind möglich beim Lieferantenauftrag, der Eingangsrechnung (vom Lieferanten definiert) oder bei der PACS Leistungserfassung für Zeiten, Reisekosten, Sonst. Leistungen.

Die folgenden Varianten zeigen die möglichen 'Verknüpfungen' dieser Themen in PACS (bei Fragen zur Bedienung in der Software auf die jeweiligen Links klicken):

(1) Lieferantenauftrag (zu einem Projekt erstellen)

• PACS Funktionen
  • Verwaltung der Fremdleistungen (Lieferanten) zu einem Projekt
  • U.a. mit Auftragswerten, namentlicher Zuordnung und Erstellung Lieferantenauftrag-Schreiben
• Controlling
  • Übersicht zu allen Beauftragungen von Lieferanten
  • Trennung der Fremdleistung von der Eigenleistung im Projekt

(2) Zuordnung zu bzw. Verknüpfung von einer Eingangs-Rechnung mit einem Lieferantenauftrag

• PACS Funktionen
  • Erfassung der Eingangsrechnung in PACS im Register Eingangsrechnungen und Zuordnung zum Lieferantenauftrag

• Controlling
  • Darstellung des Lieferanten-Obligo (Verbindlichkeiten ggü. den Lieferanten) -> Lieferantenaufträge (Beträge) vs. Erhaltene (Lieferanten-)Eingangsrechnungen
  • Der Bericht 'Lieferantenaufträge (Liste)' [Reportgruppe 'Controlling - Unternehmen'] zeigt dies an..

(3) Zuordnung zu bzw. Verknüpfung von einer Einzel-Position der Eingangs-Rechnung mit Einzel-Zeiten oder -Kosten im Projekt

• PACS Funktionen
  • Beim Lieferantenauftrag: Qualifizierung der beauftraten Positionen mit den Leistungs-/Kostensätzen des PACS Leistungsarchivs (Hintergrund: der Leistungssatz bei Zeiten und Kostensatz bei Reisekosten bzw. bei Sonst. Leistungen ist ein Pflicht-Feld bei der Ist-Erfassung von Leistungen).
  • Damit bildet der Leistungssatz bzw. Kostensatz das Bindglied zwischen Lieferantenauftrags-Position und Leistungserfassungs-Position.
• Controlling
  • Gegenüberstellung bestellter Positionen (Lieferantenauftrag) mit den berechneten Leistungen des Lieferanten (im Rahmen der Eingangsrechnung).
  • Der Bericht 'Lieferantenauftrag - Stand der Bestellungen (Auftrag vs Ist)' [Reportgruppe 'Controlling - Unternehmen'] zeigt dies an.