Für die Verwendung der Projektfaktura benötigen Sie dafür ein aktives Modul 'Projektfaktura'. Wenn Sie dieses nicht besitzen, aber eine benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.
Je nach Bedarf können Sie unterschiedliche Varianten zur Rechnungsstellung bzw. zum Ausdruck von Rechnungen und Mahnungen nutzen:
- Einzelabrechnung (Standard-Vorgehen): Mehr Informationen zu den Rechnungsvorgaben finden Sie unter Register RECHNUNGEN bzw. weiter unten.
- Stapelverarbeitung [Aufruf nur aus dem Bereich Ausgangsrechnungen ->
]: Parallele Erstellung von Vorschlags-Rechnungen nach Aufwand über mehrere Projekte -> VORGEHEN zum Rechnungsassistent Stapelverarbeitung. - Formular-Seriendruck [Aufruf nur aus dem Bereich Ausgangsrechnungen ->
]: Parallele Erstellung endgültiger Rechnungen (aus Vorschlags-Rg.) und Druck von Mahnungen -> VORGEHEN zum Formular-Seriendruck.
Die Funktionen zu (Ausgangs-)Rechnungen, Mahnungen, Storno, Korrekturrechnungen und Zahlungen können Sie in zwei Bereichen ausführen:
- Projektverwaltung | Register RECHNUNGEN (alle zu einem Projekt)
- In diesem Bereich können Sie die Grundlagen bzw. Rechnungsvorgaben (Stammdaten) für alle Rechnungen dieses Projektes festlegen.
- In diesem Bereich sind alle Details zur Rechnungsstellung sichtbar und nutzbar.
- Funktionsbereich Rechnungen | AUSGANGSRECHNUNGEN (alle Rechnungen für alle Projekte)
- Dies wird im Schwerpunkt eingesetzt, um sich einen Überblick zu allen Rechnungen, Offenen Posten, Mahnungen eines Zeitraums zu verschaffen und Zahlungen schnell zu erfassen.
- Wenn die Grundlagen (siehe A.) definiert sind, können Sie aber auch im Register Ausgangsrechnungen Rechnungen, Mahnungen etc. erstellen.
Wenn Sie auf 
Details in der Rechnungszeile klicken, wird das Fenster RECHNUNGSDETAILS geöffnet.
Über die Navigation in den einzelnen Registern können Sie die Rechnungen & Mahnungen erstellen. Die detaillierte Erklärungen zu den Abläufen finden Sie weiter unten.
Weitere Erläuterungen zu den Inhalten finden Sie unter Wichtige Inhalte zur Projektfaktura - bereichsübergeifende Erläuterungen.
Hier finden Sie die verschiedenen Vorgehensweisen im Einzelnen erklärt
VORGEHEN: So pflegen Sie die Stammdaten
Je besser Sie diese Einträge VOR der tatsächlichen Rechnungserstellung pflegen, desto schneller ist die tatsächliche Durchführung möglich.
Hinterlegen Sie folgende Informationen in den Bereichen KONTAKTVERWALTUNG und PROJEKTVERWALTUNG.
- KONTAKTVERWALTUNG:
- Rechnungsempfänger-Kontakt (mit Adresse oder Postfach)
- Kunden - USt.-ID-Kennung (relevant für Auslandsrechnungen)
- Lieferanten-Nr. der eigenen Firma beim Kunden
- Mehr Informationen finden Sie unter KONTAKTVERWALTUNG | Register Fakturadaten.
- PROJEKTVERWALTUNG:
- Allgemeine Projektdaten, wie z.B. auf der Rechnung angezeigter Projektname (Name lang/ Projekt-Nr.)
- Spezielle Auftragsdaten, wie z.B. Besteller, Rahmenvertrag, SAP-Nr., Auftragsnummer, Auftragsdatum
Erstellen Sie explizit für das Projekt definierte Vorgaben im Register RECHNUNGSVORGABEN: Diese können Sie erstellen unter PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN.
VORGEHEN: So erstellen Sie neue Einzel-Rechnungen
Sie haben folgende Möglichkeiten: nach Aufwand, als Festbetrag, nach Rechnungspositionen, als Schlussrechnung.
- Wenn Sie auf
Neue Rechnung klicken, wird eine neue Rechnungszeile erstellt. In der Zeile können Sie bereits direkt Daten pflegen (bspw. Leistungszeitraum Beginn und Ende). Dies kann aber auch im nächsten Schritt im Fenster RECHNUNGSDETAILS erfolgen. Klicken Sie auf 
Speichern (alternativ STRG + S). Somit ist die Rechnung angelegt. - Wenn Sie auf Details klicken, können Sie mit der Definition der Rechnungsdetails in den einzelnen Registern beginnen (inkl. der Anzeige des Rechnungsformulars).
- Wenn die Rechnung neu angelegt wurde, dann werden als erster Vorschlag die Definitionen der Rechnungsvorgaben eingetragen (diese wurden festgelegt unter Rechnungen > (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN).
- Im Fenster RECHNUNGSDETAILS finden Sie folgende Daten:
- Register DATEN
- Register ABGERECHNETE ZEITEN UND KOSTEN
- Register BETRAGSMINDERNDE ABSCHLAGSZAHLUNGEN
- Register RECHNUNGSPOSITIONEN
- Register KONDITIONEN
- Register MAHNWESEN
- Register DATEI-ANHÄNGE
- Register FORMULAR-VORSCHAU
- Register DOKUMENTE
- Register ZAHLUNGEN
- Register DATEIEN
- Bereits erstellte Einzel-Vorschlagsrechnungen (bspw. durch Projektleiter oder sonstige Verantwortliche) können Sie zentral en bloc über VORGEHEN: Formular-Seriendruck ausdrucken.
VORGEHEN: Stapelverarbeitung mehrere Rechnungen
Dies ist die parallele Rechnungsstellung bei einer Vielzahl von Projekten. Mehr Informationen finden Sie unter VORGEHEN: Rechnungsassistent Stapelverarbeitung.
VORGEHEN: So erstellen Sie eine Mahnung
Klicken Sie auf Details und gehen Sie zum Register MAHNWESEN. Dieser Button "Abschließen" ist nur bei der aktuell erreichten Mahnstufe aktiv, sofern sich diese noch im Status „Zu mahnen“ befindet. Im Register FORMULAR-VORSCHAU wird Ihnen dann das Mahnformular angezeigt.
VORGEHEN: Korrektur-Rechnung & Korrektur-Rechnung zu Rechnung ('Storno-Rechnungen') & Gutschriften
Mehr Informationen dazu finden Sie unter VORGEHEN: Neue Korrektur-Rechnungen oder Gutschrift erstellen.
VORGEHEN: So erfassen Sie Zahlungen
Klicken Sie auf Details bei der betroffenen Rechnungszeile. Hier können Sie die erhaltene Zahlung im Register ZAHLUNGEN eintragen.
Die Rechnung wird damit auf den Status 'bezahlt' gesetzt.