Projektplan: XML‑Import (PACS‑XML und MS‑Project‑XML) für Schritte und Mitarbeiterplanung

Der XML-Import erfolgt für ein Projekt, mit Plandaten für Schritte (auch Schritthierarchien) und Mitarbeiter (mit Leistungssatz und Kapazitäten). Sie können eine gesamte Projektstruktur oder nur Teilbereiche/Strukturelemente einer XML-Datei importieren. Die Auswahl erfolgt in der PACS Oberfläche, jeweils nach dem Einlesen der XML-Datei.

Für die Nutzung benötigen Sie eine aktives Add-On für den XML-Export und Import. Wenn Sie dieses nicht besitzen, aber eines benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.

Der Import ist für 2 unterschiedlichen Typen von XML-Vorlagen möglich: PACS Standard-Dateiformat und MS Project Dateiformat.

1. PACS Standard-Dateiformat

Die Erstellung kann 'per Hand' oder durch ein Drittsystem oder über den PACS XML-Export erfolgen.

Formatstruktur und Inhalte des PACS Standard-Dateiformats

Schrittenamen und Notizen (Textformat):

• Die Definition einer Schritthierarchie-Struktur mit Ober- und Unterschritten ist möglich [XML-Element 'STEP']. Wenn Mitarbeiter Teil der Struktur sind, dann können diese nur jeweils am untersten Schrittelement angehängt werden.
• Zu jedem Schritt können Sie Texte hinzufügen (PACS Felder zu Schritten: Notiz1, Notiz2, Notiz3, [XML-Elemente 'text_01', 'text_02', 'text_03']). Die spätere Anzeige der Notizfelder im Projektplan erfolgt im linken Frame beim Schrittnamen und ist davon abhängig, ob diese Felder freigeschalten sind. Sie können die Felder freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | SPALTENANZEIGE | Register PROJEKTPLAN | Tabellenbereich Schritt.
• Jedem Schritt kann ein Status zurgeordnet werden [XML-Element 'status' mit den Inhalten '0' für in Durchführung (Standard), '-1' für in Planung, '1' für erledigt/ abgeschlossen].

Mitarbeitername mit Leistungssatz und Kapazitäten

• [XML-Elemente 'name' und 'firstname']: Ein Import ist nur möglich, wenn ein PACS Mitarbeiterkontakt (korrekt lizenziert, PACS Bezeichnung 'buchbare MA') mit derselben Zeichenfolge in der PACS Datenbank angelegt ist unter KONTAKTE | KONTAKTVERWALTUNG. PACS überprüft die notwendigen Strukturen vor dem Import und ignoriert Elemente, wenn keine Übereinstimmung vorhanden ist.

• Leistungssatz [XML-Element 'rate_name_01' - Zeichenfolge]: In PACS wird über den Leistungssatz die Tätigkeit abgebildet (Leistungssatzname, bspw. Beratung, Support). Aber auch der Preis pro Stunde oder Tag verbirgt sich hinter der Auswahl. Beim Import vergleicht PACS, ob ein Leistungssatz (für den Mitarbeiter) mit derselben Zeichenfolge existiert. Die Prüfungsreihenfolge (ist die Prüfung für eine Stufe erfolgreich, dann wird sie ausgeführt):
  • Zeichenfolge "rate_name_01" für MA-Name der existiert
  • Zeichenfolge "rate_name_01" für MA-unabhängig existiert
  • LS-Definition des MA beim Projekt (1. Prio 'Standard')
  • LS des MA im Leistungsarchiv (1. Prio 'bevorzugt')
  • LS sonstige MA-unabhängig im Leistungsarchiv (1. Prio 'bevorzugt')
• Kapazitäten
  • Stammt die XML-Datei aus einem vorherigen PACS Export, existieren die zusätzlichen 4 Spalten mit in PACS vorhandenen, berechneten Zeit-Werten:
  • [XML-Element 'total_time_plan']: Summe der bisher definierten Plan-Zeiten des MA
  • [XML-Element 'total_time_actual']: Summe der bisher erfassten Ist-Zeiten des MA
  • [XML-Element 'period_time_plan']: Summe der bisher definierten Plan-Zeiten des MA. aber nur für einen Zeitraum
  • [XML-Element 'period_time_actual']: Summe der bisher erfassten Ist-Zeiten des MA, aber nur für einen Zeitraum

• Zahlen mit 'Dezimal-Punkt' (ansonsten keine Formatierung verwenden)
• Zeiten (Zahlen) werden als Stunden oder Tage interpretiert (abhängig von der aktivierten PACS Einheit unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EINHEITEN | ZEITEINHEITEN | Spalte 'Einheit Projektplan').

Beispiel für ein PACS-Standard-Dateiformat (Beispiel.xml):

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<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>

<STEPS>

<STEP name="Importschritt 100">

<STEP name="Schritt 110" text_01="Notiz 1" text_02="Notiz 2" text_03="Notiz 3">

<EMPLOYEE name="Curtius" firstname="Friedrich" rate_name_01="Beratung" total_time_plan="1.0" total_time_actual="0.5" period_time_plan="3.5" period_time_actual="4.5" />

</STEP>

<STEP name="Schritt 120" text_03="Notiz 3">

<EMPLOYEE name="MA-unabhängig" firstname="" rate_name_01="Beratung" />

<EMPLOYEE name="MA-unabhängig" firstname="" rate_name_01="Support"/>

</STEP>

</STEP>

</STEPS>

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Weitere Beispiele finden Sie unten in der Extras | Pfade | PACS Vorlagenverzeichnis (Store) | PACS_import_steps.

Eine technische Dokumentation zu Schrittdateien befindet sich als PDF unten in der Extras | Pfade | Zentrales PACS Vorlagenverzeichnis (Store) | Documentation. Sie können das Verzeichnis auch über Hilfe / Handbuch | PACS Dokumentation aufrufen.

2. MS Project - Dateiformat

Die in MS Project vorgenommen Planungen werden als ".xml"-Datei gespeichert.

Beim Import in PACS werden folgende Strukturen erkannt bzw. zugeordnet:

MS Project ...	PACS ...	BEMERKUNG
Vorgangsname	Projekt-Schritt	Mit der jeweiligen Hierarchiestufe
Anfang	Eintrag Notiz1	Die PACS-Spalten 'Anfang' und 'Ende' sind das Ergebnis der Plan-Zeit-Eintragungen mit dem ersten und letzten Datum. Die MS Project Planung kann daher nicht direkt übertragen werden. Der Eintrag in Notiz1 hat in PACS reinen Informationscharakter.
Fertig stellen
Ressourcenname	(Projekt-Schritt)-Mitarbeiter	Zeichenfolge Name + Vorname müssen übereinstimmen in MS Project und PACS (siehe auch Format 'PACS'). Prozentuale Anteile werden nicht übernommen.
Arbeit	Eintrag Notiz2	Der Eintrag in Notiz2 hat in PACS reinen Informationscharakter, um die Summe der geplanten Stunden schnell in PACS nachpflegen zu können.
Kosten	Eintrag Notiz3	Der Eintrag in Notiz3 hat in PACS reinen Informationscharakter, um die Summe der geplanten Kosten mit den PACS Einträgen vergleichen zu können (EKP oder VKP werden in PACS beim Leistungssatz definiert [Leistungsarchiv]).

Ablauf des XML-Imports

• Rufen Sie den Import über PROJEKTPLAN |Weitere Funktionen | XML-Import auf. Dies ist möglich für die Varianten Import PACS XML-Vorlage bzw. Import MS Project XML-Vorlage. Wählen Sie die gewünschte Importdatei aus (Wichtig: Übereinstimmung "Format Definition XML-Datei" und Import-Variante).
• Die Importdatei wird von PACS eingelesen. Die Anzeige der Inhalte (Schritte, Status, Notizen1,2,3, MA, Leistungssatz, Zeiten [4 Spalten]) erfolgt zunächst in einer temporären Layouttabelle.
• Die Daten können nun für 2 Bereiche bzw. Themen importiert bzw. genutzt werden:
  • 1. Bereich/Thema: Menü Speichern im PACS Vorlagenarchiv Schritte (hier erfolgt keine Übernahme von Mitarbeiterdaten). Die Schrittvorlagen können später auch direkt aus dem PACS Schrittarchiv (ohne XML-Import) für andere Projekte genutzt werden. Wenn Sie nach dem Speichern in das Register VORLAGENARCHIV SCHRITT wechseln, sehen Sie die Importstruktur unter einem vom System vorgegeben Vorlagennamen. Diesen können Sie dort auch ändern.
  • 2. Bereich/Thema: Menü Speichern (Schritt- und Mitarbeiterdaten zum markierten Projekt). Das Menü bzw. der Button Übernehmen ist nur aktiv, wenn die Auswahl zulässig ist.

1. 1. 1. Auswahl der zu importierenden Zeilen: Markieren Sie per Haken die oberste Ebene, die aus der Vorlage übernommen werden soll. Alle zugeordneten Daten (Schrittnamen + Hierarchie + Notizen + Mitarbeiternamen) werden eingetragen.

      2. Unterhalb der Tabelle den Haken bei 'Auswahl Import Zeiten' setzen und festlegen, welche Zeitwerte importiert werden sollen. Folgende Varianten stehen Ihnen zur Verfügung:

• • Standardwert Anzahl: Hierzu können Sie einen Wert im Feld 'Anzahl' eintragen. Dieser Wert gibt dann für alle Mitarbeiter-Zeilen, die importiert werden sollen.
  • Summe gesamt bzw. Summe Zeitraum für Plan oder Ist (Zeiteinheit Tag oder Stunden): Es ist nur eine Dropdown-Auswahl möglich. Im Gegensatz zum 'Standardwert für alle' ist hier für jede Mitarbeiter-Zeile ein abweichender Eintrag möglich. Diese Werte existieren in der Regel nur, wenn es sich bei der Import-Datei um einen vorherigen PACS XML-Export handelte. Aber es besteht auch die Möglichkeit, dass die Werte per Hand in der Tabelle eingetragen werden.
• Mit Übernahme der XML-Struktur in ein Projekt erfolgt die Anzeige im Projektplan. Weitere Pflichtfelder für den Eintrag von Plan-Zeiten für Mitarbeiter werden gemäß der Definitionen beim Projekt bzw. Stammdatendefinition beim Mitarbeiter automatisch hinzugelinkt (Leistungssatz mit VKP + Aktcode). Diese können aber im Projektplan wieder individuell geändert werden.
  • Schritte: Die Schrittdaten werden sofort mit Übernahme in der Datenbank gespeichert.
  • MA-Zeilen: Um die MA-Zeilen in die Datenbank einzutragen, müssen Sie auf Speichern klicken. Wenn Eingaben nicht vollständig sind, werden diese einzeln aufgezeigt und können nach dem Schließen des Fensters nachgepflegt werden.