Leistungssatz- und Kostensatz-Archiv: Felder und Einstellungen

Feld (mit Erläuterungen)

Zeiten

Reisekosten & Sonst. Leistungen

VORLAGE

Dropdown-Auswahl durch Klick in das Feld:

MITARBEITER

Um Sätze zu sehen, bearbeiten und neue anlegen zu können, benötigen Sie das Ansichtsrecht für einen Mitarbeiter (Benutzerrechte verwalten).

Es können aber nur Mitarbeiter für die Leistungssatz-Anlage ausgewählt werden, die als Mitarbeiter lizenziert sind.

Wichtig: Um Vorlagen mit 'MA-unabhängig' anlegen zu können, benötigen Sie ein Ansichtsrecht für diesen 'Kontakt' (Benutzerrechte verwalten).

Mitarbeiter-bezogene Definition: Wenn einzelne Mitarbeiter unterschiedliche Stunden-/Tagessätze (= VKP) in Projekten erzielen. Jeder Mitarbeiter bekommt nur den 'eigenen' Satz zur Auswahl angeboten.

Mitarbeiter-unabhängige Definition: Wenn alle Mitarbeiter innerhalb eines Projektes den selben VKP haben (bspw. bei Internen Projekten den Wert '0 €').

MA-unabhängige Definition: Sachkosten-Vorlagen werden i.d.R. auf den MA-unabhängig angelegt. Damit können alle Mitarbeiter den Kostensatz wählen und ihre individuellen Ausgaben (Kosten) eintragen (Systemlogik).

Mitarbeiter-bezogene Definition: Wenn bspw. bestimmte Mitarbeiter einen abweichenden KM-Satz ersetzt bekommen (steuerfreier Satz 0,30 €, Mitarbeiter bekommt aber 0,50 € für Firmenfahrten ersetzt).

LEISTUNGSSATZ Bez. 1 (Anzeige)

Hier können Sie eine Kurzbeschreibung des Leistungssatzes eintragen.

Diese Beschreibung wird bei der Erfassung der Zeiten & Kosten durch den Mitarbeiter ausgewählt.

Hinter diesem Auswahlnamen verbergen sich alle hier definierten Felder. Es werden immer alle Vorlagedaten mit in die Datenbank eingetragen. Es ist deshalb wichtig eine für den Mitarbeiter eindeutige und aussagefähige Beschreibung zu definieren und für alle Felder eine klare Definition vorzunehmen.

Da die Beschreibung der Leistung sehr individuell sein kann, diese aber wiederum bei der Rechnungsstellung eine große Bedeutung besitzt (ggf. hier eine allgemeine Bezeichnung gewünscht), kann im Feld Leistungssatz Bez. 2 (im Detail siehe weiter unten) ein abweichender Eintrag erfolgen.

Beispiele für Bezeichnungen von Zeiten: "Beratung", "Consultingleistung", "Ingenieurleistung", "Projektleitung", "Schulung", "Support"

Beispiele für Bezeichnungen:

Reisekosten: "Bus/Bahn/Taxi", "Parken"

Sonst. Leistungen: "Fremdleistung", "Druckvorlagen"

EINHEIT

Abhängig vom Bereich können Sie aus der Listbox die gewünschte Einheit auswählen.

Die Einheiten können erweitert werden unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EINHEITEN.

Einheiten Zeiten: Stunde (h), Tag (d), Woche, Monat, Quartal, Jahr.

Wichtig: Die Leistungssatz-Einheit ist unabhängig von der definierten Erfassungseinheit (des Benutzers), in der Zeiten eingetragen werden.

Getrennte Definition der Einheiten für die beiden Bereiche:

Einheiten der Reisekosten: Anzahl, Stück, Km

Einheiten der Sonst. Leistungen: Anzahl, Stück, Gbyte

WÄHRUNG

Bei Einsatz mehrerer Projektwährungen müssen Sie Zeiten-Leistungssätze immer in der Projektwährung hinterlegen.

Die zu definierende Kostensatz-Währung ist abhängig von der jeweiligen Einstellung unter 'Erfassen Kosten in Fremdwährung'. Wichtig: Die Erfassung in Fremdwährung auf Projekten ist nur für Ist-Kosten möglich (d.h. es ist keine Planung in Fremdwährungen auf Projekten möglich!).

Fall 1: bei der Kostenerfassung ist keine Währungsauswahl erlaubt. Es gilt die Regelung vergleichbar zu den Zeiten. Für alle Kostenarten müssen Kostensätze in der Projektwährung im Kostensatzarchiv definiert werden, damit eine Kostenzuordnung zum Projekt möglich ist.

Fall 2: Bei der Kostenerfassung ist die Währungsauswahl erlaubt (d.h. die Belegwährung kann von der Projektwährung abweichen). Bei der Auswahl des Kostensatzes werden dem Mitarbeiter dann alle Kostensätze des Kostenarchivs angezeigt (unabhängig davon, in welcher Währung sie hinterlegt sind).

Für diesen Einsatzfall ist es sinnvoll, dass einzelne Kostensätze nur einmal im Kostensatzarchiv (bspw. Übernachtung/Hotel) in der Leitwährung (eingestellte zentrale Währung) angelegt werden, da im Einsatzfall der Mitarbeiter die korrekte Belegwährung explizit auswählen kann.

Ausnahme: Kostensätze mit hinterlegten EKP-Werten, wie dies bei KM-Sätzen oder Pauschalen der Fall ist. Hier müssen Sie den Satz in jeweiliger Währung definieren (bspw. 0,30EUR oder 0,70CHF pro KM).

VORSTEUER % + KONTONUMMER

Die Vorsteuer ist nicht relevant. EKPs sind kalkulatorische Werte, die immer netto gepflegt werden.

Kontonummer: Dies hat hier keine Bedeutung. Sie können es aber ggf. zur Festlegung einer individuellen Reihenfolge in Reports nutzen (Anpassung im Report ist dann notwendig).

Vorsteuer: Die detaillierten Erklärungen finden Sie unter Kostensatz-Vorsteuer.

Kontonummer der Finanzbuchhaltung:

Dies können Sie individuell vergeben. Diese darf mehrmals vorkommen.

Die Nummer ist wichtig bei einer einheitlichen Datenstrukturierung für Datenexport (Schnittstelle Export Kosten) bzw. bei der Datenaufbereitung für die Buchhaltung.

Durch die Auswahl der Vorlage wird jede erfasste Kostenart durch den Mitarbeiter mit in die Datenbank eingetragen.

VERKAUFSPREIS (VKP)

Einzelpreis, d.h. dieser Preis multipliziert mit der Anzahl ergibt den Gesamtpreis. Die Währungsumrechnung erfolgt zum aktuell eingestellten Kurs. Es handelt sich hier immer um Nettowerte.

Kann in Abhängigkeit eines Projektes und der Art der Tätigkeit unterschiedlich sein, d.h. für jeden VKP muss eine Vorlage definiert werden.

Diese Vorlage kann aber für ein oder mehrere Projekte eingesetzt werden.

STATUS

Es werden Ihnen nur Sätze mit 'Aktiv' zur Auswahl angeboten.

Über die Auswahl 'Inaktiv' kann ein Satz für die Standardanzeige ausgeblendet werden. Die Auswahl wird eingesetzt, wenn der Satz in der Zeiten & Kostenerfassung bereits genutzt wurde und ein Löschen nicht mehr möglich ist.

Wichtig: Zur Wiederanzeige und zum Einblenden über die Suchfunktion, müssen Sie die inaktiven Sätze suchen und wieder auf 'Aktiv' setzen.

Inaktiv gestellte Sätze bleiben in der Datenbank. Die Statusänderung hat KEINE Auswirkungen auf erfasste Zeiten & Kosten.

---

---