Sie können das Register über den Bereich KONTAKTE | KONTAKTVERWALTUNG | WV Kontakte aufrufen.
Zu jedem Kontakt können Sie verschiedene Wiedervorlagen hinterlegen. Der Eintrag kann über 2 unterschiedliche Wege erfolgen:
- Eintrag beim Kontakt im (Unter-)Register WV KONTAKTE: Hier sehen Sie alle Wiedervorlagen des Kontaktes.
- Eintrag im Register NOTIZEN KONTAKTE: Hier sehen Sie die Wiedervorlagen zu allen Kontakten (Kontaktübergreifend). Auch hier ist der direkte Eintrag möglich.
Bedienung
- Klicken Sie auf
Neu, um eine neue Wiedervorlage zu erfassen. Suchen Sie in dem geöffneten Fenster die Firma oder den Kontakt und klicken nochmals auf . Folgende Felder werden automatisch ausgefüllt: die ausgewählte Firma/Person, Adresse, Kontakttyp, Kontakt-Nr., Kürzel, (Key-)Account, Kategorie 1 + 2. - Sie können folgende Felder ausfüllen:
- Wiedervorlage am: Hier wird automatisch das Datum der Erstellung (das aktuelle Datum) festgelegt. Sie können dies aber noch nachträglich ändern.
- Wiedervorlage für: Wählen Sie hier den Mitarbeiter. Welche Mitarbeiter ausgewählt werden können, können Sie im (Unter-)Register Ressourcendaten im Feld 'Für Dropdown-Listen freischalten' und 'Kontakte: Wiedervorlage' auswählen.
- Notiz: Hier können Sie einen beliebigen Freitext eingeben.
- Erledigt: Setzen eines Hakens in Verbindung mit 'Erledigt am' und 'Erledigt durch'.
- Erledigt am/durch: Tragen Sie hier den Mitarbeiter und das Datum ein.
- Eingetragen am: Tragen Sie hier das Datum des Eintrags ein. Sie können dies aber noch nachträglich ändern.
- Angelegt am/von/mit: Dies betrifft die Erstanlage der Notizzeile. (Dieser Eintrag kann nicht mehr geändert werden.)
- Zuletzt bearbeitet am/von/mit: Dies betrifft die letzte Änderung der Notizzeile. (Dieser Eintrag kann nicht mehr geändert werden.)
- Wenn Sie die gewünschten Texte erfasst oder geändert haben, klicken Sie auf
Speichern. - Zum Löschen die Zeile markieren und auf
Löschen klicken. Die Zeile wird zunächst zum Löschen markiert. Wenn Sie auf Speichern klicken, wird der Eintrag aus der Datenbank entfernt. - Zum Ausdruck des Textes müssen Sie die betroffene Zeile markieren und auf
Drucken klicken. - Zum Eintrag des Termins in den Kalender (MS Outlook) müssen Sie die Zeile markieren und auf
in Kalender kopieren klicken (.ics-Format).
FAQs - Häufig gestellte Fragen
1. iCalendar Export: Es öffnet sich nicht der Kalender, sondern ein anderes Programm (bspw. MS Word). Wie kann ich das ändern?
Wenn Sie auf iCalendar Export klicken, öffnet sich nicht der Kalender, da die Programm-Verknüpfung nicht korrekt ist.
Gehen Sie zu Ihrem Windows-Menü auf START > EINSTELLUNGEN. Dort in dem Bereich APPS müssen Sie STANDARD-APPS auswählen. Hier müssen Sie die App "Kalender" wählen. Legen Sie hier "Outlook" als Standarddateityp oder Linktyp für ".ics" fest (siehe Screenshot).
Nach dieser Änderung öffnet sich Ihr Terminkalender bzw. Outlook automatisch bei Klick auf iCalendar.
2. Wie kann ich die Anzeige der Spalte ändern?
Sie können die Anzeige ändern und unsichtbar setzen über SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | SPALTENANZEIGE | WIEDERVORLAGE.
3. Welche Benutzerrechte für Notizen gibt es und wie kann ich diese verwalten?
-
Anzeige des Funktionsbereichs je Benutzerprofil:
- 1. Ebene (generelle Freigabe je Benutzerprofil): SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BERECHTIGUNGEN UND PROFILE | FREISCHALTUNG FUNKTIONSBEREICHE JE BENUTZERPROFIL | Zeile WV Kontakte. Setzen Sie hier die Haken für die berechtigten Level.
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Anzeige des (Unter-)Registers Notizen im Funktionsbereich KONTAKTVERWALTUNG:
- 2. Ebene (Freigabe für einzelne Level; wenn 1. Ebene aktiv): SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BERECHTIGUNGEN UND PROFILE | AUFRUFRECHTE FÜR FUNKTIONSBEREICHE JE ZUGRIFFSLEVEL | Zeile Wiedervorlagen Kontakte. Setzen Sie hier die Haken für die berechtigten Level.
- Funktionen anlegen, bearbeiten, löschen, exportieren: Setzen Sie hier die Haken für die berechtigten Level unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | BERECHTIGUNGEN.