Terminsperre (Zeiten & Kosten)

Bedeutung und Funktionsweise

• Wenn Sie eine Terminsperre setzen, wird ein Zeitraum für die Erfassung von Zeiten und Kosten abgeschlossen (d.h. gesperrt).
• Tragen Sie dazu das Datum ein, bis zu dem der Zeitraum abgeschlossen werden soll.
• Sie können daraufhin auf Tage vor bzw. bis zu diesem Datum (inklusive) keine Ist-Zeiten und/oder Kosten mehr erfassen.
• Das Abschlussdatum können Sie getrennt für Zeiten, Reisekosten und sonstige Leistungen festlegen – und zwar entweder für alle Mitarbeiter oder mitarbeiterspezifisch.
• Anwendungsbeispiel: Vor dem monatlichen Rechnungsstellungskreislauf wird der abzurechnende Zeitraum gesperrt. Anschließend werden die Rechnungen erstellt. Die Berater bzw. Ingenieure können nun keine Zeiten & Kosten mehr für den bereits abgerechneten Zeitraum buchen.

Auswirkungen

Das Setzen einer Terminsperre hat Auswirkungen auf folgende Bereiche:

• Erfassungsoberflächen Zeiten, Zeiten-KW, Reisekosten und Sonst. Leistungen (Rich Client und Web Client): bereits vorhandene Zeiten/Kosten mit einem Datum, welches vor dem Terminsperre-Datum liegt, werden für die Bearbeitung/Löschung gesperrt; die Erfassung neuer Zeiten/Kosten auf ein vor dem Terminsperre-Datum liegendes Datum ist nicht mehr möglich
• Arbeitszeitkonto: Beim Setzen der Terminsperre für Ist-Zeiten werden ggf. aktivierte Arbeitszeitkonten bis zum Terminsperre-Datum berechnet und in der Datenbank fixiert (der Speichervorgang dauert hier daher evtl. einige Zeit). Im Gegenzug wird der Aufruf der Arbeitszeitkonto-Reports deutlich beschleunigt, da der Stand der Arbeitszeitkonten beim Reportaufruf nicht für die Vergangenheit von Anbeginn an komplett neu durchgerechnet werden muss, sondern lediglich der noch nicht abgeschlossene Zeitraum berechnet werden muss.
• Projektplan bzw. Funktion Planwerte konsolidieren (Rich Client)
  • Exkurs Projektplan: Bei Änderung Projektplan-Anzeige von Tagesplanung auf KW-Planung + Sperreintrag: Es ist immer das Startdatum des Eintrags ausschlaggebend. Wird bspw. die Plan-Zeit an einem Dienstag eingetragen und im Projektplan von Tagesanzeige auf KW-Anzeige gewechselt, so steht diese Zeit in der zugeordneten KW. Ist parallel die Terminsperre auf inkl. Montag eingestellt, kann die Plan-Zeit im Fenster Zeiten & Kosten PLAN-Modus nach wie vor geändert werden (sie ist ja auf Dienstag eingetragen), aber nicht mehr im Projektplan (KW-Anzeige), da hier bei Änderungen die Zeit auf den ersten Tag der KW geswitcht wird und dieser Tag (Montag) für die Eingabe gesperrt ist.
  • Exkurs Funktion 'Planwerte konsolidieren': Ist die Plan-Sperre aktiv und fallen Plan-Zeiten unter diese Sperre, dann kann die Funktion ‚MA-Plan-Zeile löschen' nicht mehr ausgeführt werden. Die Umwandlung wird abgebrochen.
  • Zu beachten bzgl. des Datumseintrags (Spezialfall): Einsatz der 'Terminsperre PLAN-Zeiten' in Kombination mit 'Planung in KW' (Projektplan) und Funktion 'Planwerte konsolidieren' -> Erläuterungen im Detail siehe Funktion 'Planwerte konsolidieren'

(A) Eintrag der Terminsperre 'dezentral' (vom Mitarbeiter selbst)

• Der Mitarbeiter kann die Vollständigkeit/Abschluss seiner Eingaben dem Back Office mitteilen, indem er über die Funktion Terminsperre bzw. Abschluss Zeitraum seine erfassten Zeiten, Reisekosten & Sonst. Leistungen markiert.
• Sie können dies über Profil | Meine Terminsperre/abgeschlossener Zeitraum aufrufen.
• Der Eintrag des Datums (nur IST-Datum) kann der Mitarbeiter (angemeldete Benutzer) nur für sich selbst vornehmen.
• Dies kann getrennt für die einzelnen Bereiche 'Zeiten', 'Reisekosten' und 'Sonst. Leistungen' erfolgen.
  • Bedienung: Legen Sie das 'Abschluss-Datum' fest + markieren den/die betroffenen Bereiche per Haken und klicken auf Datum in mit Haken definierte Felder übernehmen .
  • Diese vom MA aktivierte Sperre kann nicht mehr von ihm selbst entfernt werden, nur noch vom Key User bzw. Back Office (siehe Pkt. B).
• Rechtvergabe zum Aufruf des Fensters: System-Konfiguration | ZEITEN + KOSTEN | Berechtigungen | Terminsperre individuelle (Abschluss Zeitraum).

(B) Eintrag der Sperre 'zentral' für Mitarbeiter (durch Key User bzw. BackOffice)

• Sie können dies unter Bereich RESSOURCEN | Terminsperre aufrufen.
• Um alle Zeiten oder Kosten bis zu einem bestimmten Termin zu sperren, muss dieses Sperrdatum eingetragen werden.
  • Die Sperre gibt inklusive dem Tag des eingetragenen Datums und für alle Tage vor diesem Datum.
  • Weichen die Einträge für 'Allgemeine Terminsperre (alle MA)' und bei 'MA einzeln' ab, gilt immer das spätere Datum als Sperre.
• Das Sperrdatum können Sie getrennt festlegen.
  • Für alle Mitarbeiter über die 'Allgemeine Terminsperre (alle MA)' oder für jeden einzelnen Mitarbeiter.
  • Für Ist- und Plan-Positionen
  • Für Zeiten, Reisekosten und Sonst. Leistungen

Bedienung

ALTERNATIVE 1

• Anwendung bei Eintrag 'Allgemeine Terminsperre (alle MA)' oder Einzel-Zeilen-Eintrag für einen Mitarbeiter oder einzelne Bereiche.
• Bedienung:
  • Der Modus 'Ist' und die Spalten 'Zeiten Ist', Reisekosten Ist' und 'Sonst. Leistungen Ist' werden angezeigt (Standard bei Aufruf des Fensters).
  • Tragen Sie zum Direkteintrag das Sperrdatum in die betroffenen Zelle direkt ein oder nutzen die Kalenderauswahl.
  • Markieren Sie zum Löschen des Eintrags das Datum markieren und klicken auf die Taste ENTF.
  • Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
  • Wenn das Sperrdatum für den Plan-Modus gesetzt werden muss, dann müssen Sie zunächst in der Icon-Leiste den Modus Plan wählen. Es werden dann auch nur die Spaltenbereiche 'Zeiten Plan', 'Reisekosten Plan' und 'Sonst. Leistungen Plan' angezeigt.

ALTERNATIVE 2

• Anwendung bei gleichzeitigem Eintag eines Datum für mehrere Mitarbeiter oder Bereiche
• Bedienung:
  • Der Modus 'Ist' und die Spalten 'Zeiten Ist', Reisekosten Ist' und 'Sonst. Leistungen Ist' werden angezeigt (Standard bei Aufruf des Fensters).
  • Filter Icon-Leiste definieren:
    • Modus: Ist (Standard) oder Plan. Der Eintrag des Sperrdatums erfolgt für die beiden Modi getrennt. Wenn das Sperrdatum für den Plan-Modus gesetzt werden muss, dann müssen Sie zunächst in der Icon-Leiste den Modus Plan wählen. Es werden dann auch nur die Spaltenbereiche 'Zeiten Plan', 'Reisekosten Plan' und 'Sonst. Leistungen Plan' angezeigt.
    • Funktion ausführen für die Bereiche: Zeiten, Reisekosten, Sonst. Leistungen. Sie müssen für die betroffenen Bereiche den Haken setzen bzw. herausnehmen.
    • Setzen Sie bei Bedarf zusätzlich die Filter für Mitarbeeiter, Zugriffslevel, Business Unit, Karrierestufe, Lizenztyp oder Kontakttyp (externe, interne MA, etc.) um die Anzahl der Mitarbeiterzeilen einzugrenzen.
    • Klicken Se auf Suchen.
    • Markieren Sie einzelne Zeile(n) per Haken oder alle Mitarbeiter.
  • In der Icon-Leiste das neue Sperrdatum eintragen:
    • Klicken Sie auf Datum für ausgewählte Kostenbereiche in ausgewählten Zeilen eintragen.
    • Die betroffenen Zellen werden gelb markiert (Bearbeitet-Markierung).
    • Wenn die Eingabe korrekt ist, müssen Sie auf Speichern klicken. So fixieren Sie den Eintrag in der Datenbank.
    • Wenn der Eintrag nicht korrekt ist, müssen Sie nochmals auf Suchen klicken. Die Frage, ob die Daten 'verworfen' werden sollen, müssen Sie mit JA beantworten. So erreichen Sie wieder die ursprüngliche Anzeige (vor Eintrag des Datums).
  • Datumseintrag löschen:
    • Auch hierfür gelten die Filter-Kriterien (siehe oben).

• • • Markieren Sie einzelne Zeile(n) per Haken oder alle.
    • Klicken Sie auf Datum für ausgewählte Kostenbereiche in ausgewählten Zeilen entfernen.
    • Die betroffenen Zellen werden gelb markiert (Bearbeitet-Markierung).
    • Wenn die Eingabe korrekt ist, müssen Sie auf Speichern klicken. So wird das Datum in der Datenbank gelöscht.
    • Wenn das Löschen nicht korrekt ist, nochmals auf Suchen klicken und die Frage, ob die Daten 'verworfen' werden sollen, mit JA beantworten. Damit erreichen Sie wieder die ursprüngliche Anzeige (vor dem Löschen des Datums).
• Rechtvergabe zum Aufruf des Fensters: System-Konfiguration | ZEITEN + KOSTEN | Berechtigungen | Terminsperre allgemein (Verwaltung).

Weitere verwandte Themenbereiche

• Diverse Sperren (Projektsperre, Abrechnungssperre; etc.)

• Projektsperre