Ablauf: Kontakt anlegen

Die Kontakte werden in zwei Bereichen verwaltet:

• • FIRMENADRESSE: Hier legen Sie Firmenadressen und weitere Stammdaten zur Firma an.
  • KONTAKTVERWALTUNG: Hier legen Sie die Personen, die Firmen-Mitarbeiter, an. Diese Kontakte können Sie mit der Firmenadresse verknüpfen. So müssen Sie die Firmendaten nur einmal eingeben.

Informationen zur Kontaktverwaltung 

• Sie haben aber auch die Möglichkeit einen Kontakt ohne Zuordnung zu einer Firmenadresse zu erstellen.
• Bei der Erstellung eines Kontaktes wird zwischen zwei Varianten unterschieden: ein personenabhängiger Kontakt zur Firma (z.B. Mitarbeiter eines Kunden) oder ein personenunabhängiger Kontakt (z.B. allgemeiner Kontakt zur Firma, für die Zuordnung von Rechnungen [ohne Benennung einer konkreten Einzelperson]). Dies können Sie durch den Haken bei einstellen. Mehr dazu finden unter KONTAKTVERWALTUNG.
• Wichtige Info zur Kontaktnummer/Kundennummer/Lieferantennummer: Klicken Sie beim neuen Kontakt rechts neben dem Kontakttyp im Feld „Nr.“ auf die drei Punkte . Es öffnet sich das Fenster 'Kontakt-Nr.' (siehe unterhalb). Je nachdem, ob es sich um einen Kunden-Kontakt oder einen Lieferanten-Kontakt handelt, welcher einer Firmenadresse zugeordnet ist, setzen Sie hier den Radiobutton bei "Kunden-Nr. der Firma" oder "Lieferanten-Nr. der Firma". Somit wird in Formularen & Berichten als die Kundennummer bzw. Lieferantennummer der Firma angezeigt. Handelt es sich um einen Kontakt, der keiner Firmenadresse zugeordnet ist oder der innerhalb der Firma eine individuelle Nummer erhalten soll (bspw. Mitarbeiternummer), dann setzen Sie den Haken bei „Individuelle Kontakt-Nr.“ um diese via Klick auf das Plus-Icon zu generieren oder manuell einzutragen.

• (Brief-)Anrede (im Register KONTAKTDATEN): Diese Anrede ist u.a. relevant für Formulare & Mailings. Daher sollten Sie diese bei allen Kontakten pflegen. Wählen Sie im linken der beiden Felder die Sprache + Anrede (Allgemein/Frau/Herr) aus.

 

Daraufhin wird im rechten Feld die Briefanrede automatisch ermittelt ("Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrte Frau xy", "Sehr geehrter Herr xy").

• Sie können einfach & schnell zwischen den einzelnen Bereichen wechseln. Wenn Sie dabei die Firmenadresse oder Kontakt mit einem Haken markiert haben, werden Ihnen dabei immer die verknüpften Daten (Firmenadresse und zugeordnete Kontakte) angezeigt. Klicken Sie dafür bei der KONTAKTVERWALTUNG auf Wechseln zu um zu der Firmenadressen zu gelangen. Oder Sie klicken bei den FIRMENADRESSEN in der oberen Menüleiste auf Kontaktverwaltung oder bei der jeweiligen Firmenadresse auf um zu der Kontaktverwaltung zu kommen.

• Hier finden Sie einer Übersicht zu allen Funktionen in der KONTAKTVERWALTUNG und bei den FIRMENADRESSEN: Symbolleiste KONTAKTE, FIRMENADRESSEN, NOTIZEN, WIEDERVORLAGEN

• Sie können alle Kontakte im Register KONTAKTVERWALTUNG verwalten:

  1. Anlage von Mitarbeitern: Den Ablauf erklären wir Ihnen unter Ablauf: Mitarbeiter anlegen.

  2. Anlage von Kunden: Die Kunden bilden bei der (späteren) Projektanlage die Basis für die Auswahl eines Auftraggeberkontaktes oder einer Rechnungsadresse. Weiter Informationen finden Sie unter Ablauf: Projekt anlegen.

Gehen Sie bei folgenden Szenarien wie beschrieben vor:

• • Firmenadresse existiert bereits, der Kontakt aber nicht: Um einen neuen Personenkontakt oder personenunabhängigen Kontakt zu einer Firmenadresse anzulegen, öffnen Sie den Bereich FIRMENADRESSEN, suchen Sie die gewünschte Firmenadresse und markieren Sie diese mit einem Haken in der Spalte „Auswahl“. Klicken Sie nun auf Neuer Kontakt zu Firma. Es wird automatisch in die Kontaktverwaltung gewechselt und ein neuer Kontakt mit den dazugehörigen Firmendaten erstellt.

     

• • Firmenadresse existiert noch nicht, der Kontakt auch nicht: Legen Sie im Bereich FIRMENADRESSEN zuerst eine Firmenadresse an. Markieren Sie dort die Adressenzeile, zu der der Personen-Kontakt angelegt werden soll und klicken auf Neuer Kontakt zu Firma. PACS wechselt automatisch zum Register KONTAKTVERWALTUNG und Sie können direkt die Personenkontakt-Daten eintragen.

     

• • Firmenadresse existiert noch nicht, der Kontakt existiert aber: Legen Sie im Bereich FIRMENADRESSEN zuerst eine Firmenadresse an. Gehen Sie dann zur KONTAKTVERWALTUNG zu dem jeweiligen Kontakt und klicken im oberen Bereich auf Ändern und wählen die entsprechende Firmenadresse aus. Dann ist der Kontakt mit der Firmenadresse verbunden. Wenn Sie diese bearbeiten möchten, müssen Sie auf Wechseln zu klicken und Sie werden automatisch zu der Firmenadresse weitergeleitet.

     

• • Kontakt ohne Firmenadresse: Legen Sie einen Kontakt unter KONTAKTVERWALTUNG über Neu an. Und tragen die entsprechenden Kontaktdaten ein. Sie müssen hier im oberen Bereich unter Firmenadressen keine Auswahl treffen. Das Feld wird dann angezeigt mit "(Keine Auswahl)".

Standard-Suche

• Treffen Sie die Vorauswahl, nach welchem Feld Sie die Volltextsuche durchführen möchten. Sie können wählen zwischen: Alle Felder; Firma; Namen; Alle Felder + Notizen + WV; Titel + Position + Anrede; etc.

• Bei der Suche in der KONTAKTVERWALTUNG können Sie noch zwischen den Kontakttypen (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, etc.) und Papierkorb (ehem. inaktiv)/aktiv/alle unterscheiden. Bei der Suche bei den FIRMENADRESSEN können Sie noch zwischen Papierkorb (ehem. inaktiv)/aktiven/allen Firmenadressen unterscheiden.

• Die Suchergebnisse der Kontakte, Notizen und Wiedervorlagen werden in separaten Registern angezeigt.

• Tragen Sie die bekannte Zeichenfolge ein und klicken auf den Button oder im Hauptmenü auf Suchen.

Spezielle bzw. erweiterte Suche

• KONTAKTVERWALTUNG: Hier können Sie nochmals zwischen einer Allgemeine Suche oder Gruppensuche oder Ressourcendaten oder Importsuche oder Dublettensuche wählen. Geben Sie dann die Informationen ein, nach denen Sie die Ergebnisse filtern möchten.

• FIRMENADRESSEN: In dem Fenster können Sie nach unterschiedlichen Informationen, wie z.B. (Key-)Account filtern.

• Klicken Sie nach der Auswahl des Suchkriteriums auf .

Klicken Sie auf den Haken des Suchen-Buttons .