Funktionsumfang der Mobile App

Die PACS Mobile App ermöglicht Beratern und Ingenieuren die mobile Erfassung Ihrer Arbeitszeiten und Reisekosten.

Voraussetzung für die Nutzung ist, dass Ihr Unternehmen bereits die PACS Projektcontrolling & Projekt-ERP Software einsetzt und die App-Nutzung generell und einzelne Funktionsbereiche im speziellen lizenzrechtlich freigeschaltet wurden (siehe Hinweis bei den Einzel-Funktionen weiter unten).

In der PACS Software werden die Stammdaten (bspw. für Projekte und Preise) und die Firmen-Konfiguration definiert (bspw. Direkteingabe von geleisteten Arbeitsstunden oder Eingabe über Uhrzeiten (von – bis)). Mögliche Abweichungen kann der Benutzer selbst im App-Bereich Einstellungen vornehmen.

Der Funktionsumfang der Mobile App zur Eingabe von Zeiten und Kosten entspricht grundsätzlich dem Umfang für die alternativen Oberflächen Rich Client, Web Client oder Offline Client (zu den Abweichungen im Detail siehe unsere Webseite www.pacs-software.com).

Funktionen der PACS Mobile App

Pflichtfelder (*)

• Optimiertes responsive Design für iPhones/Smartphones und iPads/Tablets

• Benutzer Authentifizierung beim Login via Fingerabdruck/Touch-ID oder Face-ID möglich (biometrisches Entsperren)

• Benutzer-Login für unterschiedliche Datenbanken innerhalb der Firmengruppe möglich

• Einheitliche Erfassung von (Projekt-) Zeiten (Modul Lizenz) mit

  • Datum*

  • Anzahl Stunden/Tage*

    • als Direkteingabe Dauer* oder

    • über die Eingabe Uhrzeit (von - bis), Pause (Pflicht zur Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten aktivierbar [Firmen-Konfiguration]) und mit automatischer Ermittlung der Dauer* sowie Anzeige der Informationen Kommen - Gehen für jeden Kalendertag.

  • Anzahl Stunden/Tage, davon verrechenbar

  • Unterscheidung Erfassungseinheit (bspw. in Stunden) und Leistungseinheit (bspw. wurde ein Tagessatz verkauft)

  • Projekt* (Definition bei den Stammdaten)

  • Schritt/Phase [Stammdaten]

  • Leistungssatz*/Tätigkeit mit Verkaufspreis

  • Definierte Tätigkeitskategorien (Projekt-abhängig/-unabhängig)

  • Beschreibungstext, Einsatzort

  • Aktcode*: verrechenbar (VL)/nicht verrechenbar (NVL)

• Neben den Pflichtfeldern können alle weiteren Qualifizierungsfelder je nach Bedarf aktiviert/deaktiviert werden [Firmen-Konfiguration].

• Über die Stoppuhr-Funktion kann eine Summierung von Arbeitszeiten erfolgen.

  • Nützliche Funktion bei häufig wechselnden Tätigkeiten für unterschiedliche Projekte im Laufe eines Tages.

  • Am Ende des Tages können diese gestoppten Zeiten dann in Summe als Zeiten-Eingabevorschlag für die einzelnen Projekte gebucht werden.

  • Nutzung der Stoppuhr-Funktion, ohne vorherige Anmeldung (Schnellzugriff)

• Zeitkonten: Darstellung des Arbeitszeitkontos und Urlaubskontos des Benutzers in der App

• Einheitliche Erfassung von Reisekosten (Modul Lizenz)

  • Eingaben im Bereich Reisetage: Automatische Ermittlung des steuerfreien Spesensatzes (VMA) in Abhängigkeit 'Zeitraum der Abwesenheit' + Reiseziel (Inland/Ausland).

    • Standard-Abzugsbeträge für Frühstück, Mittagessen und Abendessen einzeln aktivierbar

    • Zeitraum der Reise (Start/Ende mit Datum u. Uhrzeit)*

    • Zuordnung zu Projekt*, Schritt

    • Zuordnung Aktcode*: verrechenbar (VL)/nicht verrechenbar (NVL) und MA bezahlt (= MA-Spesenabrechnung) / Firmenkreditkarte

  • Navigation zwischen einzelnen Reisetagen innerhalb der Eingabemaske (direkter Eintrag/ Änderungen pro Tage möglich)

  • Eingaben im Bereich Reisekosten (zu einer Reise bzw. zu einzelnen Reisetagen oder unabhängig von der Definition einer Reise):

    • Zuordnung Projekt*, Schritt

    • Zuordnung Kostenart* (Hotel, KM, Bahn, Parken etc.)

    • Hinzufügen von Reisekostenbelegen per Kamera oder aus der Medienbibliothek

    • Eintrag Ausgabebetrag (brutto / netto) in der eingestellten Währung. Beträge in abweichenden Währungen möglich (auch unter Angabe eines Wechselkurses).

    • Zuordnung Aktcode*: verrechenbar (VL)/nicht verrechenbar (NVL) und MA bezahlt (= MA-Spesenabrechnung) / Firmenkreditkarte

  • Neben den Pflichtfeldern können alle weiteren Qualifizierungsfelder je nach Bedarf aktiviert/deaktiviert werden (bspw. Beleg-Nr.) [Firmen-Konfiguration]

• Kopier-Assistent für (Mehrfaches) Kopieren von Zeiten, Reisekosten und Reisetage auf ein festes Datum oder Folgetage

• Offline-Betrieb ermöglicht die Nutzung ohne mobile Datenverbindung, bspw. auf Flugreisen. Eine Datenverbindung wird lediglich für die erstmalige Anmeldung sowie für die regelmäßige Synchronisation der Daten benötigt.

• Freigaben:

  • Beantragung Urlaub und sonstiger Abwesenheiten wie Fortbildung, Gleitzeit, Pflegeurlaub, Sonderurlaub oder ‚geplanter‘ Krankheitstage  

  • Anzeige der genehmigten Urlaubstage durch den direkten Vorgesetzten und durch die Geschäftsleitung (wenn eine zweistufige Urlaubsgenehmigung definiert wurde).

  • Antrag zur Freigabe von erfassten Kunden-Projektzeiten und Projekt-Reisekosten/Reisetage durch den Projektleiter

  • Anzeige der vom Projektleiter genehmigten Projekt-Zeiten und Reisekosten

• Diagramme

  • Graphische Darstellungen (Balken- und Tortendiagramme) zu erfassten Zeiten & Reisekosten mit Auswahl unterschiedlicher Merkmale (nach Projekten, Aktcodes, Leistungssatz/Kostensatz, Tätigkeitskategorie, etc.)

  • Einstellbarer Sync-Zeitraum für Zeiten & Reisekosten (bei Synchronisation mit Ihrer Firmendatenbank)

• Auswertungen

  • Standard-Berichte in Form von Standard-PDF Listen (Formatierter Text, Linien) für Zeiten, Reisetage und Reisekosten.

  • Mit Anzeige 'Benutzername' und Vermerk 'vertraulich' (gemäß ISO/IEC 27001)

  • Einstellbarer Sync-Zeitraum für Zeiten & Reisekosten (bei Synchronisation mit Ihrer Firmendatenbank)

• Agents/Eingabeprüfungen [Firmen-Konfiguration, Add-On Lizenz]

  • Individuell definierbare bzw. aktivierbare Eingabeprüfungen mit Warnhinweisen für Benutzer oder mit Eingabeverweigerung. Die Prüfung erfolgt im Rahmen der Synchronisation der App-Eingaben mit der Firmen-Datenbank.

  • Beispiele bei Eingabe von Zeiten und Reisekosten

    • Zusätzliche Pflichteingaben (Beschreibungstext, Ort, Tätigkeit, Schritt, etc. )

    • Max. Erfassungszeit von 24 h pro Tag

    • Einhaltung von Pausenzeiten in Abhängigkeit der geleisteten Arbeitszeit pro Tag

    • Max. 8 Std. als verrechenbar erfassen pro Arbeitstag für ein bestimmtes Kundenprojekt

    • Keine Erfassung von Urlaub/Krankheit an Wochenenden, Feiertagen

    • Warnhinweis bei Überschreiten des Projekt-Budgets oder der Budgets einzelner Schritte oder der Budgets von Mitarbeitern

  • Bei Erreichen eines Schwellenwertes kann zusätzlich ein E-Mail-Versand an Projektleiter und/oder zentrales Controlling erfolgen [wird initiiert zentral über den Firmenserver nach Synchronisation].

  • Weitere Prüfungen sind über eigene PACS Syntax definierbar [Firmen-Konfiguration]. Dies betrifft auch alle 'Rückmeldungen/Texte', die die Mitarbeiter als Hinweis oder bei Verweigerung der Eingabe bekommen (diese Meldungen sind auch in verschiedenen Sprachen definierbar).

• Fremdwährungen [Firmen-Konfiguration, Add-On Lizenz]

  • Unterscheidung zwischen Unternehmenswährung (Standard), Projektwährung und Belegwährung (Reisekosten)

  • Reisekosten-/Sachkosten Ausgaben in Belegwährung mit Umrechnung in Projekt- und Unternehmenswährung

  • Festlegung MA-spezifische Reisekosten-Auszahlungswährung

• Fremdsprache Englisch (Add-On Lizenz)

  • Beim Login kann jeder Benutzer für sich festlegen, in welcher Bedienungssprache er die App nutzen möchte.

• Synchronisation

  • Automatische Synchronisation neu erfasster Zeiten & Reisekosten im Hintergrund

  • Einstellbarer Synchronisationszeitraum (3, 6, 12 oder 24 Monate), um den Umfang der Daten für Diagramme und Auswertungen/Ausdrucke selbst festlegen zu können.