Projektplan: Struktur und Eingaben (Plan‑Zeiten, Reisekosten, Sonst. Leistungen)

SPALTE Projekt | Schritt | Mitarbeiter

ERKLÄRUNGEN

1. BEREICH: Dieser ist nur sichtbar, wenn das Add-On aktiviert ist und wenn ein Projekt angezeigt wird. Detaillierte Infos finden Sie unter Kalkulation PV nach Planungsebene (Add-On zum Modul Projektplan).

Die Anzeige ist abhängig von der Add-On Lizenz und der Einstellung in der System-Konfiguration und der Projektauswahl (nur bei Einzelprojekt-Anzeige).

2. BEREICH: Projektplan (Projektsicht)

Projekt(e): Anzeige nach definiertem Anzeigenamen

• Die Anlage der Projekte erfolgt in PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN.
• Die Projektplanung können Sie für Projekte mit Status Akquise, Angebot, Auftragsbestätigung und Durchführung durchführen. Projekte mit dem Status 'Beendet' bzw. 'Beauftragung abgelehnt' können nicht geplant werden.

• Schritte und Plan-Zeiten & Plan-Kosten müssen immer Projekten zugeordnet werden.

Wenn Sie auf die Dropdown-Auswahl in der Projektzeile klicken, können Sie folgende Inhalte pflegen:

• Zeitraum (Plan), Start- und Enddatum: Die Einträge sind das Ergebnis ...

• der Detailplanungen auf der jeweiligen Planungsebene (Tag | KW | Monat | Jahr) mit jeweils dem ersten bzw. letzten Datum der Planungsebene;
• der manuellen Erweiterung des Zeitraums (Direkteintrag im Feld);
• der manuellen Erweiterung des Zeitraums (Direkteintrag Fenster Projekt bearbeiten | Register ALLGEMEIN im Feld).

• Fertig %: Hier können Sie den Fertigstellungsprozentsatz zu unterschiedlichen Stichtagen auf Projekt oder Schrittebene eintragen. (Dies ist nur möglich, sofern noch kein Eintrag auf Schritt-Ebene erfolgte - siehe unten Schritte). Die Eingabe ist analog bei den Projektstammdaten unter PROJEKTVERWALTUNG | STRUKTUREN | Fertigstellung oder im Web Client im Bereich Fertigstellung möglich (abhängig von der Freischaltung). Mehr Informationen finden Sie unter Inhaltliche Fertigstellung von Projekt und Projektschritte.
• Meilensteine: Tragen Sie hier die geplanten Meilensteine (Plan-Datum) und deren Erreichung (Ist-Datum) ein. Die Einträge werden in der Planungsoberfläche mit Strichen angezeigt (Plan: dunkelrot; Ist: blau).
• Ansichtsrechte (Anzeige erfolgt analog in der PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG). Grundsatz: Dass die Mitarbeiter auch ihre Ist-Zeiten auf das Projekt erfassen können, benötigen sie das Ansichtsrecht für dieses Projekt. Wenn Sie auf klicken:
• werden bereits vergebene Ansichtsrechte angezeigt,
• können auch neue Ansichtsrechte vergeben werden, und
• können bestehende Ansichtsrechte entzogen werden.
• Die Planung im Projektplan kann unabhängig vom Ansichtsrecht des Mitarbeiters für das Projekt erfolgen (kein Eintrag unter TEAM/LEISTUNG nötig). Damit besteht bspw. die Möglichkeit, einen Mitarbeiter für ein Projekt mit Status Akquise zu planen. Dieser Mitarbeiter bekommt das Projekt aber nicht in seinen Dropdown-Menüs unter Zeiten & Kosten angezeigt.
• Hinweis: Dass die Planung eines Mitarbeiters ohne vorherige Projektteam-Zuordnung eines Mitarbeiters (beim Projekt) nicht möglich ist, muss das entsprechende Recht unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | BERECHTIGUNGEN | Zeile 'Planung auf MA ohne vorherige Projektteam-Zuordnung" deaktiviert werden.

Schritt-Definition (optional) zum Projekt

• Schritt: Benennen Sie hier den Schritt (Schrittnamen). Mehr Infos finden Sie unter Projektplan - Schritte und Hierarchien.
• Status: Geben Sie hier den Schrittstatus an: Planung, Durchführung, Erledigt/abgeschlossen. Nur für Schritte mit Status 'Durchführung' können Plan-Einträge vorgenommen werden.
• Zeitraum: Dieser wird vom System pro Schritt auf Basis aller Plan-Einträge ermittelt (Eintrag im rechten Bereich bei der jeweiligen Planungsebene Tag, KW, Monat, Jahr).
• Fertig %: Tragen Sie die prozentuale Fertigstellung zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein (in der Regel durch den Projektleiter). Dies ist nur möglich, sofern noch kein Eintrag Fertig % auf Projektebene erfolgte (siehe oben). Der Eintrag Fertigstellung kann alternativ auch über den PACS Web Client im Bereich Fertigstellung erfolgen. Mehr Informationen finden Sie unter Inhaltliche Fertigstellung von Projekt und Projektschritte.
• Notiz 1, 2, 3: Dies sind 3 mögliche Felder für Notizeinträge zu Schritten.
• Aktcode Vorgabe Schritt: Wenn dies definiert ist, wird der Aktcode für den Schritt bei der Ist-Zeiterfassung durch die Mitarbeiter vorgeschlagen.
• Wichtig: Wenn für mindestens 1 Schritt abweichende Aktcode-Vorgaben (im Vergleich zu den anderen Schritten) gelten, dann müssen auch für die anderen Schritte Aktcodes hinterlegt werden.
• Damit kein Wechsel durch den Mitarbeiter erfolgen kann, muss die abweichende Auswahl über eine Eingabeprüfung verweigert werden (entsprechende Eingabeprüfung muss aktiviert werden).

PLAN-Zeiten (zum Schritt und Projekt)

• Kostenbereich für Zeiten
• Mitarbeiter: Auswahl je nach Definition des Projektes bzw. generelles Ansichtsrecht.
• Leistungssatz:
• Stunden- oder Tagessatz des Mitarbeiters (im Leistungsarchiv). Der Satz wird mit allen Plan-Zeiteinträgen des Mitarbeiters multipliziert.
• Anzeigename (siehe auch bspw. weiter unten unter 'Prio_LS): Für die Anzeige der Mitarbeiter-Zeile kann der Anzeigename über Shortcuts definiert werden unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | ANZEIGENAME | Zeile: Projektplan MA-Zeile (bspw. Anzeige mit/ohne LS-Name, MA-Name oder Preis).
• Aktcode: Hier können Sie unterscheiden zwischen Plan Honorar (Standard), Plan-NK, Plan-NVL.

PLAN-Reisekosten (zum Schritt und Projekt)

• Kostenbereich für Reisekosten
• Mitarbeiter: Planungen sind auf einen speziellen MA-Namen möglich (siehe Zeiten), aber auch nur nach Kostenarten (hierfür ist dann die Auswahl 'MA-unabhängig' zu treffen).
• Kostensatz: Im Leistungsarchiv angelegte Kostensätze stehen Ihnen zur Auswahl. Im Gegensatz zu Zeiten ist dort kein Wert bzw. Preis hinterlegt, da dieser bei Sachkosten so gut wie nie fix ist. Daher kann dieser im rechten Bereich des Projektplan-Fensters direkt nach Anfall eingetragen werden.
• Aktcode: Hier können Sie unterscheiden zwischen Plan Honorar, Plan-NK (Standard), Plan-NVL.

PLAN-Sonst. Leistungen (zum Schritt und Projekt)

• Kostenbereich für Sonst. Leistungen
• Mitarbeiter: Planungen sind auf eine speziellen MA-Namen möglich (siehe Zeiten), aber auch nur nach Kostenarten (hierfür ist dann die Auswahl 'MA-unabhängig' zu treffen).
• Kostensatz: Im Leistungsarchiv angelegte Kostensätze stehen Ihnen zur Auswahl. Im Gegensatz zu Zeiten ist dort kein Wert bzw. Preis hinterlegt, da dieser bei Sachkosten so gut wie nie fix ist. Daher kann dieser im rechten Bereich des Projektplan-Fensters direkt nach Anfall eingetragen werden.
• Aktcode: Hier können Sie unterscheiden zwischen Plan Honorar, Plan-NK (Standard), Plan-NVL.

Spalte Prio-LS

• Sie aktivieren die Spalte über SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | ALLGEMEIN | Bereich 'Prio-LS aktivieren'.
• Wenn Sie dies per Haken aktivieren, kann bei der bei der Planung im Projektplan verwendete Leistungssatz für einen Mitarbeiter und für Schritte (pro MA oder MA-unabhängig) [siehe Beispiel links] als prioritärer Leistungssatz für die Ist-Zeiterfassung klassifiziert werden. D.h. wählt ein Benutzer bzw. Mitarbeiter [siehe Beispiel links]
• den Schritt 'Konzeption und Abstimmung' aus, dann bekommt er den Leistungssatz '[Skilllevel1 | 1.500 EUR] Plan zugeordnet, und
• beim Schritt 'Programmierung/Umsetzung/Tests' den Leistungssatz '[Skilllevel2 | 800 EUR] Plan usw.
• Hinweis: der Anzeigename der Leistungssatzzeile ('[Skilllevel2 | 800 EUR] Plan') kann festlegt werden in der System-Konfiguration -> System -> Anzeigenamen -> Zeile: Projektplan: MA-Zeile.
• Der hier angezeigte Name setzt ich aus folgenden Shortcuts zusammen: $MA_NAME$ $MA_VORNAME_INITIAL$. [$XSATZ_NAME1$ | $XSATZ_VKP$ $XSATZ_WAEHRUNG$/ $XSATZ_EINHEIT$] Plan. Alle existierende Shortcuts für unterschiedliche Anzeigen sind verfügbar in einer separaten PACS-Dokumentation (Download-Links für externe Dokumente -> PACS_Definitionen_Shortcuts_Anzeigenamen_IsarCode_HTML-Templating.pdf).
• Sie finden eine Erläuterung i.V.m. der Leistungssatz-Definition beim Projekt unter TEAM/LEISTUNG | ZEITEN:
• Der dort definierte Leistungssatz (pro Mitarbeiter oder für den MA-unabhängig) kann im Planungsfenster ausgewählt werden und als Prio-LS definiert werden.
• Erfolgt keine Definition 'Prio-LS' beim Schritt, bekommt der Mitarbeiter bei Erfassung von Zeiten auf einen der 3 Schritte immer alle 3 Leistungssätze zur Auswahl angeboten [siehe Beispiel links]. Dann müsste er/sie selbst entscheiden, welcher Leistungssatz für welchen Schritt der Richtige ist.
• Bei der Ist-Zeitenbuchung durch den MA wird dieser vordefinierte Leistungssatz beim Schritt voreingetragen (der MA sieht allerdings auch die anderen LS des Projektes).
• Um zu verhindern, dass der MA einen anderen Leistungssatz als der beim Schritt zugeordnete auswählt, muss man bei den Eingabeprüfungen die Prüfung 'Erfassungsvorgabe: Pflichtauswahl Schritt-Leistungssatz' aktivieren (Haken setzen in der 4. Spalte).
• Einstellung aktivieren unter System-Konfiguration -> Zeiten + Kosten -> Eingabeprüfungen -> Zeiten -> Zeile 'Erfassungsvorgabe: Pflichtauswahl Schritt-Leistungssatz'.

BEREICH PROJEKTPLAN (Projektsicht)

ERKLÄRUNGEN

Definition von Schritten

(Optional: Eine Schrittanlage ist nicht zwingend.)

• Es ist kein direkter Eintrag auf Schritte möglich.
• In der Zeile erfolgt die Anzeige der Summe der Einträge pro Mitarbeiter.

Eintrag der Zeiten

• Anzeige der Zeiteinheit (Tage, Stunden) mit dem definierten Kürzel (bspw. 'h' oder 'PT' [Personentag]) nach Ihrer Standard-Einstellungen für die Planungsoberfläche unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EINHEITEN | Zeiteinheiten.
• Direkteintrag der Anzahl (Stunden oder Tageswert) in die Zelle: Die Anzahl wird mit dem definierten Leistunssatz (inkl. den dort hinterlegten Betrag für EKP und VKP) multipliziert. Bei Zeiten sind diese Beträge in dieser Maske nicht änderbar.
• Wenn Sie in die Zelle + rechte Maustaste klicken, werden Ihnen die Detail-Eingabefelder angezeigt. Der Umfang der Feldanzeige ist abhängig von den Freischaltungen unter Einstellung. Das Feld 'Summe Ist-Zeiten' summiert die Ist-Zeiten für die eingestellte Planungsebene (Tag | KW | Monat | Jahr). Weitere Bedingungen finden Sie unter Projektplan: Summenberechnungen.

Eintrag der Reisekosten

• Anzeige des 'Währungskürzel Betrag', wie bspw. EUR oder USD ist abhängig von der definierten Projektwährung.
• Der Eintrag aller Positionen erfolgt zum definierten Kostensatz (siehe oben).
• Direkteintrag Betrages als EKP oder VKP ist abhängig von der Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | ALLGEMEIN | Eingabe und Anzeige von Sachkosten erfolgt als EKP oder VKP.
• Hinweis: An der Oberfläche wird immer der VKP anzeigt (da dieser auch summiert wird). Wird nur der EKP gepflegt, steht als VKP der Wert '0' in der Zelle.
• Wenn Sie in die Zelle + rechte Maustaste klicken, werden Ihnen die Detail-Eingabefelder angezeigt. Der Umfang der Feldanzeige ist abhängig von den Freischaltungen unter Einstellung. Das Feld 'Summe Ist-Reisekosten' summiert die Ist-Reisekosten für die eingestellte Planungsebene (Tag | KW | Monat | Jahr). Weitere Bedingungen finden Sie unter Projektplan: Summenberechnungen.

Eintrag der Sonstigen Leistungen

• Anzeige des 'Währungskürzel Betrag', wie bspw. EUR oder USD ist abhängig von der definierten Projektwährung.
• Der Eintrag aller Positionen erfolgt zum definierten Kostensatz (siehe oben).
• Direkteintrag Betrages als EKP oder VKP ist abhängig von der Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | ALLGEMEIN | Eingabe und Anzeige von Sachkosten erfolgt als EKP oder VKP.
• Hinweis: An der Oberfläche wird immer der VKP anzeigt (da dieser auch summiert wird). Wird nur der EKP gepflegt, steht als VKP der Wert '0' in der Zelle.
• Wenn Sie in die Zelle + rechte Maustaste klicken, werden Ihnen die Detail-Eingabefelder angezeigt. Der Umfang der Feldanzeige ist abhängig von den Freischaltungen unter Einstellung. Das Feld 'Summe Ist-Sonst. Leistungen summiert die Ist-Sonst. Leistungen für die eingestellte Planungsebene (Tag | KW | Monat | Jahr). Weitere Bedingungen finden Sie unter Projektplan: Summenberechnungen.