Mitarbeiter hat die Firma verlassen: Zugang sperren, Lizenz entziehen und Daten weiter nutzen

Das Entfernen eines ausgeschiedenen Mitarbeiters aus dem laufenden Betrieb kann in mehreren Stufen erfolgen:

Zugang für den Mitarbeiter sperren

Um dem Mitarbeiter den Datenbankzugang zu entziehen, wählen Sie in PACS | Kontakte | Kontaktverwaltung den Mitarbeiter aus und wechseln in das (Unter-)Register RESSOURCENDATEN. Nehmen Sie hier folgende Änderungen vor im Bereich Anmeldedaten in den Feldern:

Lizenztyp: Auswahl einer Alternative "... ausgeschieden". Die 3 Alternativen "... ausgeschieden" dienen nur bei Reports zur richtigen Zuordnung der ehemaligen Mitarbeiter.
- Konsequenzen des Lizenzentzugs:

1. 1. Der Entzug ist lizenzrechtlich notwendig, um einen neuen Mitarbeiter mit dieser Lizenz neu zu lizenzieren. (Es können nur soviel Kontakte als Mitarbeiter lizenziert werden, wie Client-Lizenzen erworben wurden).
  2. Der Mitarbeiter erscheint durch den Entzug in keiner Dropdown-Auswahl (bspw. im Fenster Zeiten oder Kosten oder Leistungsarchiv oder Reports), aber die Bearbeitung der Zeiten & Kosten des Mitarbeiters ist nach wie vor möglich.

- Anzeige/Änderung der Zeiten & Kosten von ausgeschiedenen Mitarbeiters: Wenn Sie im Register ZEITEN nach erfassten Zeiten suchen mit den Kriterien Zeitraum, Projekt (für das er/sie auch ggf. kein Ansichtsrecht mehr besitzt), Auswahl Mitarbeiter, Feld 'Alle' bzw. 'Ehemalig' werden die Zeiten des (ausgeschiedenen) Mitarbeiters weiterhin mit angezeigt.

Vorsicht bei Leistungssatzänderung bei Reisekosten und Sonst. Kosten: Hier wird ein ggf. vorher per Hand eingetragener Wert für EKP/VKP mit dem Leistungsarchiv-Wert überschrieben!

Wichtig: Ein Neueintrag von Zeiten & Kosten ist nicht mehr möglich.

Zugriffslevel: Wählen Sie hier die Auswahl '(kein Zugriff)'.
Benutzername (Anmeldename): Eintrag löschen (also eine leere Zeichenfolge eintragen). Wenn der Benuterzname geleert wird, kann dieser Benutzername für einen neuen Benutzer (d.h. einen anderen Mitarbeiter-Kontakt) verwendet werden. Benutzernamen müssen eindeutig sein.

Wichtig: Die erfassten Zeiten, Reisekosten, Sonst. Kosten des Mitarbeiters und sonstige Informationen stehen weiterhin in der Datenbank zur Verfügung (für Auswertungen und sonstige Ansichten). Aber der ausgeschiedene Mitarbeiter kann nicht mehr mit seinem Loginnamen darauf zugreifen.

Austrittsdatum

Tragen Sie das Austrittsdatum unter PACS | Kontakte | Kontaktverwaltung | (Unter-)Register RESSOURCENDATEN | PENSUM ein.
Der Eintrag hat nur Auswirkungen auf die Anzeige der Soll-Arbeitszeiten im Projektplan oder in Reports für den betroffenen Mitarbeiter.

Kontaktdaten des Mitarbeiters

Wichtig: Der Kontakt kann und darf nicht gelöscht werden, da die Kontaktinformationen sowie alle dem Kontakt zugeordneten Datensätze (bspw. Zeiten & Kosten) erhalten bleiben müssen (bspw. für Auswertungen, Ermittlung von Projektbudgets usw.).

Stattdessen besteht die Möglichkeit, den Mitarbeiter-Kontakt in den "Papierkorb" zu verschieben (früher: "Inaktiv"). Dies ist als eine Art Löschmarkierung zu verstehen, ohne dass jedoch tatsächlich irgendwelche Daten gelöscht werden. D.h. Sie können den Mitarbeiter-Kontakt bei Bedarf jederzeit wiederherstellen.

Achtung: Wenn man einen Mitarbeiter-Kontakt in den "Papierkorb" verschiebt, dann kann dies dennoch weitreichendere Auswirkungen haben. Denn diese Löschmarkierung kann dazu führen, dass die entsprechenden Mitarbeiter in bestimmten Berichten und in anderen Bereichen der Software nicht mehr angezeigt werden (und somit auch die Umsätze in den Berichten verzerrt werden) oder dass vor dem Namen der Zusatz "PAPIERKORB" erscheint.

Daher empfehlen wir, ausgeschiedene Mitarbeiter-Kontakte NICHT in den Papierkorb zu verschieben und stattdessen den Kontakttyp "Mitarbeiter (ausgeschieden)" zuzuweisen.
Eventuell existiert dieser Kontakttyp in Ihrer Datenbank noch nicht und muss zunächst in der System-Konfiguration angelegt werden. Gehen Sie dazu zu EINSTELLUNGEN | SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | QUALIFIZIERUNGEN | KONTAKTTYP.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unsere Hinweise zu einer DSGVO-konformen Datenhaltung in PACS:
- PACS und personenbezogene Daten
- DSGVO: Mögliche Maßnahmen und Löschkonzepte

Mobile App für den Mitarbeiter deaktivieren

Mobile App Lizenzen können Sie dem Mitarbeiter entziehen und somit für andere Mitarbeiter freigeben.
Entfernen Sie dazu in der Kontaktverwaltung beim jeweiligen Mitarbeiter-Kontakt im Register RESSOURCENDATEN den Haken bei „Freigeben: Mobile App“.

Anzeige von Zeiten und Kosten ausgeschiedener Mitarbeiter

Für Reportanzeige: Wenn dem Mitarbeiter ein Lizenztyp "... ausgeschieden" zugeordnet wurde, werden die erfassten Zeiten & Kosten in allen Reports berücksichtigt.
Für Anzeige im Fenster Zeiten & Kosten (OHNE Dropdown-Auswahl): Wählen Sie Zeitraum + Projekt + bei der Dropdown-Auswahl Mitarbeiter "Alle MA gemäß Ansichtsrecht". Die Zeiten & Kosten des Mitarbeiters werden mit angezeigt, wenn der Login das Ansichtsrecht für diesen Mitarbeiter noch besitzt (siehe Punkt oben). Zeiten & Kosten von Mitarbeitern ohne aktuell gültige Lizenz können nicht mehr bearbeitet werden und sind grundsätzlich gesperrt. Wenn Sie etwas bearbeiten möchten, müssen Sie den ausgeschiedenen Mitarbeiter wieder temporär lizenzieren.
Für Anzeige im Fenster Zeiten oder Kosten (MIT Dropdown-Auswahl): Hierfür ist es notwendig, dass

der Login das Ansichtsrecht für diesen ausgeschiedenen Mitarbeiter-Kontakt besitzt,
dem ausgeschiedenen Mitarbeiter-Kontakt eine PACS Lizenz zugeordnet wird, oder
der ausgeschiedene Mitarbeiter noch ein Ansichtsrecht für das Projekt besitzt (nur notwendig, wenn für den Mitarbeiter eine Zeiten- & Kosten-Position auf einem Projekt neu erfasst werden soll).