(Unter-)Register Referenzdaten (Projektreferenzen)

Der Einsatz ist abhängig von dem aktiven Add-On 'Projektreferenzen'. Wenn Sie diese nicht besitzen, aber eine benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.

Die Registeranzeige ist profilabhängig und levelabhängig. Sie können die Einstellung über System-Konfiguration | Projektverwaltung | Berechtigungen | Zeile 'Projektgruppen, Aufruf (Unter-)Register' vornehmen.

• Profilabhängig: Dies ist die oberste Ebene des Profilrechts. Wenn kein Haken gesetzt ist, dann ist die levelabhängige Einstellung nicht mehr nötig. Sie können die Einstellung über System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Funktionsbereich je Benutzerprofi | Zeile 'Register Referenzdaten' vornehmen.

• Levelabhängig: Dies ist nur relevant, wenn bei Profilrecht ein Haken gesetzt ist. Sie können die Einstellungen über System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel | Zeile 'Projektverwaltung' vornehmen.

• [*) Sie können prüfen, welcher Level welches Benutzerprofil sieht. Gehen Sie dazu zu System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Benutzerprofile je Zugriffslevel.]

Überblick

Die Zusammenstellung der Informationen zu Projektreferenzen stammen teilweise aus diesem Register und teilweise aus bereits bestehenden Feldern der Projektverwaltung.

Der Projektreferenz-Bericht wird erstellt durch Export der Daten aus der PACS Bedienungsoberfläche in eine HTML-Vorlage.

Zum Aufruf müssen Sie ein oder mehrere Projekte markieren, eine HTML-Vorlage wählen und festlegen, in welcher Sprache, Währung und zu welchem Wechselkurs-Stichtag die Daten übertragen werden sollen.

Die in die HTML-Vorlage übertragenen Ergebnisse können im Anschluss als MS Word-Dokument (.doc) gespeichert werden. Sie können dieses Dokument dann als PDF speichern und verschicken.

Die Anzeige des Registers REFERENZDATEN kann abhängig vom Zugriffslevel für einen Benutzer angezeigt oder ausgeblendet werden. Einstellung unter PACS System-Konfiguration | Projektverwaltung | Berechtigungen | Zeile Register 'Referenzdaten'.

Pflege der Referenzdaten

• Für die Pflege der Daten im Register gibt es sprachunabhängige und sprachabhängige Felder.
• Die Feldnamen (Standardfeldnamen) für 'Teamleiter-Name', 'Anzahl-Mitarbeiter', 'Mitarbeiter-Monate', 'Projekttitel', 'Projektbeschreibung', 'Erbrachte Dienstleistungen' können hinsichtlich der PACS Software-Bedienungssprache (Deutsch oder Englisch) vergeben werden (PACS System-Konfiguration | Projektverwaltung | Feldnamen | Frame Referenzdaten).
• Die Feldinhalte für die Felder (Standardfeldnamen) 'Teamleiter-Name', 'Anzahl-Mitarbeiter', 'Mitarbeiter-Monate' sind sprachunabhängig. Hinweis: der gewünschte Feldname wird dann in der Referenzbericht-HTML-Vorlage in der betroffenen Sprache definiert.
• Sprachabhängige Feldinhalte:
  • Dies betrifft die Felder 'Projekttitel', 'Projektbeschreibung', 'Erbrachte Dienstleistungen'.
  • In den aktivierbaren (Unter-)Registern sind derzeit die Sprachen Chinesisch (Mandarin), Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch verfügbar (PACS System-Konfiguration | Projektverwaltung | Referenzdaten | Sprachen).
  • Die Referenz-Texte zum Projekt werden in den einzelnen (Unter-)Registern in der jeweiligen Sprache verfasst.

Formatierbare HTML-basierte Textfelder

• Dies betrifft die Felder 'Projektbeschreibung' und 'Erbrachte Dienstleistungen'.
• Nur für diese formatierbaren HTML-basierten Textfelder werden in PACS die Formatierungsoptionen fett, kursiv, unterstrichen und Aufzählung angeboten.
• Es existieren keine Begegrenzungen bei der Textlänge/Zeichenanzahl für diese Felder.

Auswirkungen der aktivierten Sprachen

• Anzeige des (Unter-)Registers mit der aktivierten Sprache (siehe oben).
• Sie haben eine Parameterfeld-Auswahl-Möglichkeit der Sprache beim Aufruf der HTML-Vorlage.
• Die ausgewählte Sprache hat Auswirkung auf das Zahlenformat, also Dezimal- und Tausender-Trennzeichen.

Feld 'Projekttitel'

• Für das Feld können Sie den langen Projekttitel über die Funktion Text aus 'Name lang' übernehmen. (Dies betrifft das Feld 'Name lang' im Projektregister ALLGEMEIN').
• Bei der Übernahme werden allerdings ggf. existierende Zeilenumbrüche entfernt, es handelt sich hier um eine einzeilige Darstellung.
• Der Export der pro Projekt gepflegten Daten (in einen Projektreferenz-Bericht) erfolgt über den Direktaufruf einer HTML-Vorlage aus der PACS Bedienungsoberfläche. Markieren Sie zum Aufruf ein oder mehrere Projekte, klicken auf das Icon HTML-Vorlagen und definieren die Inhalte der einzelnen Parameterfelder.

PARAMETER der HTML-Vorlage

• HTML-Vorlage: Vorlagen-Auswahl
  • Bei Klick auf wird Ihr zentrales Vorlagenverzeichnis angezeigt.
  • Hier befinden sich alle HTML-Vorlagen für Projektreferenzen.
    • Für jede benötigte Sprache (Sprache, in der ein Projektreferenz-Bericht benötigt wird) muss eine separate HTML-Vorlage erstellt werden.
    • PACS hat im Verzeichnis zwei Beispiele zu Projektreferenz-Vorlagen standardmäßig hinterlegt (in Deutsch und Englisch). Es handelt sich um die Dateien Template DE.project.html und Template EN.project.html.
    • Die Erstellung von HTML-Vorlagen-Inhalte wird weiter unten erklärt.

• • Um neue Vorlagen in das Verzeichnis zu kopieren, können Sie den HTML-Vorlagen-Ordner aufrufen, indem Sie im PACS Rich Client auf Extras | Pfade | PACS Vorlagenverzeichnis (Store) klicken und den Ordner 'PACS_html_template' wählen.
    • Dieser Vorlagepfad gilt global für alle PACS Vorlagen Ihres Unternehmens, so wie es auch für den Aufruf von Reports, Formularen (für Rechnungen, Angebote, Lieferantenaufträge) und MS Word-Dateien der Fall ist.
    • Der Pfad wird bei der PACS Implementierung definiert über PACS System-Konfiguration | System | Pfade | 'PACS-Vorlagenverzeichnis (Store)'.

• Sprache: Sprachauswahl

• • Die Sprachauswahl hat Auswirkungen auf das Zahlenformat, also Dezimal- und Tausender-Trennzeichen.
  • Der Referenztext des jeweiligen Sprachen-Unterregisters wird angezeigt.
    • Für jede benötigte Sprache muss eine separate HTML-Vorlage erstellt werden.
  • Nur für das Feld 'Land' erfolgt die Übersetzung des beim Projekt im Register ALLGEMEIN eingetragenen Durchführungslandes beim Export automatisch in die gewählte Ziel-Sprache (alle ca. 250 Ländernamen wurden dazu von PACS in die aktuell verfügbaren 6 Sprachen übersetzt).
    • Wird bspw. der Referenztext in Französisch erstellt und ist beim Projekt das Durchführungsland 'Deutschland' gewählt, dann wird im HTML-Export-Referenztext 'Allemagne' angezeigt.
• Zielwährung: Sie haben die Auswahl zwischen

  • 'Gemäß Auftrag' (= Projektwährung), oder

  • Abweichende (aktivierte) Währung, wie bspw. EUR oder USD.

• Wechselkurs-Stichtag

  • Zur Umrechnung der Beträge in die Zielwährung.
  • Der Wechselkurs ist abhängig von der Wechselkurspflege in der PACS System-Konfiguration | Internationalisierung | Währungen | Kurs.

• Genauigkeit von Beträgen (Anzahl in Dezimalen): Zur Anzeige in der HTML-Vorlage können Sie
  • Standard: 2-stellig wählen, aber auch
  • Abweichende Einstellungen sind möglich.

• Zieldatei (HTML)

  • Bei Klick auf können Sie das gewünschte Zielverzeichnis wählen und den Dateinamen für Ihre Referenzdatei vergeben. PACS merkt sich diese Definition für Ihren Benutzernamen und schlägt diesen bei jedem Vorlagenaufruf vor.
  • Der Zielpfad und der Dateiname werden angezeigt. Sie können auch direkt (per Hand) Änderungen im angezeigten Zielpfad oder Dateinamen vornehmen. Beispielsweise um einen neuen Projektreferenz-Bericht-Namen zu vergeben.
  • Wenn Sie zusätzlich (per Hand) statt der Dateierweiterung '.html' die Erweiterung '.doc' eintragen, wird die Projektreferenz-Datei nach dem Export bzw. nach Klick auf OK automatisch mit MS Office bzw. MS Word gestartet (sofern installiert).
  • Im Anschluss können Sie die Inhalte und Layout ändern oder die Datei als PDF speichern. Sie befinden sich jetzt außerhalb des PACS Systems.

INHALTE der HTML-Vorlage

• Das HTML-Format wurde gewählt, weil nur mit Hilfe dieses Formates die in der MS SQL-Server Datenbank formatierten Texte (Formatierungsoptionen fett, kursiv, unterstrichen und Aufzählung) im selben Format exportierbar sind.
• Die Inhalte jeder HTML-Vorlage können von Ihnen frei definiert werden. Wie Sie Ihre eigene Vorlage erstellen, erklären wir Ihnen weiter unten. Sie müssen auch für jede benötigte Sprache eine separate HTML-Vorlage erstellen.
• Damit die in der PACS-Datenbank hinterlegten Feldinhalte pro Projekt übernommen werden, werden speziell definierte Platzhalter (sog. Shortcuts) verwendet. Diese Shortcuts müssen beim Erstellen der HTML-Projektreferenz-Berichtvorlage an die gewünschte Position gesetzt werden. Die verfügbaren Shortcuts sind in der Liste 'PACS HTML Templating' zusammengestellt. Siehe Downloadlinks l Shortcuts HTML Templates.

So erstellen Sie Ihre eigene HTML-Vorlage

• Lesen Sie zunächst die Informationen zu den Parametern und Inhalten der HTML-Vorlage weiter oben.
• Für die Erstellung einer HTML-Vorlage-Datei (Layout, Formatierungen) können Sie einen beliebigen HTML-Editor Ihrer Wahl nutzen. Wir erklären Ihnen hier einen möglichen Weg zur Erstellung einer Vorlage.
• Als Beispiele zur Vorlagen-Definition können Sie die standardmäßig mit ausgelieferten Vorlagen 'Template DE.project.html und Template EN.project.html' nutzen. Diese können Sie im PACS HTML-Vorlagen-Ordner finden, indem Sie im PACS Rich Client auf Extras | Pfade | PACS Vorlagenverzeichnis (Store) klicken und den Ordner 'PACS_html_template' wählen.
• Konvertieren Sie das HTML Template (mit Endung .project) in ein Word Dokument. Dann sehen Sie den genauen Aufbau der HTML-Datei inkl. Shortcuts. Dies können Sie bspw. über folgende Webseite: https://convertio.co/de/
• Fügen Sie in das Word-Dokument Ihre gewünschten Informationen mit den dazugehörigen Shortcuts ein. Die Shortcuts finden Sie unter https://media.pacs-projektcontrolling-software.com/PACS_Definitionen_Shortcuts_Anzeigenamen_IsarCode_HTML-Templating.pdf.
• Speichern Sie dann das Dokument über „Speichern unter“. 

• Klicken Sie dann unter PROJEKTVERWALTUNG | REFERENZDATEN auf das Icon HTML-Vorlagen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier als HTML-Vorlage die Datei mit der Endung ".project" aus. Die Endung sieht dann wie folgt aus ".project.htm" Als Zieldatei müssen Sie in dem Feld statt .html für das Word-Dokument .doc angeben. Dann wird automatisch ein Dokument erstellt und geöffnet.