Projektplan konsolidieren: Planwerte durch Istwerte ersetzen (Assistent)

Durch die Funktion können ursprüngliche Planungen durch tatsächlich erbrachten Leistungen 'korrigiert' werden. Im Projektplan wird sofort sichtbar, welche Leistungen tatsächlich bereits erbracht wurden (also diejenigen, die bereits bis zum jeweiligen Stichtag umgewandelt wurden) und welche künftig noch geplant sind.

Die jeweiligen Summen können Sie im Projektplan über die Auswahl bzw. die Definition der Zeitraum-Summen darstellen.

Der Aufruf der Funktion 'Plan-Werte konsolidieren' bzw. 'Plan- durch Ist-Werte ersetzen' erfolgt im Bereich PROJEKTE | Projektplan konsolidieren.

Die Berechtigung zum Aufruf können Sie per Haken je Zugrifflevel vergeben unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | BERECHTIGUNG | Plan-Werte konsolidieren.

Assistent um Plan-Werte zu konsolidieren

Der Assistent unterstützt Sie beim Ersetzen der ursprünglichen Plan-Werte (Plan-Zeiten & -Kosten) durch die tatsächlich angefallenen Werte. Diese basieren auf den erfassten Ist-Werten. Es werden neue Plan-Werte auf Basis der tatsächlichen Ist-Werte ermittelt.

Es werden dann alle bereits existierenden Plan-Werte für die getroffene Auswahl (Mitarbeiter, Projekte, Zeitraum) gelöscht und durch die neuen korrekten Plan-Werte ersetzt.

Ausnahme: Nicht gelöscht werden

• Plan-NVL-Werte (von internen und externen Projekten), und
• Gesperrte Plan-Zeiten & Kosten (bspw. wenn für den Mitarbeiter die Sperre Terminabschluss PLAN aktiv ist oder die Plan-Zeiten/Kosten freigegeben oder abgerechnet wurden. Für diese Werte erfolgt damit insgesamt auch keine Umwandlung bzw. Modifikation (Erweiterung im Rahmen der Budget-Fortschreibung).

Sie können den Umfang der zu ersetzenden Positionen im Assistenten in mehreren Schritten auswählen:

Schritt: Wählen Sie den Zeitraum und Umfang

• Wählen Sie den Zeitraum, für den die ursprünglichen Plan-Werte durch die tatsächlichen Werte ersetzt werden sollen.
  • Zeitraum-Selektion: Voreinstellung ist auf der Vorperiode. Je nach eingestellter Planungsebene, also wenn Planungsebene = Monat und Sie rufen die Funktion am 05.02.2022 auf, dann ist 01.01.2022 – 31.01.2022 voreingestellt). Die Definition können Sie auch anpassen.

• • Fortschreibe-Datum (betrifft nur Modus 1 weiter unten): Als Datum der im Rahmen der Fortschreibung ermittelten Werte wird das Enddatum des Zeitraums + 1 Tag gewählt (wurde der Zeitraum bspw. 01.05. bis 30.06. definiert, so wird die Budgetfortschreibung mit dem Datum 01.07. eingetragen).
• Definieren Sie den Umfang der Zeiten, Reisekosten und/oder Sonst. Leistungen

• • Die Umwandlung erfolgt nur für den aktivierten Bereich und für die gewählten Aktcodes.
  • Umfang der Ist-Aktcodes: Mehrfach-Markierungen für 'alle VL-Leistungen' (Honorar oder Nebenkosten), Ist und Latent.

Schritt: Auswahl der Mitarbeiter

• Die Anzeige erfolgt für alle lizenzierten Mitarbeiter und nach Ansichtsrecht des Benutzers des Assistenten (Änderungen möglich über Bereich RESSOURCEN | Benutzerrechte | Projekte).
• Aber nur Zeiten & Kosten der per Haken ausgewählten Mitarbeiter werden umgewandelt.
• Vorsicht bzgl. der Markierung MA-unabhängig: auch nicht personenspezifische Planungen werden gelöscht (betrifft die Leistungssatz-bezogenen Planungen für Zeiten und Kosten).

Schritt: Auswahl der Projekte

• Es werden alle Projekte angezeigt, die sich nicht in Status "Beendet" oder "Beauftragung abgelehnt" befinden. Und bei denen nicht die Projekt-Sperre aktiv ist.
• Die Anzeige der Projekte erfolgt abhängig von Ansichtsrechten des Benutzers des Assistenten (Änderungen möglich über Bereich RESSOURCEN | Benutzerrechte | Projekte).
• Die Umwandlung erfolgt nur für die aktivierten Projekte. Vorausgewählt werden alle externen und internen Projekte (Standard). Sonderprojekte müssen explizit markiert werden.

Schritt: Wählen Sie die Ist-Zeiten

Das Suchergebnis der Ist-Zeiten wird aufgelistet.

Schritt: Wählen Sie die Ist-Reisekosten

Das Suchergebnis der Ist-Reisekosten wird aufgelistet.

Schritt: Wählen Sie die Ist-Sonst. Leistungen

• Das Suchergebnis der Ist-Sonst. Leistungen wird aufgelistet.

Schritt: Wählen Sie den Modus aus (Wahl zwischen drei Möglichkeiten)

• MODUS 1: Ist- in Plan-Summe umwandeln mit automatischem Differenz-Vortrag

• • Ist-Zeiten & Ist-Kosten werden je Projekt + je Mitarbeiter + je Schritt + je Leistungssatz/Kostensatz + Aktcode-Bereich (Honorar bzw. NK) + Aktcode-Gruppe (sofern aktiviert & definiert) + Eigen-/Fremdleistung (sofern aktiviert & definiert) summiert und so EIN entsprechender Plan-Datensatz je Planungsperiode (Tag/KW/Monat/Jahr) generiert. Zusätzlich wird eine bei den Plan-Werten ggf. dadurch entstehende Vorher-Nachher-Differenz der nachfolgenden Planungsperiode (Folgeperiode) zugeschlagen, so dass durch die Umwandlung die Gesamtsumme der Plan-Zeiten/-Kosten über die Projektlaufzeit immer gleich bleibt.
• Datum und Zeitraum des Plan-Eintrags:
  • Bzgl. Umgewandelte Ist-Werte: 1. Tag der eingestellten Planungsebene
  • Bzgl. Differenz-Vortrag-Werte: Folgeperiode
• Umfang des Plan-Wert-Eintrags unter Berücksichtigung bereits existierender Werte. Wenn in dieser Folgeperiode ...
  • ... bisher kein entsprechender Plan-Datensatz existiert, dann wird ein neuer angelegt.
  • ... bereits ein entsprechender Plan-Datensatz existiert, dann wird dieser entsprechend editiert (erhöht/reduziert).
  • ... bereits erfasste Zeiten bzw. der Betrag (bei Kosten) durch den Differenz-Vortrag den Wert '0' ergibt, dann wird der Plan-Datensatz gelöscht.
• MODUS 2: Ist- in Plan-Summe umwandeln
  • Ist-Zeiten & -Kosten werden je Projekt + je Mitarbeiter + je Schritt + je Leistungssatz/Kostensatz + Aktcode-Bereich (Honorar bzw. NK) + Aktcode-Gruppe (sofern aktiviert & definiert) + Eigen-/Fremdleistung (sofern aktiviert & definiert) summiert und so EIN entsprechender Plan-Datensatz je Planungsperiode (Tag/KW/Monat/Jahr) generiert.
  • Datum des Plan-Eintrags: 1. Tag der eingestellten Planungsebene

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Anmerkungen und Einstellungen zu Modus 1 und 2:

• Der o.g. 'Betrag' bei Reisekosten oder Sonst. Leistungen/Kosten kann entweder der EKP oder der VKP sein. Dies ist abhängig von der Einstellung in der SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | ALLGEMEIN | 'Eingabe von Sachkosten erfolgt als EKP oder VKP '. Bei den generierten Kosten-Datensätzen wird als Menge immer 1 eingetragen
• Exkurs - erfasste Ist-Zeiten in Verbindung mit deren Anzeige im Projektplan: Bei der Ist-Zeiterfassung kann zwischen 'geleistete Zeiten' und 'verrechenbaren Zeiten' unterschieden werden. Mit der Umwandlung werden beide Werte in Plan-Werte dupliziert und umgewandelt. Aber bzgl. der Anzeige der Werte im Projektplan existiert eine Anzeigenalternative. Die Einstellung finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | ALLGEMEIN | | 'Summenermittlung: Basiswert für Menge'. Sie haben die Auswahl zwischen geleistet oder verrechenbar.

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• MODUS 3: 'Ist' in 'Plan' 1:1 duplizieren
  • Einzelpositionen Ist-Zeiten & -Kosten werden 1:1 zu Plan-Zeiten & -Kosten dupliziert/umgewandelt.
  • Datum des Plan-Eintrags: Datum des Ist-Datums
  • Hinweise:
    • Mit der Variante '1:1' bekommen Sie im Projektplan u.U. eine Unmenge von Zeilen, wenn es mehr als eine Ist-Zeit-Postion in der Periode gibt (bspw. wenn Sie tageweise Ist-Leistungen erfassen, aber die Planungen pro KW, Monat oder Jahr erfolgen). Es werden dann dementsprechend viele Plan-Zeiten generiert (eine für jede Ist-Zeit), die jeweils in einer eigenen Zeile stehen (da der Projektplan zu einer Planungsperiode nur 1 Position pro Zeile darstellen kann), was wiederum sehr unübersichtlich ist.
    • Der Modus 1 oder 2 reduziert diese Anzahl von Positionen. Sie werden als eine Position in Summe dargestellt.
• Wenn Sie auf den Button Fertigstellen klicken, werden folgende Aktionen durchgeführt:
  • Es werden alle Plan-Zeiten & Kosten des definierten Zeitraums und der gewählten Mitarbeiter + Projekte gelöscht (sofern die Terminsperre nicht aktiviert ist).
  • Es werden neue Plan-Zeiten & Kosten gemäß Modus-Auswahl angelegt.

Schritt: Vorher-Nachher-Vorschau für Plan-Zeiten

Die Werte können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) für die spätere Verwendung exportiert werden.

Schritt: Vorher-Nachher-Vorschau für Plan-Reisekosten

Die Werte können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) für die spätere Verwendung exportiert werden.

Schritt: Vorher-Nachher-Vorschau für Plan-Sonstige Leistungen

Die Werte können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) für die spätere Verwendung exportiert werden.

Anmerkungen zu Plan-Werte konsolidieren

• Sie können das Duplizieren und Umwandeln von Ist-Zeiten & Kosten beliebig oft wiederholen. IST-Zeiten und IST-Kosten werden in keinem Fall modifiziert!
• Bei jedem Duplizieren wird in jeden Datensätzen der Plan-Zeiten & Kosten im Feld Beschreibung 1+2 ein Informationstext hinterlegt (mit Vermerk Modus der Umwandlung, wer und wann die Funktion 'Plan-Werte konsolidieren' ausgeführt hat).

• • Im Projektplan beim Eintrag der Plan-Positionen (rechter Kalenderbereich). Klicken Sie in die Zeile und die rechte Maustaste.
  • Bei Zeiten-KW/PLAN-Modus (PACS Web Client). So kann jeder Berater bzw. Ingenieur (je nach definierten Recht) selbst den Ursprung des Plan-Eintrags in der Vergangenheit nachprüfen.
• Anzeige der Einzel-Datensätze in den Registern ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN (nur im Rich Client): Bei jedem Plan- oder Ist-Datensatz wird zusätzlich hinterlegt, wann er angelegt wurde (und durch wen) und wann er zuletzt bearbeitet wurde (und durch wen). Die Anzeige erfolgt per Tooltip, wenn Sie mit der Maus über die erste Spalte des Eintrags (vor der Haken-Markierungsspalte) fahren.
• Die Projektplanung (Plan-Zeiten) und tatsächlich erbrachten Ist-Zeiten durch die Mitarbeiter können so immer up-to-date gehalten werden. Damit die ursprüngliche Planung durch die Funktion nicht verloren geht, kann vorab im Projektplan in die Spalte 'Kalk MA' der Gesamt-Planwert eingetragen werden (Projektplan).
• Die Funktion 'Plan-Werte konsolidieren' in Kombination mit 'Planung in KW' und Einsatz der 'Terminsperre PLAN-Zeiten':
  • Die Terminsperre PLAN darf immer nur für volle Wochen am letzten Samstag bzw. Sonntag der KW gesetzt werden. Der Montag einer unvollständigen KW (also wenn Monatswechsel an den Tagen Mo. – Fr.) darf nicht gesperrt sein. Da es sich um eine Plan-Sperre handelt, sind Ist- bzw. Fibu-Daten nicht betroffen.
  • Die Zeitraum-Auswahl beim Assistenten 'Plan-Werte konsolidieren' muss als Startzeitpunkt auch den Montag einer unvollständigen KW (also wenn Monatswechsel an den Tagen Mo. – Fr.) beinhalten.
  • Beispiel für eine Zeitraumauswahl: Beginn am Montag 27.06.16 bis 31.07.16. Nur damit ist das Löschen vorhandener Plan-Werte möglich und es kann die korrekte Umwandung von Ist in Plan für KW 26 +27 + 28 + 29 +30 erfolgen.