Kontakte importieren: Vorbereitung und Durchführung (Excel-Importassistent)

Der PACS Importassistent ermöglicht den Import von vorhandenen Adressen und einer ggf. existierenden Strukturierung (zugeordnete Eigenschaften) aus einer MS Excel Tabelle. Der Kontaktimport ist ein separat zu lizenzierendes Schnittstellen-Modul.

Für den PACS Kontaktimport muss Ihnen die Adressdaten zeilen- und spaltenweise strukturiert in Excel vorliegen. Dort stehen auch leistungsfähige Tools zur Anpassung existierender Datenbankfelder an die notwendige Struktur der PACS Kontaktdatenbank zur Verfügung.

Wichtig: Im Gegensatz zur Verwaltung der Adressen in einer Datenbank, wo in vielen Fällen jeder Datensatz einzeln nachbearbeitet werden müsste, ist in MS Excel eine Mengenverarbeitung einfach möglich. Dies betrifft das Bearbeiten vorhandener Adressen, aber auch das Hinzufügen neuer Felder, Definitionen etc.

1. Vorbereitung des Adressenimports

• Exportieren Sie die vorhandenen Adressen in MS Excel.
• Bearbeiten Sie die vorhandenen Adressdaten in MS Excel, siehe dazu Kontakte in MS Excel bearbeiten.

Besonderheiten: Bei den folgenden Datenbankfeldern können nicht die tatsächlichen Namen der Feldinhalte importiert werden, sondern es ist ein Nummerneintrag zu importieren. Es handelt sich dabei um folgende Nummern:

• Import von Business Units (BU)/Kostenstellen: BU-Nummer (steht vor der BU-Bezeichnung)
• Import von Kontaktarten: Kontaktartennummer (steht vor der Art-Bezeichnung)
• Import eines Kontaktverantwortlichen: Adr_id der Adresse des Verantwortlichen (Dies kann in der Tabellenansicht als Spalte angezeigt werden; die Definition erfolgt unter System-Konfiguration | Kontakte | Feldnamen und Struktur | Feldnamen je Kontakttyp.

2. Durchführung des Adressenimports

Im Detail siehe PACS | Einstellungen | Import | Kontakte.