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title: "System-Konfiguration: System – Nummernkreise"
description: "In der System-Konfiguration definieren Sie Nummernkreise je Mandant (u. a. für Projekte, Angebote, Rechnungen, Gutschriften und Provisionen) und steuern den Nummernaufbau aus linkem/rechtem Freifeld sowie fortlaufender Nummer. Der Artikel erklärt Vergabezeitpunkte, Vorschlagsnummern (mit #), dynamische Shortcuts für Datumsbestandteile, Beispiele für Jahreslogiken sowie das Zurücksetzen von Nummern."
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# System-Konfiguration: System – Nummernkreise
## Nummernkreise je Mandant definieren, Nummernaufbau (A/B/C) verstehen, Shortcuts verwenden und Nummern bei Bedarf zurücksetzen.
Sie finden die Einstellungen unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE.
Die **Nummernstrukturen werden je Mandant** vergeben. **Jedem Mandanten sind immer 6 Nummernkreise zugewiesen** für: Projektnummer, Vorschlagsnummer, Rechnungsnummer (inkl. Erfolgshonorare), Angebotsnummer, Gutschriftsnummer, Provisionsnummer
Die dem gleichen Mandanten zugewiesenen Projekte, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Provisionen bekommen damit die Nummern fortlaufend aus den jeweiligen Nummernkreisen, die diesem Mandanten zugewiesen sind. Die Projektdaten werden damit mandantenbezogen getrennt (Mandantenfähigkeit).
Wir empfehlen Ihnen bei der Strukturdefinition jeweils eine Mandantenkennung mit zu berücksichtigen, um die Nummern der unterschiedlichen Mandanten besser visuell unterscheiden zu können. Der Grund dafür ist, dass es theoretisch bei allen Mandanten eine Rg.-Nr. 4711 geben könnte.
Die Nummer wird automatisch bei Neuanlage eines Mandanten in Form des Shortcuts $MAN$ als Vorschlag eingetragen. Damit ist bei jeder Nummer auch sofort ersichtlich, welchem Mandanten sie zugeordnet werden kann.
Die Vergabe der Nummern erfolgt für die unterschiedlichen Bereiche zu unterschiedlichen Zeitpunkten. **In jedem Nummernkreislauf darf die Nummer nur einmal vorkommen.** (Eine Ausnahme ist die Kundennummer.)
| **NUMMERNBEREICHE** | **ZEITPUNKT DER NUMMERNVERGABE** |
| --- | --- |
| Kunden-Nr. Mitarbeiter-Nr. Lieferanten-Nr. | - Diese Nummern sind mandantenunabhängig. Das bedeutet, sie existieren außerhalb der Mandanten-Systematik. Es gibt hier also nur 1 Nummernkreis für alle Mandanten. |
| **[Projekt-Nr.](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektverwaltung-unterregister-allgemein?hsLang=de-de)** | - Diese wird Ihnen bei Anlage eines Projektes vorgeschlagen. - Die Nummer muss eindeutig sein, d.h. sie kann insgesamt nur einmal vorkommen. Dies gilt übergreifend über alle Mandanten. |
| Vorschlags-Nr. für Angebote **und Rechnungen** | - Die Vorschlagsnummer wird vergeben, wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung erstellen (Platzhalter-Funktion, damit kann auch nach dem Angebot bzw. der Rechnung gesucht werden). - Vor der Nummer wird eine Raute '#' vom System vergeben. Dadurch sehen Sie, dass die Nummer noch ein 'Vorschlag' ist. |
| [Rechnungs-Nr.](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektverwaltung-unterregister-rechnungen?hsLang=de-de) | - Die Rechnungsnummer wird final vergeben, wenn Sie auf **Rechnung abschließen** klicken. - Das bedeutet, dass die ursprünglich vergebene Vorschlagsnummer in eine 'endgültige' Rechnungsnummer umgewandelt wird. |
| [Angebots-Nr.](https://help.pacs-software.com/de-de/help/projektverwaltung-unterregister-provisionen?hsLang=de-de) | - Mit Klick auf **Angebot abschließen** wird die Nr. vergeben - Die ursprünglich vergebene Vorschlags-Nr. wird in eine 'endgültige' Angebots-Nr. umgewandelt |
| Lieferschein-Nr. | |
| Reisekennung | Mehr Informationen zur Reisekennung finden Sie unter [Reisekosten Vorgehen und Grundlagen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/reisekosten-vorgehen-grundlagen?hsLang=de-de). |
| Beleg-Nr. | Mehr Informationen finden Sie unter [Belegnummer für Sachkosten](https://help.pacs-software.com/de-de/help/belegnummern-reisekosten-sonstige-leistungen?hsLang=de-de) |
| Temporäre Akquise-Projekt-Nr. | - Es gibt einen separaten Nummernkreislauf für Projekte in Akquise. - Damit werden keine Projektnummern vergeben für Projekte, die nicht beauftragt werden. |
| Gutschrifts-Nr. | Die Nummer wird vergeben, wenn Sie auf **Gutschrift abschließen** klicken. |
| Nr. für Rg.-XML-Export-Dateiname | |
### Definition der Nummernstrukturen
- Sie können für jeden Bereich separate Nummernstrukturen definieren. Wählen Sie dazu zunächst im Dropdown-Menü "Mandant" den Mandanten, für den Sie die Nummernstruktur definieren möchten.
- Alle Nummernkreise bestehen aus 3 Teilen und liefern die Nummern nach folgendem Prinzip:
- **A Linker Teil** (Freifeld 1), **B** **Mittlerer Teil** (fortlaufende Nummer; Zahl) und **C Rechter Teil** (Freifeld 2).
- Eine neue Nummer wird als Zusammenstellung von der Zeichenfolge **A**, der Zahl (**B** + 1) und der Zeichenfolge **C** generiert. Anschließend wird der Teil B des Kreises ebenfalls um 1 erhöht. Den Vorschlagsnummern wird zusätzlich noch das Zeichen '#' vorab angefügt. (Diese ist systemintern und nicht modifizierbar.)
**FREIFELD-DEFINITIONEN ÜBER BENUTZERDEFINIERTE ZEICHENFOLGEN**
- Für die Freifelder, also in der ersten und dritten Spalte, kann ein beliebiger Strukturangaben-Typ verwendet werden (bspw. eine freie Zeichen- oder Nummernfolge wie AAA oder 2006).
Wichtig: In der mittleren Spalte (B) sind nur numerische Werte zulässig. Wenn Sie bspw. vor der Standardeinstellung 0 die Zahl 1 setzen ('10'), beginnt das Programm die fortlaufende Zählung bei 11.
- Wenn Sie keine Strukturierungsangaben machen, werden für den jeweiligen Nummerntyp nur die fortlaufenden Nummern dargestellt (Standardeinstellung).
- Beispiele (Diese beziehen sich auf alle Nummernkreise, außer auf Kundennummern.):
- Wenn die Rechnungsnummern jährlich neu definiert werden sollen (von 1 an), dann muss vor oder hinter der fortlaufenden Nummer mindestens ein jahresbezogenes Zeichen stehen (Rg.-Nr. 1-2006).
- Wenn Rechnungsnummern immer fortlaufend sein sollen, dann ist keine Zusatz nötig (Rg.-Nr. 1).
### Freifelddefinition über dynamische Variablen (Shortcuts)
Bei den Teilen A und B können neben der benutzerdefinierten Zeichenfolge (bspw. Firmenkürzel) auch sog. **Shortcuts** eingetragen werden. Shortcuts sind von PACS definierte Variablen, die beim Erstellen der Nummer ausgewertet und durch den jeweiligen Wert ersetzt werden (z.B. aktuelles Jahr). Shortcuts müssen Sie immer mit dem Zeichen '$' vor und nach der Shortcut-Definition versehen.
### Erklärung der Shortcuts
- Die Shortcuts können Sie einsetzen für Firmen + Kontakte, Projekte, Abrechnung + Bestellung, Reisekennung und Belege für Kosten.
- Die Shortcuts können für das **aktuelle Datum $NOW$(datepart)**, das **Leistungsdatum $LEIST\_DATUM$(datepart)** oder das **Referenzdatum** **$REF\_DATUM$(datepart)** verwendet werden. Das gewünschte Format des Datums können Sie im Parameter *datepart* (*yyyy|yy|q|mm|m|ww|w|dd|d*) eintragen.
- **Beispiel**: Wenn Sie im Nummernkreislauf das Ende des Leistungszeitraums als Jahr inkl. Monat und Tag möchten, lautet der Shortcut: *$LEIST\_DATUM$(yyyy)$LEIST\_DATUM$(mm)$LEIST\_DATUM$(dd)*.Das Ergebnis wäre zum Beispiel *20240101*.
Die Liste der Shortcuts, die Sie einsetzen können, finden Sie unter [PACS Definitionen: Shortcuts, Anzeigenamen, IsarCode und HTML-Templating](https://media.pacs-projektcontrolling-software.com/PACS_Definitionen_Shortcuts_Anzeigenamen_IsarCode_HTML-Templating.pdf).
### Erklärung der Parameter
| SHORTCUT | DARSTELLUNG (BEISPIEL) | ERKLÄRUNG |
| --- | --- | --- |
| yyyy yy | 2005 05 | Aktuelles Jahr |
| q | 1 für I. Quartal | Aktuelles Quartal, numerisch, grundsätzlich ohne führende 0 |
| m mm | '3' für März '03' für März | Aktueller Monat, numerisch, grundsätzlich ohne führende 0; Aktueller Monat, numerisch, bei Bedarf mit führender 0 |
| d dd | "9" für 9 "09" für 9 | Aktueller Tag, numerisch, grundsätzlich ohne führende 0; Aktueller Tag, numerisch, bei Bedarf mit führender 0 |
### So setzen Sie Nummern zurück
Wenn Sie möchten, dass bspw. die Projektnummer eines gelöschten Projektes nochmals automatisch vorgeschlagen wird, **müssen Sie die vorherige Nummer** in der mittleren Spalte eintragen.
Bei der Neuanlage des nächsten Projektes wird dann die gewünschte Nummer (eingetragene Nummer +1) nochmals vorgeschlagen.
**Alternativ**: Wenn die Nummer bereits bei der Projektanlage bekannt ist, können Sie diese auch händisch in das Feld Projektnummer im Fenster Projekt neu anlegen eingetragen werden.
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- [Reports & Auswertungen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/reports-controlling?hsLang=de-de#reports-auswertungen)
- [Inhalte & Berechnungen](https://help.pacs-software.com/de-de/help/reports-controlling?hsLang=de-de#inhalte-berechnungen)
- [Einstellungen Reports](https://help.pacs-software.com/de-de/help/reports-controlling?hsLang=de-de#einstellungen-reports)
- [Zeiten, Reisekosten & Abwesenheiten](https://help.pacs-software.com/de-de/help/zeiten-reisekosten-abwesenheiten?hsLang=de-de#main-content)
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- [Microsoft 365 / MS Graph](https://help.pacs-software.com/de-de/help/schnittstellen-integrationen?hsLang=de-de#microsoft-365-ms-graph)
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- [Konfiguration Zeiten & Kosten](https://help.pacs-software.com/de-de/help/system-konfiguration-administration?hsLang=de-de#konfiguration-zeiten-kosten)
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