Reisekosten im Web Client: Positionen erfassen, Belege anhängen und abrechnen

Im Bereich werden alle weiteren Reiseausgaben erfasst (Bus, Bahn, Taxi, Km Privat- oder Firmen-PKW, etc.).

Zum Neueintrag einer Reisekosten-Position auf Neu klicken und die einzelnen Felder ausfüllen.

Um Dateianhänge zur Position hinzuzuordnen, in der Spalte ‚Dateien‘ auf den grauen Button klicken. Wenn bereits Dateien zugeordnet sind, beinhaltet der Button auch eine Klammer .
Im geöffneten Fenster können Sie Dateien hinzufügen, löschen und einzelne Dateien herunterladen.
Zum Hinzufügen einer neuen Datei auf Neu klicken.
Über können Sie alle markierten Dateien in einer PDF-Datei herunterladen.
Zum Erstellen einer Reisekostenabrechnung inklusive Belegdateien siehe weiter unten.

Erfassen weiterer Reisekosten-Positionen:
- Markieren Sie einen vorhandenen Eintrag per Haken.
- Klicken Sie auf Weitere Kosten hinzufügen (Kopierfunktion). Alle Basisdaten werden dabei kopiert. Nur der neue Kos-tensatz muss für die Neuanlage noch gewählt werden mit folgenden Eingaben:
  - Eingabe der Anzahl (Standard ‚1‘)
  - Eingabe der Ausgaben im Feld Kosten Brutto (Ausgabebetrag)
  - Ggf. Änderung Aktcode.
- Zum Abschluss der Eingabe auf Speichern klicken.

Hinweise zur Anzeige
- Wenn nur ein Teil der Reise angezeigt wird (im Vergleich zur Eingabe unter REISETAGE), kann dies am Filtereintrag im Feld „Projekte“ (oberer Bereich) liegen. Dann müssen Sie die Auswahl „Alle“ treffen und nochmal auf Suchen klicken.
- Spalte Sperre (grau markierte Zeilen): Dieses Icon zeigt Ihnen, wenn diese Spalte für die Bearbeitung gesperrt ist. Die Gründe sind per Tooltip sichtbar:
  - Handelt es sich jedoch um „REISE“-Positionen (Tagesspesensatz), kann man durch den Wechsel über zu REISETAGE die Daten direkt bei der Reise modifizieren.
  - Ist die Position gesperrt wegen Abrechnung an den Kunden, Monatsabschluss oder Sperre des Projektes, dann ist keine Änderung mehr möglich. Wenden Sie sich dann an Ihren Projektverantwortlichen oder das Backoffice.

Reisekostenabrechnung (mit Belegen)
- Alle Reisekosten-Positionen selektieren (Zeitraum, Projekte, Mitarbeiter) und per Haken markieren.
- Auf Report Direktaufruf klicken und Reisekostenabrechnung je Mitarbeiter (Liste) wählen [Standardname].
- Auf Download klicken und „PDF inkl. Dateianhänge“ auswählen. Der angezeigte Bericht ‚Reisekostenabrechnung‘ wird mit den Anhängen der ausgewählten Positionen verknüpft.
- Die erstellte Gesamt-PDF ‚Reisekosten mit Belegen/Anhängen‘ kann gespeichert oder direkt per E-Mail verschickt werden.

So erfassen Sie Reisekosten-Positionen, nutzen die Kopierfunktion „Weitere Kosten hinzufügen“, verwalten Dateianhänge und erstellen eine Reisekostenabrechnung als „PDF inkl. Dateianhänge“.