Kontakte für Microsoft Outlook exportieren (CSV-Export)

(A) Vorbereitung des Exports

Das Vorgehen für den Export von Kontakten aus der PACS Datenbank in MS Outlook ist davon abhängig, in welchem Umfang die Kontaktdaten exportiert werden sollen. Beim Export-Assistenten bei Schritt 3 können Sie folgende Auswahlmöglichkeiten unter 'benutzerdefiniert' wählen:

1. Alle Kontakte (ohne Begrenzung)
2. Nur MA-Kontakte (als aktive oder ehemalige Mitarbeiter im PACS System lizenzierte Kontakte)
3. Nur Kontakte, die bestimmten Gruppen zugeordnet sind: Die Gruppenauswahl kann aus den vorhandenen Gruppenzuordnungen (vergleichbar mit der PACS Gruppensuche) getroffen werden. Sofern die zu exportierenden Kontakte NICHT aus den vorhandenen Gruppendefinitionen selektiert werden können, müssen Sie vor Start des Exportmoduls eine entsprechenden Definition vornehmen (für mehr Infos, siehe Kontakte zu einer Gruppe zuordnen).

(B) Durchführung des Exports

Zum Aufruf siehe Vorbemerkung Export MS Outlook

Schritt 1: Exportalternative Kontakte wählen

Schritt 2: Exportvorlage (Inhalte, Struktur) definieren

Zur Bedienung siehe Grundfunktionen Export

Zusatzinformationen zu den Exportfeldern: Die PACS Feldnamen haben folgende Alias-Namen in MS Outlook.

Schritt 3: Exportumfang und Exportdatum

Sie können folgende Alternativen zum Exportumfang definieren:

• 'Alle Datensätze': bspw. bei Export in Drittapplikation, wo immer alle Datensätze neu eingetragen werden.
• 'Bereits exportierte Datensätze': Soll ein bereits durchgeführter Export erneut durchgeführt werden, so können Sie hier das gewünschte ursprüngliche Exportdatum auswählen. Alle damals betroffenen Datensätze werden dann nochmals exportiert.
• 'Benutzerdefiniert':
  • Lizenztyp: Normale Kontakte (alle Kontakte) oder Mitarbeiter mit angegebener Lizenzierung. Markieren Sie die Auswahl per Haken.
  • Gruppenzuordnung: Jeder Kontakt kann in PACS über Gruppenzuordnungen qualifiziert werden (siehe Vorbereitung des Exports oben). Durch die Auswahl der Gruppen können die zu exportierenden Kontakte selektiert und exportiert werden.

Exportdatum festlegen: Um den Export zu markieren, muss ein Exportdatum festgelegt werden. Es können mehrere Exporte mit identischem Datum festgelegt werden, die einzelnen Exporte können dann aber nicht mehr differenziert werden.

Wenn Sie auf den Button Exportvorschau klicken, sehen Sie die Liste aller Datensätze, die den gewählten Kriterien entsprechen.

Schritt 4: Exportdatei definieren

• Wählen Sie das Dateiformat Textdatei. Als Spaltentrennzeichen müssen Sie das Komma ',' eintragen. Dies ist wichtig, da über diesen Spaltentrenner in MS Outlook importiert wird.
• Definieren Sie den Dateinamen und Pfad, wo die Datei abgespeichert werden soll.
  • Der Dateiname ist frei definierbar. Beim Eintrag des Dateinamens MÜSSEN Sie als Endung zusätzlich '.csv' eintragen (bspw. 'Outlookexport.csv').
  • Der Pfad sollte ein Verzeichnis sein, wo entweder alle Mitarbeiter zugreifen können, um den Outlook-Import lokal durchzuführen oder ein für den aktuellen User gültiges Verzeichnis, um den pauschalen Exchange-Import durchzuführen.

Klicken Sie zur Durchführung des Exports auf den Button Fertigstellen. Damit steht Ihnen die für den schnellen Import in Outlook strukturierte Kontaktexport-Datei zur Verfügung.