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Rechnungsstellung: Spezialfälle und Workarounds (Aufteilung, Abschläge, Tagessatz, NK‑Pauschale)

Praxisfälle außerhalb des Standardprozesses: Rechnung auf mehrere Empfänger aufteilen, Abschlagsrechnung verrechnen, Honorar/NK kombinieren, projektindividueller Tagessatz (z. B. 9 Std./Tag) sowie Hinweise zur NK‑Pauschale bei Abschlagsabzug.

Informationen zum grundsätzlichen Vorgehen bei der Rechnungsstellung finden Sie unter VORGEHEN Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung.

Im Folgenden beschreiben wir Ihnen nur das Vorgehen für Spezialfälle.

Inhaltsverzeichnis

1. VARIANTE: Monatliche Rechnung muss auf verschiedene Rechnungsempfänger aufgeteilt werden.

2. VARIANTE: Honorar nach Rechnungspositionen + Nebenkosten (NK) nach Aufwand

3. VARIANTE: Abschlagsrechnung zum Monatsanfang und Verrechnung mit erbrachten Zeiten & Kosten zum Monatsende

4. VARIANTE: Abrechnung nach Tagen (Tagessatz) auf Basis individueller Vereinbarung pro Projekt, wie viele Stunden einen Tag ergeben

5. VARIANTE: Berechnung der NK-Pauschale auf Honorarbeträge

Spezialfälle der Rechnungsstellung

VARIANTE: Monatliche Rechnung muss auf verschiedene Rechnungsempfänger aufgeteilt werden.

Aktuelle Situation: In PACS kann nur EIN Rechnungsempfänger beim Projekt hinterlegt werden.

VORGEHEN: Dies ist ein Vorschlag von uns, diesen Vorgang abzubilden (keine Standard-Vorgehensweise).

  • Zunächst müssen Sie eine Rechnung an den ersten Rechnungsempfänger erstellen.
  • Rufen Sie die Rechnung in der Detailansicht im Register FORMULAR-VORSCHAU einmal auf, damit die Rechnungspositionen generiert werden.
  • Wechseln Sie dann bei der Rechnung in das Register DATEN und stellen „Abrechnung Honorar“ auf „Nach Rg.-Positionen“ um.
  • Wechseln Sie dann bei der Rechnung in das Register RECHNUNGSPOSITIONEN und passen „Anteil Fakturierung %“ für Honorar und NK entsprechend an. Beispiel: Wenn es 4 Rechnungsempfänger gibt, dann jeweils auf 25%.
  • Wieder in das Register FORMULAR-VORSCHAU wechseln und prüfen, ob die Rechnung so passt. Wenn ja, dann unterhalb der FORMULAR-VORSCHAU auf Rechnung abschließen klicken.
  • Diese Rechnung müssen Sie dann kopieren und bei der Rechnungskopie in der Detailansicht im Register DATEN die „Rg.-Adresse“ auf den 2. Rechnungsempfänger ändern, dasselbe ggf. beim „Leistungsempfänger“.
  • Diese Schritte für alle weiteren Rechnungs-/Leistungsempfänger wiederholen.
  • Hinweis: Ein Problem gibt es hier natürlich mit dem Leistungsnachweis bei Aufwandsrechnungen, denn die Zeiten/Kosten sind nur verknüpft mit der zuerst erstellten Rechnung. Daher müsste man den Leistungsnachweis in diesem Fall separat erstellen.

VARIANTE: Honorar nach Rechnungspositionen + Nebenkosten (NK) nach Aufwand

  • Einsatzbeispiel:
    • Rechnungsstellung Honorar-%-Werte für Schritte/HOAI-Phasen plus der angefallenen (Neben-)Kosten, die einzelne abgerechnet werden können.
    • Rechnungsstellung mit mehreren fixen Honorarbeträgen plus der angefallenen (Neben-)Kosten, die einzelne abgerechnet werden können.
  • VORGEHEN: Mehr Informationen finden Sie unter Fenster Rechnungsdetails | Register DATEN | Block 4 | Auswahl nach Rechnungspositionen.

VARIANTE: Abschlagsrechnung zum Monatsanfang und Verrechnung mit erbrachten Zeiten & Kosten zum Monatsende

  • Der Abrechnungstyp 'Schlussrechnung' kann hierfür nicht eingesetzt werden. Dafür gibt es folgende Gründe:
    • Die Schlussrechnung wird immer auf Basis des gesamten Auftragsvolumens ermittelt.
    • Hinsichtlich der einbezogenen Zeiten & Kosten ist keine Zeitraumabgrenzung möglich.
  • VORGEHEN:
    1. Rechnung zum Monatsanfang: Erstellung der Abschlagsrechnung mit dem vereinbarten Betrag über den Abrechnungstyp 'Nach Rg.-Positionen' oder 'Festpreis'.
      • Bei Auswahl 'Nach Rg.-Positionen' können Sie hier auch 'Überzahlungen' des Vormonats (wenn die Abschlagszahlung höher war als die erbrachten Leistungen) als separate Zeile eintragen). D.h. die Vorauszahlung des Folgemonats wird mit der Beträgen des Vormonats verrechnet.
    2. Rechnung zum Monatsende:
      • Register DATEN: Wählen Sie den Abrechnungstyp 'Nach Aufwand' und definieren den Leistungszeitraum (bspw. 01.01.2023 bis 31.01.2023).
      • Register ABZURECHNENDE ZEITEN UND KOSTEN: Markieren Sie hier die gewünschten Positionen bereits per Haken bzw. passen dies hier ggf. an.
      • Wechsel zum Register FORMULAR-VORSCHAU: Hier werden nur die gewählten/abzurechnenden Zeiten & Kosten in der gewünschten Struktur dargestellt. Klicken Sie hier auf den Button Positionen bearbeiten (Wechsel zum Register RECHNUNGSPOSITIONEN) oder Sie wechseln selbst in das Register.
      • Register RECHNUNGSPOSITIONEN: Fügen Sie eine neue Zeile ein und tragen die Rechnungsinformationen der Rechnung vom Monatsanfang per Hand ein:
        • Beschreibung: Abschlagsrechnung Nr. 4711 vom 01.01.2023 Honorar
        • Menge: 1
        • Einheit: LEER
        • Einzelpreis: Netto-Rechnungsbetrag mit Minuszeichen
        • Gesamtpreis netto: Dies wird automatisch ermittel (bildet dann auch die Basis für die MwSt.).
        • Honorar/NK: Wählen Sie hier 'Hon.'. (Wurde die Rechnung zum Monatsanfang getrennt nach Honorar und NK gestellt, dann müssen Sie auch für den Abzug diese Werte getrennt nach 'Hon.' und 'NK' eintragen. Sie müssen also zwei neue Zeilen anlegen).
      • Wechseln Sie zurück zum Register FORMULAR-VORSCHAU. Die Darstellung erfolgt nach Rechnungspositionen.

VARIANTE: Abrechnung nach Tagen (Tagessatz) auf Basis individueller Vereinbarung pro Projekt, wie viele Stunden einen Tag ergeben

  • Sie können in PACS als Firmenstandard hinterlegen, wie viele (Arbeits-)Stunden einen (Arbeits-)Tag ergeben (bspw. 8 Std. = 1 Tag). Auf Basis dieser Standard-Definition werden automatisch die Umrechnungen je nach gewünschter Darstellung vorgenommen. Beispiele:
    • Beim Projekt ist der Leistungssatz für den Mitarbeiter als Tagessatz definiert. Der Mitarbeiter erfasst die eigenen Zeiten aber in Stunden.
    • Beim Projekt werden die Zeiten von den Mitarbeitern als Stunden erfasst, die Abrechnung erfolgt aber in Tagen. (Die Auswahl der Variante 'Tage' erfolgt über die entsprechende Parameterauswahl im Register FORMULAR-VORSCHAU).
  • Erfolgt jedoch bei einem Kundenprojekt die Beauftragung auf Basis '9 Std. = 1 Tag', dann ist dies nicht über die Standardumrechnung abgedeckt. Um in der Rechnungsdarstellung hierfür die korrekten Werte zu bekommen, müssen SIe folgende Einstellungen vornehmen:
    • Unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN ein Freifeld im Frame 'Sonstiges' umbenennen in 'Std./MT'. Tragen Sie dies unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | FELDNAMEN | Bereich Allgemein: Frei 16 - 'Std./MA' ein.
    • Tragen Sie hier dann die entsprechende Vereinbarung mit dem Kunden ein, wie z.B. '9' (für 9 Std. = 1 Manntag).
  • VORGEHEN:
    • Register DATEN Abrechnungstyp: Wählen Sie 'nach Aufwand'.
    • Wechsel zum Register FORMULAR-VORSCHAU: Hier werden nur die gewählten/abzurechnenden Zeiten & Kosten in der gewünschten Struktur dargestellt. Über eine spezielle Parameterauswahl wird die Umrechnung mit dem projektspezifischen Faktor aktiviert (Wichtig: Diese Funktion bzw. der Parameter ist nicht Standard. Er muss von uns (PACS) im Formular integriert werden. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an den PACS Support unter support@pacs-software.com oder +49 89 124 716 12).

VARIANTE: Berechnung der NK-Pauschale auf Honorarbeträge

    • Wenn im Register DATEN der Haken bei „Zzgl. NK-Pauschale' aktiv ist und ein %-Wert eingetragen ist, dann rechnet PACS im Register RECHNUNGSPOSITONEN dynamisch den NK-Pauschale %-Satz auf das angezeigte Honorar automatisch aus (separate Zeile) oder bspw. bei zusätzlichem Eintrag einer Honorar-Position.
    • Kommt dann noch der Abzug einer bereits gestellten (Abschlags-)Rechnung (über das Icon Abschlagsrechnungen abziehen) mit einer existierenden NK-Position mit hinzu, dann kann es zu Komplikationen in Bezug auf die dynamische Berechnung der NK-Pauschale auf den Honorarbetrag kommen.
    • Es wird nach dem Speichern die Position 'NK-Pauschale' gelöscht, da vom System nicht mehr erkannt wird, wann die Dynamik nicht mehr greifen soll. Der Gesamt-Honorarbetrag ändert sich auch wieder durch den Abzug, weshalb diese dynamisch ermittelte NK-Position wieder gelöscht wird.
  • D.h. die dynamische NK-Ermittlung der NK-Pauschale kann in Verbindung mit dem Abzug bereits gestellter (Abschlags-)Rechnungen nicht eingesetzt werden.
  • Mit diesen 2 Alternativen können Sie dies trotzdem umsetzen:

1. Alternative: Eigener Eintrag der NK-Pauschale im Register RECHNUNGSPOSITONEN

      • Register DATEN: Es darf kein Haken bei NK-Pauschale gesetzt sein.
      • Register RECHNUNGSPOSITONEN: Klicken Sie zum Eintrag auf Neu und erfassen die Werte für Nebenkosten neu. Die Gesamtsumme des als Basis dienenden Honorars finden Sie immer links unten in der Summierungsanzeige.
      • Das Ergebis ist der Betrag nach Abzug einer (Abschlags-)Rechnung.

2. Alternative: Temporäre Nutzung der PACS Funktion zur automatischen Ermittlung der NK-Pauschale im Register RECHNUNGSPOSITONEN

      • Register DATEN: Es muss ein Haken bei NK-Pauschale gesetzt und der Prozentsatz eingetragen sein.
      • Register RECHNUNGSPOSITONEN: Tragen Sie die Honorarpositionen über Neu ein. Oder übernehmen die Positionen aus Kalk. PV übernehmen.
      • Es wird die Zeile mit der pauschalen Berechnung der NK-Pauschale angezeigt. Sie erkennen die pauschale Berechnung auch daran, dass die Felder "Menge", "Einheit", "Einzelpreis" etc. gesperrt sind (grau hinterlegt).
      • Über die Kopier-Funktion kopieren Sie dann die Zeile NK-Pauschale.
      • Wenn Sie jetzt in das Register DATEN zurückgehen und den Haken bei 'zzgl. NK-Pauschale' wieder entfernen, dann wird die dynamisch ermittelte Zeile/Position im Register RECHNUNGSPOSITIONEN nicht mehr angezeigt.
      • Ergebnis: Die dynamisch ermittelte Zeile 'Nebenkosten, pauschal' wird nicht mehr angezeigt (es wird nur noch die Kopie angezeigt). Nach Abzug einer (Abschlags-)Rechnung werden die Werte korrekt berechnet.
  • Fazit: Bei der gezeigten Alternative 2 sparen Sie sich nur die komplette Neueingabe einer Zeile. Das Ergebnis ist dasselbe wie bei Alternative 1.