System-Konfiguration: Zeiten & Kosten

Einführung und Bedienung

In der Standard-Konfiguration werden alle denkbaren Aktcodes-Varianten dargestellt. Sie können jederzeit neue Aktcodes hinzufügen. Damit die hier definierten Aktcodes auch für den Mitarbeiter sichtbar werden, muss für sie das Ansichtsrecht explizit definiert werden (unter Benutzerrechte verwalten).

Um nicht benötigte Aktcodes zu löschen, müssen Sie diese per Haken markieren und auf Menü Löschen klicken. Hinweis: Das Löschen ist nur möglich, wenn der Aktcode bisher noch nicht genutzt wurde.

Matrix-Anzeige Aktcodes Zeiten und Kosten

Name

Projektvolumen

(PV)-Zuordnung
H | NK | NVL

PACS Software
Oberflächen

AktCode-Gruppe

Summen-Relevanz Zeit Freigabe

Summen-Relevanz Zeit

Summen-Relevanz Betrag

Ausgabe

AZ-
Anrechnung %

Produktivitäts-relevanz MA

Vorschlag: Ansichtsrechte
für Usergruppe

Plan-Aktcode
für 'Plan durch Ist ersetzen'

(Projektplan)

ZEITEN

Honorar VL

Honorar
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

100

aktiv
(Standard)

Mitarbeiter

Honorar
Plan

Honorar berechenbar, aber nur 50% Arbeitszeit MA

Honorar
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten

aktiv/
inaktiv

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

aktiv
(Standard)

Mitarbeiter

Honorar
Plan

Nebenkosten VL

Nebenkosten
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten

aktiv/
inaktiv

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

100

aktiv
(Standard)

Nicht sichtbar

Nebenkosten
Plan

NVL

nicht
berechenbar
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten

aktiv/
inaktiv

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

100

aktiv
(Standard)

Mitarbeiter

(keine Auswahl)

Plan Honorar VL

Honorar
Plan

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten &

Projektplan

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

100

aktiv
(Standard)

Key User, Projektleiter, Business Unit Manager

(keine Auswahl)

Plan Nebenkosten VL

Nebenkosten
Plan

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten &

Projektplan

aktiv/
inaktiv

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

100

aktiv
(Standard)

nicht sichtbar

(keine Auswahl)

Honorar latent

Honorar
latent

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten

aktiv/
inaktiv

Keine Bedeutung

100

aktiv
(Standard)

Key User, Projektleiter, Business Unit Manager

Honorar
Plan

Nebenkosten latent

Nebenkosten
latent

Rich Client

+ Web Client:

Zeiten

aktiv/
inaktiv

Keine Bedeutung

100

aktiv
(Standard)

nicht sichtbar

Nebenkosten
Plan

REISEKOSTEN

Auslage MA | VL

Nebenkosten
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Reisekosten

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

MA bezahlt
(Reisekosten-
Abrechnung)

keine Bedeutung

keine Bedeutung

Mitarbeiter

Nebenkosten
Plan

Auslage MA | NVL

nicht
berechenbar
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Reisekosten

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

MA bezahlt
(Reisekosten-abrechnung)

keine Bedeutung

keine Bedeutung

Mitarbeiter

(keine Auswahl)

Firma bezahlt | VL

Nebenkosten
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Reisekosten

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

Firma bezahlt

keine Bedeutung

keine Bedeutung

Key User, Projektleiter, Business Unit Manager, ggf. Mitarbeiter

Nebenkosten
Plan

Firma bezahlt | VL

nicht
berechenbar
Ist

Rich Client

+ Web Client:

Reisekosten

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

Firma bezahlt

keine Bedeutung

keine Bedeutung

Key User, Projektleiter, Business Unit Manager, ggf. Mitarbeiter

(keine Auswahl)

Rko Plan Honorar

Honorar
Plan

Rich Client

+ Web Client:

Reisekosten

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

keine Bedeutung

nicht sichtbar

(keine Auswahl)

Rko Plan Nebenkosten

Nebenkosten
Plan

Rich Client

+ Web Client:

Reisekosten

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

100

keine Bedeutung

Key User, Projektleiter, Business Unit Manager

(keine Auswahl)

Keine Bedeutung

Honorar VL

Honorar
Ist

Rich Client: Sonst. Leistungen

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

keine Bedeutung

nicht sichtbar

Honorar
Plan

Nebenkosten VL

Nebenkosten
Ist

Rich Client: Sonst. Leistungen

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

keine Bedeutung

Key User, Projektleiter,

Nebenkosten
Plan

NVL

nicht
berechenbar
Ist

Rich Client: Sonst. Leistungen

Keine Bedeutung

aktiv (Standard)

Keine Bedeutung

keine Bedeutung

Key User, Projektleiter,

(keine Auswahl)

Plan Honorar VL

Honorar
Plan

Rich Client: Sonst. Leistungen & Projektplan

Keine Bedeutung

aktiv/
inaktiv

Keine Bedeutung

keine Bedeutung

nicht sichtbar

(keine Auswahl)

Plan Nebenkosten VL

Nebenkosten
Plan

Rich Client: Sonst. Leistungen & Projektplan

Keine Bedeutung

aktiv/
inaktiv

Keine Bedeutung

keine Bedeutung

Key User, Projektleiter,

(keine Auswahl)

Erklärung der Spalten

Spaltenname	Beschreibung
Aktcode (ID)	Diese sind PACS-intern fix vorgegeben. Es gibt eine eindeutige Nummer je Aktcode.
Name	Dieser wird bei der Erfassung von Zeiten & Kosten angezeigt. Den Namen können Sie verändern bzw. frei definieren. Eine nachträgliche Namensänderung wirkt sich nicht auf Berechnungen aus. Nur auf den Anzeigenamen bei allen bisher erfassten Zeiten & Kosten.
Projektvolumen (PV)-Zuordnung	Auf Projektebene werden alle Zeiten & Kosten (IST und PLAN) zusammengefasst nach: Honorar, Nebenkosten, NVL (nicht verrechenbare Leistungen) Latent: Dies ist eine Erweiterung zu IST. Als latent markierte Zeiten & Kosten können für die Faktura genutzt werden, ohne dass für einen Dritten die Unterscheidung zu Ist-Zeiten & Kosten sichtbar ist. Firmenintern werden latente Positionen je nach Bedarf berücksichtigt (bspw. bei der Gegenüberstellung Budget - Ist) oder nicht berücksichtigt (bspw. bei der Ermittlung des Arbeitszeitkontos des Mitarbeiters).
PACS Software Oberflächen	Dies zeigt, in welcher Softwareoberfläche die Aktcodes zur Auswahl angeboten werden. Arbeitsfenster im Rich Client: IST + PLAN (für Zeiten, Reisekosten, sonst. Leistungen) Arbeitsfenster Web Client (Online): IST + PLAN (für Zeiten, Reisekosten) Arbeitsfenster Projektplan: PLAN (für Zeiten, Reisekosten, sonst. Leistungen)
Aktcode-Gruppe (Frei definierbare Ganzzahlen als Gruppenkriterien)	Die Gruppenzuordnung kann sehr flexibel zum Customizing der Software eingesetzt werden. Einsatz im Projektplan: Um Honorarleistungen nach den zusätzlichen Kriterien 'Büro' und 'vor Ort' in der Planung und im 'Ist' korrekt gegenüberstellen zu können (Anzeige in den Spalten PLAN und IST), müssen Sie festlegen, zu welchem Plan-Aktcode der richtige Ist-Aktcode gehört. Dazu müssen Sie in den betreffenden Aktcode-Zeilen in der Spalte Aktcode-Gruppe die selbe Zahl eintragen. Weitere Einstellungen finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION \| PROJEKTPLAN \| ALLGEMEIN \| 'Beim Summieren in den Spalten "Summe Ist" und "Summe Ist freigegeben" Werte zusätzlich gruppieren". Setzen Sie hier einen haken bei "nach Aktcode-Gruppe gruppieren".Einsatz im Reporting: In der Regel erfolgt die Abgrenzung von Aktcodes im Reporting auf Basis verschiedener Qualifizierungen, vor allem die Zuordnung zu einem Kostenbereich (Zeiten, Reisekosten, sonstige Kosten) und/oder der PV-Zuordnung (Plan/Ist/latent bzw. Honorar/Nebenkosten/nicht berechenbar). Es kann sein, dass Sie weitere Qualifizierungskriterien benötigen, weil bspw. Zeiten & Kosten bestimmter benutzerdefinierter Aktcodes in Reports nicht angezeigt werden sollen oder anders behandelt werden sollen als andere. Durch die Gruppenzuordnung ist die Abgrenzung bestimmter Aktcodes möglich. Wird ein neuer Aktcode angelegt, so kann er einer bereits vorhandenen Gruppe zugeordnet werden. In den Reports wird dann keine weitere Anpassung notwendig. Einsatz der Eingabeprüfung (Agent-Prüfung): Bei der Agent-Definition kann die Aktcode-Gruppe grundsätzlich als Prüfungsvoraussetzung und/oder in vielen Fällen bei den Prüfungsbedingungen eingesetzt werden. Auch hier geht es also darum, die Gruppe als ein weiteres, frei definierbares Abgrenzungskriterium einzusetzen.
Summen-Relevanz -Zeit Freigabe	Der Aktcode wird bei der Summenermittlung 'Zeiten freigegeben' (Stunden oder Tag) berücksichtigt (bspw. beim Reporting).
Summen-Relevanz -Zeit	Aktcode wird bei der Summenermittlung 'Zeiten' (Stunden oder Tag) berücksichtigt (bspw. im Projektplan oder beim Reporting).
Summen-Relevanz -Betrag	Aktcode wird bei der Summenermittlung 'Betrag' berücksichtigt (bspw. im Projektplan oder beim Reporting).
Ausgabe (nur relevant für Reisekosten)	Erfasst der Mitarbeiter die eigenen Reisekosten mit dem Aktcode 'Reisekosten... Auslage MA', erscheinen die Kosten in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters. Alternativ: Firma bezahlt, dann erscheinen die Kosten nicht in der Reisekostenabrechnung.
Eigen- / Fremdleistung (nur relevant für Sonst. Leistungen)	Einsatz im Projektplan: Um Honorar- oder NK-Leistungen nach den zusätzlichen Kriterien 'Eigenleistung' und 'Fremdleistung' (bspw. Subunternehmer, auch temporär freiberuflich tätige Berater/Ingenieure) in der Planung und im Ist korrekt gegenüberstellen zu können, müssen Sie festlegen, zu welchem Fremdleistung-Ist-Aktcode der richtige Fremdleistung-Plan-Aktcode gehört. Dazu wird in den betreffenden Aktcode-Zeilen in der Spalte Aktcode-Eigen-/Fremdleistung die selbe Auswahl getroffen. Weitere Einstellungen finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION \| PROJEKTPLAN \| ALLGEMEIN \| 'Beim Summieren in den Spalten "Summe Ist" und "Summe Ist freigegeben" Werte zusätzlich gruppieren". Setzen Sie hier einen haken bei "nach Eigen- /Fremdleistung gruppieren".
AZ-Anrechnung % (Ganzzahl)	Arbeitszeitanrechnung: Auswirkungen auf das Arbeitszeitkonto bzw. Gleitzeitkonto des Mitarbeiters Eintrag, wie viel Prozent die mit diesem Aktcode erfassten IST-Zeiten dem Mitarbeiter als Arbeitszeit angerechnet werden. Standardmäßig ist hier der Wert 100% für Ist-Zeiten hinterlegt. Falls es jedoch abweichende Regelungen bei Ihnen gibt (z.B. Reisezeit wird zu 50% angerechnet), dann kann hierfür ein entsprechender Aktcode mit dem Wert Anrechnung% = 50 angelegt werden.
Produktivitäts- Relevanz MA	Aktcode wird bei der Berechnung der Produktivität je Mitarbeiter berücksichtigt wird.
Plan-Aktcode für 'Plan durch Ist ersetzen'	Die Funktion 'Plan durch Ist ersetzen' ermöglicht die Umwandlung von Ist-Zeiten & Kosten in Plan-Zeiten & Kosten. Dabei werden die Vergangenheit-Plan-Daten um die tatsächlichen Ist-Daten korrigiert. Mit der Zuordnung existierender Plan-Aktcodes zu den Ist-Aktcodes wird die Grundlage (und die Voraussetzung) für die schnelle, automatisierte Umwandlung geschaffen. Die Auswahl in der Spalte wird nur gespeichert, wenn es sich um einen Plan-Aktcode handelt (erkennbar am Namen 'PLAN - ...' in der Spalte 'PV-Zuordnung') nicht um einen Plan-NVL-Aktcode handelt (diese werden auch nicht zur Auswahl angeboten) Hinweismeldung bei Falschzuordnungen, wenn die gewählte Plan-PV-Zuordnung nicht der Ist-PV-Zuordnung entspricht (bspw. Plan-Honorar zu Ist-Honorar oder Plan-Nebenkosten zu Ist-Nebenkosten), oder die Aktcode-Gruppen (s.o.) nicht übereinstimmen, oder die Definitionen für Eigen-/ Fremdleistung (s.o.) nicht übereinstimmen. Konsequenz: Die getroffene 'falsche' Auswahl wird gespeichert, aber die Funktion 'Plan durch Ist ersetzten' kann dann nicht genutzt werden.

System-Konfiguration: Zeiten & Kosten – Aktcodes

Aktcodes verwalten, Sichtbarkeit über Ansichtsrechte steuern und zentrale Spalten/Logiken (PV-Zuordnung, Summenrelevanz, AZ-Anrechnung, Plan-durch-Ist) verstehen.

Einführung und Bedienung

Matrix-Anzeige Aktcodes Zeiten und Kosten

Erklärung der Spalten