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System-Konfiguration: Rechte und Organisation – Mandanten

Bedeutung des Begriffs "Mandant" in PACS. Wie Sie Mandanten anlegen/umbenennen und welche Auswirkungen das auf Projekte und Nummernkreise hat.

Sie können die Einstellungen unter SYSTEM-KONFIGURATION > RECHTE UND ORGANISATION > MANDANTEN vornehmen.

Definition:

  • Mit "Mandant" ist nicht Ihr Kunde gemeint.

  • Als Mandant wird eine organisatorische und/oder rechtliche Einheit Ihres Unternehmens innerhalb der PACS Software verstanden.

  • Die PACS Mandanten sind als "interne Mandanten" im Sinne eines Multimandanten-Systems zu verstehen. D.h. man kann darüber bspw. mehrere (Tochter-)Firmen bzw. rechtliche Einheiten einer Holding in einer gemeinsamen PACS Datenbank abbilden.

Sie können zusätzliche Mandanten anlegen. Dazu müssen Sie auf Neu klicken und den Kurznamen und Langnamen für den neuen Mandanten eintragen. Wenn mehrere Mandanten genutzt werden, kann man auch den existierenden 'Standard-Mandant' umbenennen.

Tabelle Mandanten

  • Fixe Zeile ist der 'Standard-Mandant' [Kurzname STD, Name (Standard)]. Dieser wird immer angezeigt und kann nicht gelöscht werden. Dieser 'Standard-Mandant' wird automatisch jedem Projekt zugeordnet.
  • Sie können Mandantenname und Mandantenkürzel jederzeit ändern. Dabei ist es egal, ob es sich um neu angelegte Mandanten, oder Standard-Mandanten handelt.
  • ID: Dies wird automatisch festgelegt (eindeutig). Und kann nicht geändert werden.
  • Kontakt (Anzeige Mandantennamen): Sie können einen Kontakt zuordnen, indem sie auf [...] in Spalte Auswahl klicken. Sie können auch zum Kontakt in der Kontaktverwaltung wechseln durch Klick auf [...].
  • Firmenlogo: Hier können Sie das dazugehörige Logo hochladen. Dies wird in Berichten bei Strukturierungen 'je Mandant' angezeigt. (Dies betrifft nicht Angebots- oder Rechnungsformulare.)

Weitere Informationen

    • Die Neuanlage eines Projektes erfolgt auf Grundlage einer Projektvorlage
      • Einer Projektvorlage kann ein Mandant zugeordnet werden. Dies erspart bei Projekt-Neuanlage die separate Auswahl der Zuordnung.
    • Änderung der Mandatenzuordnung beim Projekt:
      • Solange bei einem Projekt noch keine Rechnungen, Erfolgshonorare, Angebote, Gutschriften und Provisionen angelegt wurden, können Sie ein Projekt auch einem anderen Mandanten zuweisen.
      • Ansonsten ist der Mandantenwechsel nicht mehr möglich.
  • Einstellung bei Nutzung mehrerer Mandanten: Mehr Informationen finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION > PROJEKTVERWALTUNG > ALLGEMEIN im zweiten Bereich unter 'Projekte dürfen nicht dem Standard-Mandanten zugeordnet werden'.
  • Sie müssen für die einzelnen Mandanten separate Nummernkreisläufe definieren. Die jeweiligen Nummern müssen eindeutig sein. Das bedeutet, diese dürfen im System nur einmal vorkommen. Dies betrifft die folgenden Nummerndefinitionen:
    • Projektnummer
    • Vorschlagsnummer für Angebote und Rechnungen
    • Rechnungsnummer
    • Angebotsnummer
    • Lieferscheinnummer
    • Temporäre Projektakquisenummer
    • Gutschriftennummer
    • Nummer für Rechnungen für XML-Export-Dateinamen
    • Lieferantenauftragsnummer