- Die Planung von Zeiten/Sachkosten erfolgt immer durch Eintrag einer Plan-Zeile [wie bisher] auf der 'untersten' Ebene des jeweiligen Schrittbaumes im Kalenderbereich:
- Die direkte Planung von Schritten ist nicht möglich. Sofern kein Mitarbeiter namentlich zugeordnet werden soll, müssen Sie den Dummy-Mitarbeiter 'MA-unabhängig' einsetzen.
- Mitarbeiter & Leistungssatz (EKP und VKP): Es sind mehrere Leistungssätze möglich.
- Aktcode: Plan
- Neueintrag Plan-Zeitenzeile:
- Projekt oder Schritt per Haken markieren und auf
Neu klicken. Eine neue Zeile wird eingetragen. im rechten Bereich können die Plan-Zeiten in die Zellen pro Monat/KW/Tag eingetragen werden. Wie sie eine neue Zeile einfügen siehe auch Projektplan-Symbolleiste. - Wichtig: Das Neu ist inaktiv, wenn ...
- ... nicht die unterste Planungsschritt-Ebene gewählt wurde (also für den gewählten Schritt noch Unterschritte existieren). Lösung: die unterste Schrittebene auswählen.
- ... mehrere Haken gesetzt wurden, bspw. beim Projekt und bei einem Schritt oder bei mehreren Schritten. Lösung: nur das Projekt bzw. den Schritt aktivieren, für den eine Plan-Zeit gebucht werden soll.
- ... für die aktuell sichtbare Anzeige von Projekten, Schritten, Mitarbeitern Filter gesetzt wurden (die Filter werden in der Suche festgelegt), die nur einen "Ausschnitt" des Gesamtprojektes zeigen (bspw. nicht alle Planungsebenen sichtbar oder nur einzeln ausgewählte MA mit Plan-Werten im Zeitraum oder nur einzeln ausgewählte Schritte). Grund hierfür ist, dass die komplette Transparenz für den Planenden nicht gegeben ist (weil Teilte aufgrund der gesetzten Filter fehlen) und dies zu Doppel- oder Fehlplanungen führen kann. Lösung: auf das
Suchen klicken und die Filter ändern.
- Projekt oder Schritt per Haken markieren und auf
- Mitarbeiter (Pflichtfeld):
- Bei Neueintrag öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie hier den Mitarbeiter oder MA-unabhängig per Haken aus.
- Änderung der Mitarbeiter-Auswahl (auf den bereits Plan-Zeiten erfasst wurden): Alle Plan-Zeiten werden auf den neu ausgewählten Mitarbeiter geswitcht.
- Leistungssatz (Pflichtfeld):
- Klicken Sie bei der Mitarbeiter-Zeile auf
. Definieren Sie dort den Leistungssatz. Es werden für den Mitarbeiter alle vorhandene Leistungssätze angezeigt (definiert im Leistungsarchiv). Wichtig bei der Zuordnung des Leistungssatzes: Sie können keine Plan-Zeiten für Mitarbeiter eintragen , wenn für den Mitarbeiter kein Leistungssatz zugeordnet ist. Ebenso wie Ist-Zeiten werden auch Plan-Zeiten von den Mitarbeitern jeweils mit dem EKP und VKP in die Datenbank eingetragen. Bzgl. der automatischen Zuordnung von Leistungssätzen finden Sie mehr Details unter PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG. - Änderung Leistungssatz eines Mitarbeiters, wenn bereits Plan-Zeiten erfasst sind: Alle Plan-Zeiten werden durch diese Änderung neu berechnet.
- Klicken Sie bei der Mitarbeiter-Zeile auf
- Einheit (Pflichtfeld): Stunde (h) oder Tag (d) wird direkt in Abhängigkeit des Leistungssatzes eingetragen. Für beide erfolgt eine automatische Umrechnung in Plan-Minuten. Die Einheit können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EINHEITEN | Zeiteinheiten festlegen.
- AktCode (Pflichtfeld): Klassifiziert die Zeit als "Plan-Honorarzeit", "Plan-Nebenkostenzeit" oder "Plan-nicht berechenbar", je nachdem in welchem Bereich sie ggf. weiterberechnet werden soll.
- Änderung Aktcode eines Mitarbeiters, wenn bereits Plan-Zeiten erfasst sind: Alle Plan-Zeiten werden durch diese Änderung neu berechnet.
- Bzgl. der automatischen Zuordnung von Aktcodes finden Sie mehr Details unter Einführung 2-3 Aktcodes.
- Plan-Zeiten eines Mitarbeiters einem anderen Schritt zuordnen: Markieren Sie die Plan-Zeit-Zeile (linke graue Spalte) und ziehen sie an die gewünschte Stelle. Das Verschieben ist nur innerhalb eines Projektes möglich.
- Löschen eines Mitarbeiters: Markieren Sie die betroffene Zeile und klicken die rechte Maustaste. Wählen Sie MA-Plan-Zeile löschen (alternativ über die Menüleiste Auswahl | ...). Wichtig: Die Ist-Zeiten sind davon nicht betroffen, auch wenn sie einem gelöschten Schritt zugeordnet wurden.
- Löschen von PLAN-Zeiten & Kosten: Dies ist möglich, sofern noch nicht der Schrittstatus 'Abgeschlossen' gesetzt ist.
- Bei Eintrag der Plan-Zeit können zusätzliche Infos mit eingetragen werden (sofern Sie das jeweilige funktionale Recht besitzen). Zur Eingabe in das Feld mit eingetragener Zeit (rechte Seite) und die rechte Maustaste klicken. Das Fenster 'Plan-Wert: Detail-Fenster' öffnet sich.
- Beschreibungsfelder: Tragen Sie hier einen Freitext zur durchzuführenden Tätigkeit ein. Dies kann z.B. Equipment, Ort, VL usw. sein. Die Namen der Felder können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | SPALTENANZEIGE | PROJEKTPLAN | Zeile Eingabe im Kalenderbereich: Zeiten definieren.
- Startdatum:
- In Abhängigkeit der gewählten Planungsebene (Tag, KW, Monat, Jahr) wird als Startdatum der Plan-Zeit der gewählte Tag oder der 1. Tag der/des KW/Monats/Jahres als Stichtag eingetragen. Wenn der 1. Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, so wird der erste Arbeitstag ermittelt und als Startdatum eingetragen. Dies gilt nicht für den Tag-genauen Eintrag. Hier wird immer auf den gewählten Tag eingetragen.
- Befindet man sich in der Einstellung Monat ist es bspw. möglich, das mit 1. des Monats eingetragene Startdatum abweichend zum definieren (es muss jedoch ein Datum des Monats sein (bspw. ab 11. des Monats).
- Der abweichende Eintrag 'Startdatum' kann für Zeitraumdarstellungen in Berichten relevant / notwendig sein.
- Enddatum: Für den Eintrag gelten die identischen Regeln wie zum Startdatum. Aber zusätzlich gilt:
- das Enddatum einer Plan-Zeit kann sich außerhalb der aktuellen Planungsebene befinden (bspw. Start am 11.1.11 und Ende am 21.10.11), und
- das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.
- Beispiel - Manueller Eintrag Start- und Enddatum:
- Einstellung Planungsebene 'Jahr': Die Darstellung ist sehr übersichtlich.
- Manueller Eintrag Start-Datum und End-Datum erlaubt Ihnen eine flexible Planung.
Automatisierung von MA-Zuordnungen auf die untersten Schrittebenen
Alternative 2: Mitarbeiter werden im PACS System selektiert und zugeordnet. Sofern Mitarbeiternamen aus XML importiert werden, siehe Alternative 1: Projektplan - XML-Import.
- Für die Mitarbeiter-Zuordnung auf die jeweils angelegte unterste Ebene müssen Sie auf das Icon Neu klicken. Oder rechte Maustaste und 'Neue Zeile...' klicken.
- Es öffnet sich ein Suchfenster. Hier können Sie die Mitarbeiter selektieren:
- nach Zuordnung zu einer Business Unit
- nach Gruppen-Qualifizierung des Mitarbeiters
- nach Definition unter TEAM/LEISTUNG beim Projekt
- nach Profilrecht des Users (abhängig Profil, aus dem der Projektplan aufgerufen wurde):
- Mitarbeiter: kann nur sich selbst als Mitarbeiter zuordnen.
- Projektleiter: Nur die MA, die dem Projekt unter Team/Leistung zugeordnet wurden.
- BU-Leiter: Die Mitarbeiter, die dem User organisatorisch zugeordnet sind.
- Key User: Alle Mitarbeiter nach personenbezogenen Ansichtsrecht (unter BENUTZERRECHTE | MITARBEITER).
- Markieren Sie einen Mitarbeiter oder mehrere per Haken, die in die Planung übernommen werden sollen:
-
- Bei Übernahme in die Planung werden die Mitarbeiternamen automatisch mit den hinterlegten Leistungssätzen und Aktcodes eingetragen [sofern nicht vorhanden werden die Einträge je Mitarbeiter aus dem Leistungsarchiv und gemäß Aktcode-Definition automatisch vorgenommen].
- Sie haben anschließend die Möglichkeit, die Plan-Zeiten für jeden Mitarbeiter direkt in den Spalten einzutragen.
- Wichtig: Klicken Sie auf Sichern, werden alle Plan-Zeilen von dem Mitarbeiter
- in die Datenbank eingetragen, für die ein Plan-Zeit-Eintrag erfolgte (Zahl ≥ 0), und/oder
- wieder gelöscht, für die keine Plan-Zeit-Einträge erfolgten (Feld leer).
- Die Auswahl und Zuordnung der Mitarbeiter kann beliebig wiederholt werden. Wurden bereits auf der Ebene für einen Mitarbeiternamen Plan-Zeiten erfasst (selber Mitarbeiter & Leistungssatz & Aktcode), erfolgt für ihn/sie keine wiederholte Zuordnung.
So verschieben Sie mehrere Zeiten- oder Kostenpositionen innerhalb eines Projektes
- Klicken Sie auf die erste Zelle + Shift + letzte Zelle (einer Zeile). Betroffener Bereich wird markiert und mit einem Rahmen umrandet.
- Ziehen Sie den Block innerhalb der Zeile oder zu anderen Zeilen des selben Bereichs (Zeiten oder Kosten). Auch das Verschieben zu einer anderen Person ist möglich.
- Der Bereich, von dem die Positionen entfernt werden, wird rot markiert. Der Bereich, in den der Bereich eingefügt wird, wird blau.