System-Konfiguration: Schnittstellen & Integration – Formular-Export
Vorlagen und Dateinamen für Formular-Downloads und E-Mail-Versand definieren – mit Shortcuts/Platzhaltern und Beispiel-Templates für Angebote, Rechnungen und Mahnungen.
Hier unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT können Sie Vorlagen und vordefinierte Dateinamen für den Formular-Export festlegen. Dies erfolgt anhand fixer Textbausteine und mit Hilfe von Platzhaltern bzw. Shortcuts, die sich dynamisch anpassen. Die Vorlagen werden in der FORMULAR-VORSCHAU beim Download der Datei oder beim Versand der Datei per E-Mail verwendet.
Allgemeine Informationen
- Das betrifft die Formulare Angebot, Lieferantenauftrag, Lieferschein und Rechnung.
- Bei den Vorlagen können Sie verschiedene Shortcuts einfügen. Wir haben Ihnen weiter unten beispielhafte Vorlagendefinitionen erstellt, die Sie bei sich in der Tabelle einfügen können. Zudem finden Sie die Auswahl der Shortcuts unter "12. Dateinamen beim Formularexport" unter https://media.pacs-projektcontrolling-software.com/PACS_Definitionen_Shortcuts_Anzeigenamen_IsarCode_HTML-Templating.pdf.
- Folgende Vorlagen können Sie definieren:
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- "Standardexport": Dateinamen für den Standardexport
- "E-Rechnung": Namen der E-Rechnungsdatei
- "EML-Export: Empfänger E-Mail": Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird.
- "EML-Export: Betreff": Legen Sie fest, welcher Betreff standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird.
- "EML-Export: E-Mail-Text": Legen Sie fest, welcher E-Mail-Text standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. Zur Bearbeitung müssen Sie rechts neben der Zelle auf den Button klicken.
- Mehr Informationen zum E-Mail-Versand (EML-Export) finden Sie unter Dokumente per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick).
- Vorschlag des Export-Ordners
Unsere Beispiel-Vorlagen für einen effizienten Workflow
Kopieren Sie die gewünschten Vorlagen aus diesen Tabellen in die Tabelle unter EINSTELLUNGEN | SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT.
Wenn Sie alles 1:1 übernehmen möchten, können Sie sich gerne an das PACS Support-Team wenden. Wir spielen Ihnen die Vorlagen ein (Cloud-Kunden) oder senden Ihnen dazu das SQL-Skript, das Sie dann einspielen können (On Premises Kunden). Der Eintrag funktioniert dann schneller.
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ANGEBOT: Angebot |
ANGEBOT: Auftragsbestätigung |
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Standardexport |
$MAN$_Angebot_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Auftragsbestätigung_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
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E-Rechnung |
nicht verfügbar |
nicht verfügbar |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Empfänger E-Mail |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Betreff |
$MAN$ Angebot $NR$ vom $DATUM$ |
$MAN$ Auftragsbestätigung |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: E-Mail-Text |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unser Angebot zum besprochenen Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere Auftragsbestätigung für das von Ihnen beauftragte Angebot $NR$ vom $DATUM$ zum Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
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LIEFERANTENAUFTRAG: Lieferantenauftrag |
LIEFERSCHEIN: Lieferschein |
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Standardexport |
$MAN$_Lieferantenauftrag_$AUFTRAG_NR$_vom_$AUFTRRAG_DATUM$_an_$LIEFERANT_KUERZEL$ |
$MAN$_Lieferschein_$NR$_vom_$DATUM$_an_$AUFTRAGGEBER_KUERZEL$ |
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E-Rechnung |
nicht verfügbar |
nicht verfügbar |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Empfänger E-Mail |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Betreff |
$MAN$ Auftrag $AUFTRAG_NR$ vom $AUFTRRAG_DATUM$ an $LIEFERANT_KUERZEL$ |
$MAN$ Lieferschein $NR$ vom $DATUM$ |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: E-Mail-Text |
$LIEFERANT_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unseren Auftrag zum Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unseren Lieferschein zum Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
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RECHNUNG: Erfolgshonorar |
RECHNUNG: Gutschrift |
RECHNUNG: Korrektur-Rechnung |
RECHNUNG: Rechnung |
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Standardexport |
$MAN$_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Gutschrift_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Korrektur-Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
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E-Rechnung |
$MAN$_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Gutschrift_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Korrektur-Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Empfänger E-Mail |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Betreff |
$MAN$ Rechnung $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$ Gutschrift $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$ Korrektur-Rechnung $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$ Rechnung $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: E-Mail-Text |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere Rechnung zum Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere Gutschrift für erbrachte Leistungen zum Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere Korrektur-Rechnung zum Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere Rechnung zum Projekt "$PROJEKT_NAME_LANG$". Freundliche Grüße |
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RECHNUNG: Mahnstufe 1 |
RECHNUNG: Mahnstufe 2 |
RECHNUNG: Mahnstufe 3 |
RECHNUNG: Mahnstufe 4 |
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Standardexport |
$MAN$_Mahnstufe1_vom_$DATUM_GEMAHNT_1$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Mahnstufe2_vom_$DATUM_GEMAHNT_2$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Mahnstufe3_vom_$DATUM_GEMAHNT_3$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Mahnstufe4_vom_$DATUM_GEMAHNT_4$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
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E-Rechnung |
$MAN$_Mahnstufe1_vom_$DATUM_GEMAHNT_1$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Mahnstufe2_vom_$DATUM_GEMAHNT_2$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Mahnstufe3_vom_$DATUM_GEMAHNT_3$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$_Mahnstufe4_vom_$DATUM_GEMAHNT_4$_zu_Rechnung_$NR$_vom_$DATUM$_an_$EMPFAENGER_KUERZEL$ |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Empfänger E-Mail |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse standardmäßig beim E-Mail-Versand des jeweiligen Formulars verwendet wird. |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: Betreff |
$MAN$ Zahlungserinnerung vom $DATUM_GEMAHNT_1$ zu Rechnung $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$ Mahnstufe 2 vom $DATUM_GEMAHNT_2$ zu Rechnung $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$ Mahnstufe 3 vom $DATUM_GEMAHNT_3$ zu Rechnung $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
$MAN$ Mahnstufe 4 vom $DATUM_GEMAHNT_4$ zu Rechnung $NR$ vom $DATUM$ an $EMPFAENGER_KUERZEL$ |
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E-MAIL-VERSAND / EML-Export: E-Mail-Text |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere Zahlungserinnerung zu o.g. Rechnung. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, die Rechnung zu begleichen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag auf unser angegebenes Konto zu überweisen. Sollte sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, so betrachten Sie unser Schreiben bitte als gegenstandslos. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere 2. Mahnung zu o.g. Rechnung. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, die Rechnung zu begleichen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag auf unser angegebenes Konto zu überweisen. Sollte sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, so betrachten Sie unser Schreiben bitte als gegenstandslos. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere 3. Mahnung zu o.g. Rechnung. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, die Rechnung zu begleichen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag auf unser angegebenes Konto zu überweisen. Sollte sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, so betrachten Sie unser Schreiben bitte als gegenstandslos. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße |
$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$ beigefügt erhalten Sie unsere 4. Mahnung zu o.g. Rechnung. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, die Rechnung zu begleichen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag auf unser angegebenes Konto zu überweisen. Sollte sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, so betrachten Sie unser Schreiben bitte als gegenstandslos. Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße |