Sonderprojekte (SP)

• Zeiten & Kosten müssen immer auf Projekte gebucht werden. Im Normalfall erfolgt dies für externe Kundenprojekte und interne Projekte. Mitarbeiter können dies selbst tun, wenn sie für ein Projekt ein (aktives) Ansichtsrecht besitzen.
• Sonderprojekte kommen für Themen zum Einsatz, die nicht über Normalprojekte abgedeckt werden können und die in den normalen Berichten nicht angezeigt werden sollen.
  • Einsatzbereich bspw. zur Abbildung von 'Personalkosten je Mitarbeiter' und von 'Gemeinkosten', die als Bestandteile nur in Berichten genutzt werden, die den Deckungsbeitrag je Projekt darstellen. In allen anderen Berichten (bspw. Projektliste), werden diese Daten nicht angezeigt.
  • Aber auch Themen wie 'Auszahlung Überstunden', 'Reisekostenvorschuss' etc. werden über Sonderprojekte abgedeckt.
• Das Buchen auf Sonderprojekte erfolgt i.d.R. nur durch einen Key User bzw. Benutzer mit Level 1,2 (begrenzter Personenkreis), die Daten auch für freiberufliche/externe Mitarbeiter erfassen.
• Da dies in PACS nur möglich ist, wenn der freiberufliche/externe Mitarbeiter ein Ansichtsrecht für das Projekt besitzt (damit aber auch selbst erfassten könnte nach PACS Systematik), haben wir für den Einsatz von Sonderprojekten eine Zusatzfunktion berücksichtigt: Berechtigte können für DRITTE Zeiten & Kosten für bestimmte Projekte (zusammengefasst über Projekttypen) erfassen, ändern und löschen, ohne dass der Dritte für die Projekte ein aktives Ansichtsrecht besitzt.

So legen Sie ein Sonderprojekt an

• Das Sonderprojekt wird vergleichbar mit einem internen Projekt angelegt, jedoch mit dem Sonderprojekttyp. Mehr Informationen finden Sie unter Projekttypen.
• Für das Sonderprojekt wird das Ansichtsrecht nur für den erfassenden Benutzer (Key User) vergeben (kein Ansichtsrecht für freiberufliche/externe Mitarbeiter).
• Auswahlmenü (Einstellung): Dass der Key User trotzdem für freiberufliche/externe Mitarbeiter die Zeiten & Kosten erfassen kann, müssen Sie für die betroffenen Projekttypen bestimmte Rechte aktivieren. Folgende Rechte müssen definiert sein:
  • das Projekt-Ansichtsrecht für das Sonderprojekt unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Berechtigungen | Zeile 'Benutzerrechte | Projekte: Sonderprojekte anzeigen'.
  • das Mitarbeiter-Ansichtsrecht für den externen Mitarbeiter im Bereich Ressourcen | Benutzerrechte | Mitarbeiter und dann müssen Sie einen Haken bei dem betroffenen Mitarbeiter in der Spalte 'Ansicht' setzen.
  • das Dropdown-Auswahlrecht für die Projekttyp-Gruppe (s.o.)

Vorgehen bei der Erfassung für einen externen Mitarbeiter

Wählen Sie dazu im Register ZEITEN (oder REISEKOSTEN) oder SONST. LEISTUNGEN unter 'Mitarbeiter' den betroffenen externen Mitarbeiter.

Klicken Sie dann auf Neu:

• Startdatum: Definieren Sie das Datum der Zeitraumzuordnung (Stichtag, Monat, Jahr).
• Projekt: Wählen Sie das Sonderprojekt.
• Leistungssatz/Kostensatz: Hier ist ein beliebiger Satz aus der Dropdownliste wählbar (alternativ vorab einen namentlich passenden im Leistungssatz- bzw. Kostensatz-Archiv anlegen).
• Anzahl/Einheit: Geben Sie hier die Anzahl ein.
• Mitarbeiter: Wählen Sie hier den Mitarbeiter aus.
• Aktcode: Wählen Sie hier beliebig aus der Dropdownliste.

Vergessen Sie nicht am Ende die erfassten Daten über Speichern in der Datenbank zu speichern.