Abwesenheiten synchronisieren: Personio ↔ PACS (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub)

Unter ABwesenheiten versteht man die Zeiten für Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Mutterschutz etc. Diese Zeiten werden mit Hilfe der Schnittstelle parallel in PACS und in Personio verwaltet.

a) Notwendige Einstellungen

1. Welches System ist führend?

Zuerst müssen Sie festlegen, welches System bei der Synchronisation von Abwesenheiten führend ist, d.h. in welchem System der Mitarbeiter seine Abwesenheiten erfasst. Die Abwesenheiten werden dann über die Schnittstelle vom führenden System in das nicht-führende System übernommen.
Definieren Sie dies unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | PERSONIO unter 'Führendes System bei der Synchronisierung von Abwesenheiten'. Folgende Alternativen stehen zur Verfügung:
- (Synchronisation deaktivieren): kein Datenaustausch über die API. Auswahl, wenn nur ANwesenheiten übertragen werden sollen.
- Personio führend: PACS Abwesenheiten werden durch die von Personio ersetzt
- PACS führend: Personio Abwesenheiten werden durch die von PACS ersetzt

2. Sind die Mitarbeiter aus Personio auch in PACS eingetragen?

Bevor Sie die Abwesenheiten synchronisieren können, muss zunächst die eindeutige Verlinkung der in Personio und in PACS gepflegten Mitarbeiter durchgeführt werden. Mehr dazu finden Sie unter 2. Schritt: So übernehmen Sie die Mitarbeiter-Stammdaten aus Personio in die PACS Mitarbeiter-Stammdaten.

Wichtig: In PACS muss für jeden Mitarbeiter ein Feiertagskalender pro Jahr hinterlegt sein (auch halbe Feiertage): Nur dann erfolgt für Feiertage der Übertrag 'Personio-Halber-Urlaubstag' korrekt als 'PACS-Halber-Urlaubstag'.

3. Sind die Abwesenheiten in Personio mit den PACS Abwesenheitsprojekten verknüpft?

Vergleichbar zu den Mitarbeitern muss es auch eine eindeutige Verlinkung der 'Personio-Abwesenheiten' und 'PACS Abwesenheitsprojekte' geben.
Die Verlinkung erfolgt in der PACS Projektverwaltung. Wählen Sie das PACS Abwesenheitsprojekt und wechseln Sie zum Register INTEGRATION

Die Verknüpfung der Projekte muss immer erfolgen, unabhängig davon, welches System führend ist.

Wählen Sie in der Zeile 'Mapping Personio Abwesenheitstyp' aus dem Auswahlmenü einen Personio-Abwesenheitstyp aus (die Vorschläge sind von den Definitionen in Personio abhängig).

Nachdem Sie den Typ ausgewählt haben, wird automatisch die "Personio Abwesenheitstyp-ID" und der "Personio Abwesenheitstyp-Name" eingetragen. Beim Speichern wird in PACS die Verknüpfung hinterlegt.
Ein Personio-Abwesenheitstyp darf in PACS nur einmal genutzt werden. Haben Sie das Projekt bereits ausgewählt, wird Ihnen das Speichern der Verlinkung verweigert.
Beim Import werden die importierten Zeiten-Datensätze aus Personio um zusätzlichen PACS Spezifika erweitert (nur so können die importierten Datensätze auch in PACS angezeigt werden). Es werden bspw. der Aktcode & Leistungssatz sowie die Markierungen für Import 'Personio' & Sperre zugeordnet.
Wiederholen Sie diese Verlinkung für jedes relevante Abwesenheitsprojekt.

b) Führen Sie die Synchronisation der Abwesenheiten durch

Gehen Sie zum PACS Funktionsbereich SCHNITTSTELLEN | PERSONIO-SCHNITTSTELLE.
Im Fenster 'Personio Abwesenheiten und Anwesenheiten synchronisieren' können Sie unterschiedliche Parameter festlegen:
- Auswahl des Mitarbeiters: Mögliche Auswahl entweder 'Alle' oder 'Einzel-Mitarbeiterauswahl'.
  - Es können nur Mitarbeiter ausgewählt werden, die in Personio existieren und deren Stammdaten (Personio-ID) in PACS eingetragen sind.
  - Die Mitarbeiter müssen auch nach der PACS Systematik zur Zeitenbuchung beim Abwesenheitsprojekt als Mitarbeiter (mit Leistungssatz) hinterlegt sein. Diese PACS Projekt-Qualifizierungen werden dann automatisch zum importierten Datensatz hinzugefügt.
- Auswahl der Projekte: Mögliche Auswahl entweder 'Alle' oder 'Einzel-Projektauswahl'.
  - Es werden nur PACS Projekte angezeigt, für die eine Verknüpfung zu einem Personio Abwesenheitstyp existiert.
- Zeitraum: Legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Personio-Abwesenheiten übernommen werden sollen.
Zum Ausführen der Synchronisation müssen Sie auf Ausführen klicken.
Bei der Alternative 'PACS-Import aus Personio':

Achtung: Bei jedem Ausführen des Imports werden immer alle existierenden Ist-Abwesenheitszeiten (zu den mit Personio verknüpften PACS Abwesenheitsprojekten) für die gewählten Mitarbeiter im Zeitraum in der PACS Datenbank gelöscht. Es erfolgt immer eine Neuanlage der Abwesenheiten basierend auf den in Personio existierenden Datensätzen.

- Dies erfolgt auch unabhängig davon, ob die betroffenen Zeitbuchungen ursprünglich vom Anwender direkt in PACS eingetragen oder bei einem vorherigen Import aus Personio importiert wurden. Die in Personio erfassten Daten werden dadurch nicht berührt, bleiben also immer unverändert bestehen.

In Personio erfasste 'Halbe Urlaubstage' werden in PACS als solche eingetragen unter Berücksichtigung der hinterlegten Soll-Arbeitszeit beim 'PACS Mitarbeiter'.

- Damit wird bei Mitarbeiter mit einem 8-Stunden-Arbeitstag für einen ‚halben Urlaubstag‘ 4 Stunden eingetragen. Bei einem Mitarbeiter mit einem 6 Stunden-Arbeitstag entsprechend 3 Stunden für einen halben Urlaubstag. In PACS ist die Arbeitszeitkonten-Ermittlung je Mitarbeiter nach der existierenden Systematik weiterhin einsetzbar.
- Jeder Datensatz bekommt ein Sperr-Icon mit der Info ‚Personio-Abwesenheit‘. Damit können die Daten in PACS nicht geändert werden (also nicht vom Mitarbeiter selbst und auch nicht vom Key User). Änderungen an den Abwesenheiten müssen die Mitarbeiter direkt in Personio pflegen.
- Diese Abwesenheiten/Mitarbeiterzeiten stehen damit auch für das PACS Mitarbeiter-Reporting und die Kapazitäten-Berechnungen zur Verfügung. Dies ist wichtig für die Berechnung der Mitarbeiterauslastungen und Mitarbeiter-Einsatzplanungen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support +49 089 124 716 12 oder per E-Mail an support@pacs-software.com.

Weiter zu Schritt 5: Automatische Synchronisierung zwischen PACS und Personio