Outlook-Import: Exportierte PACS-Kontakte in Microsoft Outlook importieren
Schritt-für-Schritt: Ordner vorbereiten, CSV importieren, Felder zuordnen – inkl. Hinweise zu Exchange und „Speichern unter“.
Der PACS Export kann die Daten für den E-Mail Client eines Mitarbeiters liefern (für Importfunktion MS Outlook; Ausführung manuell bei Bedarf). Aber auch für den Import für MS-Exchange Server (nur Microsoft stellt hier für den Import keine eigene Funktion zur Verfügung).
(A) Vorbereitung des Imports
Um die zu importierenden Kontakten ggf. in einem separaten Outlook-Ordner zu verwalten, müssen Sie diesen vor Start der Durchführung bzw. des Imports über den Assistenten anlegen.
Klicken Sie dazu in Outlook auf Menü Datei und Neu und wählen Ordner.
Im Fenster 'Neuen Ordner erstellen' vergeben Sie beim Feldnamen den gewünschten Ordnernamen und im Bereich 'Ordner soll angelegt werden' wählen Sie die Gruppe "Kontakte". Schließen Sie mit OK ab.
(B) Durchführung des Imports
Der Import erfolgt in MS Outlook E-Mail Client in den Bereich KONTAKTE. Klicken Sie im MS Outlook auf Datei und Importieren/Exportieren und folgen Sie den Schritten des Importassistenten:
- Aktion: Importieren aus anderen Programmen oder Dateien
- Dateityp: Komma-getrennte Werte (Windows)
- Zu importierende Datei: Wählen Sie hier die erstellte Exportdatei und definieren die gewünschte Behandlung von Duplikaten.
Wichtig: PACS kann diese Datei regelmäßig automatisch aktualisieren. Im Detail siehe PACS Autotask.
- Wählen Sie den Zielordner aus (KONTAKTE), in den die Adressen importiert werden sollen. Legen Sie ggf. vorher dazu einen zusätzlichen Kontakteordner an (siehe A Vorbereitung des Imports).
- Wenn Sie im nächsten Schritt auf den Button Felder zuordnen klicken, sehen Sie die automatische Zuordnung aufgrund der Namensvergabe. Passen Sie die Zuordnung ggf. händisch an.
Wichtig: Damit der Outlook-Import den zu importierenden Bereich der Excel-Tabelle erkennt, muss in Excel eine entsprechende Bereichsdefinition vorgenommen werden. Zur Definition siehe -> Bereichsdefinition Excel für den PACS Import | c) Importbereich markieren in MS Excel.
- Zur Durchführung des Imports müssen Sie auf den Button Fertig stellen klicken . Die PACS Adressdaten sind nun in der Outlook Adressenverwaltung eingetragen.
Exkurs: Import MS Exchange
- Für den automatisierten, regelmäßigen Import einer .csv-Datei in den Öffentlichen Ordner (Exchange Server) bieten Fremdanbieter Lösungen an. PACS kann Ihnen hierzu Infos liefern. Wenden Sie sich dazu an unser Support Team: +49 89 142 716 10 oder support@pacs-software.com
- Workaround eines manuellen Imports in MS Exchange: Importieren Sie zunächst in das Client-Postfach, markieren diese dann und kopieren die Adressen in den Öffentlichen Ordner (manuell).
Konfiguration MS Outlook
- Thema 'Speichern unter' (Basis für Sortierung innerhalb MS Outlook): das in Outlook definierbare Format 'Speichern unter' (Fa. + Name + Vorname etc.) funktioniert bei händischen Einträgen problemlos, nicht jedoch beim Sammelimport von Adressen aus PACS. Workaround:
- Ab MS Outlook 2002: Hierfür gibt es ein Zusatztool mit dem Namen ChangeSaveAS (Freeware-Tool; Sie finden dieses über die Google-Suche). Mit Hilfe des Tools kann nach Durchführung des Imports die gewünschte Kontaktstruktur gespeichert werden.
- Ab MS Outlook 2000: PACS stellt hierfür ein VBA-Makro zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich dazu an unser Support Team: +49 89 142 716 10 oder support@pacs-software.com