Kontaktgruppen: Gruppen anlegen und Kontakten zuordnen

Sie können den Bereich über KONTAKTE | KONTAKTVERWALTUNG | (Unter-)Register GRUPPEN aufrufen.

Bedienung

• Zum Ändern der Gruppenstammdaten müssen Sie im (Unter-)Register Gruppen bzw. Qualifikationen den Haken bei Gruppen-Stammdaten verwalten setzen.
• Gruppen bzw. Untergruppe einfügen: Klicken Sie zum Einfügen der ersten Ebene auf Gruppe hinzufügen. Zum Einfügen der Unterebene(n) müssen Sie auf Untergruppe hinzufügen klicken.
• Sie können die Gruppen über Drag & Drop verschieben.
• Vergessen Sie nicht, die Eingabe immer mit Speichern abzuschließen.
• Über Ordner öffnen bzw. Ordner schließen bzw. über und können Sie den Detaillierungsgrad der Anzeige wählen.
• Wenn Sie auf Auswahl - Löschen klicken, können Sie einzelne Gruppen löschen. Wenn Sie die Markierung "gelöscht" zurücksetzen möchten, müssen Sie auf Auswahl - Markierung "gelöscht" zurücksetzen klicken.
• Wenn Sie auf Tabellenlayout auf Standard zurücksetzen klicken, dann ändert sich die Größe der einzelnen Spalten auf die ursprüngliche Spaltenbreite.

FAQs - Häufig gestellte Fragen

1. Wie kann ich einzelne Kontakte einer Gruppe zuweisen?

• Um einem einzelnen Kontakt eine Gruppe zuzuordnen, wählen Sie den Kontakt im Register KONTAKTVERWALTUNG und wechseln in das (Unter-)Register GRUPPEN.
• Hier werden Ihnen alle bisher zugeordneten Kontaktgruppen angezeigt. Setzen Sie dazu den Haken bei Zugeordnete anzeigen.
• Um eine Gruppe neu zuzuordnen, müssen Sie in der Symbolleiste den Haken bei setzen. Es werden Ihnen alle verfügbaren Gruppierungen angezeigt. Um eine neue Zuordnung festzulegen, müssen Sie den Markierungshaken bei der betroffenen Untergruppe setzen. Wichtig: Es können nur Gruppen der 3. Ebene per Haken ausgewählt werden.
• Wenn Sie eine Zuordnung löschen möchten, müssen Sie nur den Markierungshaken bei der betroffenen Gruppe entfernen.
• Sie müssen jede Eingabe immer über Speichern abschließen.
• Zuordnung von Datum, Betrag oder Beschreibungstext (Attribut): Bei der Zuordnung von Untergruppen können Sie zusätzlich noch ein Datum, Betrag oder Beschreibungstext (Attribute) mit angeben. Die Angabe ist bei jeder Gruppenzuordnung optional definierbar. Wenn die Attributszuweisungsoption (System-Konfiguration) aktiviert ist, können die Einträge direkt in den angezeigten Spalten definiert vorgenommen werden.

2. Wie kann ich mehrere Kontakte einer Gruppe zuweisen?

Markieren Sie dazu erst alle Kontakte mit einem Haken und klicken dann aus Auswahl - Kontaktgruppen Kontakte zuordnen in der oberen Menüleiste. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie eine Gruppe auswählen und en bloc alle Kontakte einer neuen Gruppe zu ordnen.

3. Welche Einstellungen zur Anzeige des Registers und welche Bedienrechte zur Pflege von 'Gruppen' gibt es und wie kann ich diese verwalten?

• Das Register GRUPPEN kann pro Kontakttyp aktiviert oder deaktiviert werden (Beispiel: für den Kontakttyp 'Mitarbeiter' spielen die Gruppenqualifizierungen keine Rolle, die Registeranzeige kann daher deaktiviert werden). Die Festlegung für die Anzeige/ Nichtanzeige der Registerinhalte erfolgt unter EINSTELLUNG | SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | FELDNAMEN UND STRUKTUREN.
• Wenn das Register GRUPPEN aktiviert ist und angezeigt wird, kann im zweiten Schritt über levelbezogene Rechte die Bedienung (angegen und bearbeiten von Gruppen und deren Zuordnung zu einem Kontakt) auf einen Personenkreis (Level) begrenzt werden.
• Sie können die Berechtigungen definieren unter EINSTELLUNG | SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | BERECHTIGUNG | KONTAKTVERWALTUNG. Hier können Sie folgende Berechtigungen für die Level 01 bis 10 festlegen:
  • Genereller Aufruf des Bereichs Register "Gruppen"'
  • 'Gruppen | Anlegen & Bearbeiten'
  • 'Gruppen | Gruppen-Stammdaten verwalten'
  • 'Gruppen | Löschen'
  • 'Gruppen | Zuordnungen bearbeiten'

• Gruppenstammdaten-Verwaltung:
  • Wird eine Gruppe gelöscht, kommt der Hinweis, bei wie vielen Kontakten die Gruppe bereits zugeordnet wurde. Erst wenn bei diesem Hinweis das Löschen bestätigt wird, wird die Gruppe tatsächlich gelöscht.