System-Konfiguration: System – Nummernkreise

Sie finden die Einstellungen unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE.

Die Nummernstrukturen werden je Mandant vergeben. Jedem Mandanten sind immer 6 Nummernkreise zugewiesen für: Projektnummer, Vorschlagsnummer, Rechnungsnummer (inkl. Erfolgshonorare), Angebotsnummer, Gutschriftsnummer, Provisionsnummer

Die dem gleichen Mandanten zugewiesenen Projekte, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Provisionen bekommen damit die Nummern fortlaufend aus den jeweiligen Nummernkreisen, die diesem Mandanten zugewiesen sind. Die Projektdaten werden damit mandantenbezogen getrennt (Mandantenfähigkeit).

Wir empfehlen Ihnen bei der Strukturdefinition jeweils eine Mandantenkennung mit zu berücksichtigen, um die Nummern der unterschiedlichen Mandanten besser visuell unterscheiden zu können. Der Grund dafür ist, dass es theoretisch bei allen Mandanten eine Rg.-Nr. 4711 geben könnte.

Die Nummer wird automatisch bei Neuanlage eines Mandanten in Form des Shortcuts $MAN$ als Vorschlag eingetragen. Damit ist bei jeder Nummer auch sofort ersichtlich, welchem Mandanten sie zugeordnet werden kann.

Die Vergabe der Nummern erfolgt für die unterschiedlichen Bereiche zu unterschiedlichen Zeitpunkten. In jedem Nummernkreislauf darf die Nummer nur einmal vorkommen. (Eine Ausnahme ist die Kundennummer.)

Definition der Nummernstrukturen

• Sie können für jeden Bereich separate Nummernstrukturen definieren. Wählen Sie dazu zunächst im Dropdown-Menü "Mandant" den Mandanten, für den Sie die Nummernstruktur definieren möchten.
• Alle Nummernkreise bestehen aus 3 Teilen und liefern die Nummern nach folgendem Prinzip:
• A Linker Teil (Freifeld 1), B Mittlerer Teil (fortlaufende Nummer; Zahl) und C Rechter Teil (Freifeld 2).
• Eine neue Nummer wird als Zusammenstellung von der Zeichenfolge A, der Zahl (B + 1) und der Zeichenfolge C generiert. Anschließend wird der Teil B des Kreises ebenfalls um 1 erhöht. Den Vorschlagsnummern wird zusätzlich noch das Zeichen '#' vorab angefügt. (Diese ist systemintern und nicht modifizierbar.)

• Für die Freifelder, also in der ersten und dritten Spalte, kann ein beliebiger Strukturangaben-Typ verwendet werden (bspw. eine freie Zeichen- oder Nummernfolge wie AAA oder 2006).

• Wenn Sie keine Strukturierungsangaben machen, werden für den jeweiligen Nummerntyp nur die fortlaufenden Nummern dargestellt (Standardeinstellung).
• Beispiele (Diese beziehen sich auf alle Nummernkreise, außer auf Kundennummern.):
  • Wenn die Rechnungsnummern jährlich neu definiert werden sollen (von 1 an), dann muss vor oder hinter der fortlaufenden Nummer mindestens ein jahresbezogenes Zeichen stehen (Rg.-Nr. 1-2006).
  • Wenn Rechnungsnummern immer fortlaufend sein sollen, dann ist keine Zusatz nötig (Rg.-Nr. 1).

Freifelddefinition über dynamische Variablen (Shortcuts)

Bei den Teilen A und B können neben der benutzerdefinierten Zeichenfolge (bspw. Firmenkürzel) auch sog. Shortcuts eingetragen werden. Shortcuts sind von PACS definierte Variablen, die beim Erstellen der Nummer ausgewertet und durch den jeweiligen Wert ersetzt werden (z.B. aktuelles Jahr). Shortcuts müssen Sie immer mit dem Zeichen '$' vor und nach der Shortcut-Definition versehen.

Erklärung der Shortcuts

• Die Shortcuts können Sie einsetzen für Firmen + Kontakte, Projekte, Abrechnung + Bestellung, Reisekennung und Belege für Kosten.
• Die Shortcuts können für das aktuelle Datum $NOW$(datepart), das Leistungsdatum $LEIST_DATUM$(datepart) oder das Referenzdatum $REF_DATUM$(datepart) verwendet werden. Das gewünschte Format des Datums können Sie im Parameter datepart (yyyy|yy|q|mm|m|ww|w|dd|d) eintragen.
• Beispiel: Wenn Sie im Nummernkreislauf das Ende des Leistungszeitraums als Jahr inkl. Monat und Tag möchten, lautet der Shortcut: $LEIST_DATUM$(yyyy)$LEIST_DATUM$(mm)$LEIST_DATUM$(dd). Das Ergebnis wäre zum Beispiel 20240101.

Die Liste der Shortcuts, die Sie einsetzen können, finden Sie unter PACS Definitionen: Shortcuts, Anzeigenamen, IsarCode und HTML-Templating.

Erklärung der Parameter

So setzen Sie Nummern zurück

Wenn Sie möchten, dass bspw. die Projektnummer eines gelöschten Projektes nochmals automatisch vorgeschlagen wird, müssen Sie die vorherige Nummer in der mittleren Spalte eintragen.

Bei der Neuanlage des nächsten Projektes wird dann die gewünschte Nummer (eingetragene Nummer +1) nochmals vorgeschlagen.

Alternativ: Wenn die Nummer bereits bei der Projektanlage bekannt ist, können Sie diese auch händisch in das Feld Projektnummer im Fenster Projekt neu anlegen eingetragen werden.

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