Kosten importieren: Reisekosten und sonstige Leistungen (PACS Import-Modul)

Dieses Modul umfasst den Import von Reisekosten und Sonst. Leistungen.

Vor der Durchführung

• Projekte:
  • Der Import erfolgt nur auf bereits existierende Projekte. Es erfolgt keine automatische Anlage von neuen Projekten.
  • Der Benutzer benötigt Ansichtsrechte für Projekte (und Mitarbeiter): Ansichtsrechte für Projekte und Mitarbeiter sind an den Login-/Benutzernamen gekoppelt (Mitarbeiterrechte verwalten). Diese gelten auch für den Importassistenten. Es müssen daher für den Benutzer die Ansichts-/Zugriffsrechte für alle Projekte und für "MA-unabhängig" definiert sein, um eine detaillierte inhaltliche Zuordnung von Projekten und Leistungssätzen im Assistenten vornehmen zu können.

• Kostensätze: Jede Ausgaben-/Kostenposition muss einem Kostensatz zugeordnet werden (Kostensatz = Kostenartenkonten aus der Buchhaltung). Im Gegensatz zu den Zeiten werden die Preise (EKP und VKP) bei den Sachkosten aus den individuellen Einträgen in den entsprechenden Spalten importiert (Nettobetrag). Mehr Informationen finden Sie unter Leistungsarchiv - Grundlagen.

• Terminsperre (kurzzeitig deaktivieren): Wenn die Terminsperre aktiv ist, dann erfolgt bei Durchführung des Imports kein Eintrag,
  • wenn für einzelne Mitarbeiter die Sperre aktiviert ist, und
  • wenn das Startdatum der Leistungen vor dem Datum der Sperre liegt.

Deaktivieren Sie die Terminsperre temporär bei Bedarf vor dem Import im Bereich RESSOURCEN | Terminsperre (Verwaltung).

Leistungseingabe-Prüfungen (Agentprüfungen): Beim Import werden ggf. aktive Agents (User Exits) nicht berücksichtigt. (Zur Verwendung von Leistungseingabe-Prüfungen wird ein aktives Add-On benötigt.)

Schritte während der Durchführung - Schritt 1 bis 8

Schritt 1-5: Die Erklärungen finden Sie unter Import Schritte 1-5.

Importdatei am Beispiel für Zeiten

• Format:

• Dateiformat: .CSV
• Spaltentrenner: Semikolon(;)
• Zeichenfolgentrenner: Anführungsstriche(")

• Dateiaufbau Importdatei:

• Die folgende Tabelle enthält die Attribute die über CSV übergeben werden müssen/können.
• Die Felder, die zwingend notwendig sind, haben in der Spalte 'Pflichtfeld' ein 'Ja'.
• Die Reihenfolge der Spalten können Sie frei wählen.
• Die erste Zeile muss die Spaltenüberschrift enthalten.
• Sofern das Attribut in der Importdatei nicht vorhanden ist, da es bspw. im Ausgangssystem kein Äquivalent hierzu gibt, kann beim Import immer ein 'Standardwert' zugeordnet werden.
  • Bsp. Sonstige Leistungen: Wenn es in der Importdatei kein Projekt gibt, kann beim Import ein Gemeinkosten-Projekt als Ziel-Projekt zugeordnet werden.

Beispiele zum Aufbau einer .csv-Datei

Beispiel Reisekosten:

"Mitarbeiter";"Projektname";"Kostensatz";"Datum";"Menge";"Einzelpreis";"Aktcode";"Beschreibung" - Die Überschriften MÜSSEN zwischen zwei Hochkommas stehen!

"Berbig Sabine";"Implementierung CRM-System";"Fahrt-km";21.07.2016;30;0,32;"Auslage MA (VL)";"Fahrt MUC - FRA"

Beispiel Sonst. Leistungen:

"Mitarbeiter";"Projektname";"Kostensatz";"Datum";"Menge";"Einzelpreis";"Aktcode";"Beschreibung" - Die Überschriften MÜSSEN zwischen zwei Hochkommas stehen!

"MA-unabhängig";"INT - Messeauftritt";"Druckkosten";21.07.2016;1;150,00;"NVL";"Druck Broschüren"

Schritt 6: Dieser Schritt ist nicht relevant für den Import von Kosten.

Schritt 7: Optionen für Importvorlagen (nur relevant für Reisekosten und Sonst. Leistungen [nicht für Zeiten])

Betragswerte (EKP, VKP) stammen aus

• der Quelldatei, d.h. die extern vorhandenen Werte der Quelldatei werden importiert (Standard). Die Preise der Kostensätze im Kosten-/Leistungsarchiv haben keine Bedeutung.
• dem Leistungsarchiv, d.h. die Vorlagenwerte (bspw. EKP- und VKP-Sätze) werden genutzt.

Einsatz: Beim Import von Produkt-Mengen, deren Preise Sie im Kostenarchiv vorab definiert haben. Oder bei KM-Sätzen mit getrennten Beträgen für EKP (Preis MA)und VKP (Preis Kunde).

Schritt 8: Felddefinitionen

• Die verschiedenen Bereiche Zuweisungsfelder, Alphanumerische Felder, Numerische Felder und Datums- und Zeitfelder finden Sie weiter unten beschrieben.
• [1. Spalte]: Der jeweilige Zuordnungsstatus wird über Symbole dargestellt:

• [2. Spalte]: Die 'Felder aus der Quell bzw. -Importdatei' (die Anzeige erfolgt dynamisch in Abhängigkeit der Inhalte der Datei) werden den PACS Feldern zugeordnet.
• [3. Spalte]: Die 'Felder in der PACS Datenbank' sind fix. Diese Felder werden nach '(Feld-)Typen' sortiert.
• [4. Spalte]: Wählen Sie bei der Spalte 'Felder aus Importdatei' die Auswahl '(Standardwert verwenden)', müssen Sie in der Spalte 4 diesen Standardwert festlegen. Dies gilt auch, wenn den PACS Pflichtfeldern keine äquivalenten Importdatei-Felder zugeordnet wurden.
• Währung und Betragswerte: Der Import Betragswerte erfolgt mit der beim Projekt definierten Projektwährung.

Verbinden Sie die Datensätze aus der importierten Datei mit den aus PACS (Zuweisungsfelder!)

Im oberen Bereich "Zuweisungsfelder" finden Sie verschiedene Felder aufgelistet. Bei diesen handelt es sich um Pflichtfelder, die 1:1 mit den Feldern in PACS übereinstimmen müssen. Der Import vergleicht Feldnamen und deren Inhalte (der Quelldatei) mit denen der PACS Datenbank. Übereinstimmungen (Zeichenfolgen) werden automatisch erkannt und als Vorschlag in der Zuordnungstabelle eingetragen.

Klicken Sie auf das Symbol in der 1. Spalte. Es öffnet sich diese separate Zuordnungstabelle. Hier müssen Sie die verschiedenen Feldnamen auswählen und miteinander verbinden.

Je nach Thema werden aus der Import- bzw. Quelldatei die vorhandenen Inhalte pro Feld dynamisch dargestellt. Die Spalte 'Auswahl' zeigt die möglichen PACS Auswahlalternativen.

• Wenn keine Übereinstimmung existiert und keine Alternative 'händisch' zugeordnet wurde, dann kann der Importvorgang nicht abgeschlossen werden (Abbruch Import). Es erfolgt keine automatisch, strukturelle 'Neuanlage' eines Quelldateiinhalts (also bspw. eines neuen Mitarbeiters oder Projektes).
• Hinweis zur Struktur der Anzeigenamen im Auswahlmenü: Die Anzeige erfolgt gemäß Definition unter Einstellungen | SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | Anzeigenamen ... (für Reisekosten -> 'Kostensatz Reisekosten allgemein' ; für Sonst. Leistungen -> 'Kostensatz Sonst. Leistungen allgemein').

Klicken Sie auf Ausführen, um den Import auszuführen.

Konstellation: Import einer Liste von Reisekosten mit variablen Bestandteilen (also bspw. Hotelkosten oder Taxikosten) und fixen Preisen für KM (0,30€ für MA [= EKP] und 0,70€ für Kunde [= VKP] )

• Für den Import stehen folgende Vorgehens-Varianten zur Verfügung:
• Variante1: Schritt 7: Auswahl Quelldatei -> Schritt 8: Zuordnungen Konsequenzen:
  • Zuordnung Kostensätze (bspw. KM-Sätze) haben nur hinsichtlich der namentlichen Zuordnung eine Bedeutung, keine preisliche.
  • Spalten EKP und VKP: die Beträge werden aus der Quelldatei entnommen (also die Km-Sätze)
• Variante2: Schritt 7: Auswahl Leistungsarchiv [also fixe, vorgegebene Sätze je Kostensatz) -> Schritt 8: Zuordnungen Konsequenzen:
  • Zuordnung Kostensätze (bspw. KM-Sätze): die Preise des Kostensatzes werden übernommen, bspw. KM für den MA 0,30€ (=EKP) und Berechnung an den Kunden 0,70€ (=VKP).
  • Spalten EKP und VKP: die Beträge werden aus dem Kostenarchiv übernommen. Bei Ausgaben für Hotel etc. ist das nicht geeignet, weil Sie ja nicht jeden Hotelpreis im Kostenarchiv pflegen möchten/können.
• Eine Kombination der beiden Varianten ist beim PACS Import-Assistenten leider nicht möglich (die KM-Sätze aus dem Kostenarchiv [Schritt 7, Auswahl Leistungsarchiv) und die Hotelkosten gemäß Eintrag in der Quelldatei (.csv-Datei).
• Zwei Lösungsansätze, wenn Sie für die Ingenieure/Beratern die VKP für KM nicht sichtbar machen möchten.
  • Alt. 1: Sie pflegen die VKP für KM nachträglich in die Excel-/.csv-Datei ein und importieren alle Kosten dieser Datei über Schritt 7 Auswahl „Quelldatei“ und Schritt 8-Zuordnungen (Kostensätze bzgl. der korrekten 'Namens' und Spaltenauswahl Quelldate zu den PACS Spalten EKP und VKP)
  • Alt. 2: Sie kopieren in Excel das Register und trennen die beiden Themen 'Km-Sätze' und 'andere Reisekosten' und importieren sie getrennt über den jeweiligen Weg:
    • Km-Sätze: Schritt 7 Auswahl Leistungsarchiv + Schritt 8 Zuordnung des richtigen Km-Satzes aus dem Leistungs-/Kostenarchiv
    • Andere Reisekosten: Schritt 7 Auswahl Quelldatei + Schritt 8 Zuordnung der richtigen Felder EKP und VKP der Quelldatei.

Definitionen nach '(Feld-)Typen'

Die Auflistung finden Sie weiter oben im Screenshot unter Schritt 8.

• Zuweisungsfelder

  • Belegland: Der Eintrag ist gemäß Definition.
  • Aktcode (Pflichtfeld): Generell legt dieser fest, ob eine Leistung an den Kunden verrechenbar (VL) oder nicht verrechenbar (NVL) ist. Bei Reisekosten wird darüber zusätzlich differenziert, ob die Ausgaben 'von MA bezahlt' (-> Erstattung über die Reisekostenabrechnung) oder 'von der Fa. bezahlt' wurden.
  • Kostensatz (Pflichtfeld): Dies dient zur Zuordnung der Ausgaben/Kosten zu einer Kostenart bzw. zu einem Kostensatz (bspw. Hotel, Übernachtung, Flugkosten, Druckkosten, Produktkosten). Die betraglichen Ausgaben/Kosten werden über das Feld 'Einkaufspreis (Einzelpreis)' definiert. Dieses wird mit dem Feld 'Anzahl multipliziert', um den Gesamtbetrag zu ermitteln.
  • Hinweis Reisekosten/fixe Kostensätze Einzelreise: Die Kostenarten 'Spesensatz', 'Übernachtung', 'Frühstücksabzug', 'KM' werden bei der Zuordnungsauswahl NICHT angeboten. Um für diese Kostensätze einen Import vornehmen zu können, müssen Sie diese Kostensätze explizit im Kostenarchiv anlegen (Vorsicht: Legen Sie diese nicht auf "MA-unabhängig" an, da sie sonst von allen MA eingesehen werden können. Dies kann zur Verwirrung führen. Wählen Sie eine Mitarbeiternamen, auf den normalerweise keine Kostensätze erfasst werden und für den der Benutzer ein Ansichtsrecht besitzt).
  • Mitarbeiter (Pflichtfeld): Grundsätzlich muss jede Position einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Insbesondere bei Sonst. Leistungen ist dies nicht immer möglich (bspw. wenn allgemeine Kosten wie Druckkosten oder Produktkosten einem Projekt zugeordnet werden sollen). Für diese Fälle müssen Sie den 'MA-unabhängig' auswählen. Alle importierten Sachkosten werden ihm zugeordnet.
  • Netto/Brutto: Die Betragswerte der Quelldatei können als Brutto- oder Nettowerte vorliegen.
    • Es wird aus dem Bruttobetrag eine eventuell enthaltene Vorsteuer herausgerechnet. Wichtig: Die Vorsteuersätze kommen aus dem Kostensatz (definiert im Kostenarchiv) und des dort zugeordneten Vorsteuersatzes. Ggf. vorhandene Vorsteuerschlüssel in der Quelldatei haben keinen Einfluss.
    • Werden Nettowerte importiert, spielt der Vorsteuersatz keine Rolle.
  • Projekt (Pflichtfeld): Es werden Ihnen allen 'buchbaren' Projekte zur Auswahl angeboten. Dies umfasst alle Projekte, für die der Benutzer ein Ansichts- bzw. Zugriffsrecht besitzt, die noch nicht den Projektstatus 'Abgeschlossen' besitzen und die mit keiner Erfassungssperre (Projekt/Register Allgemein: Haken Sperre) versehen sind.

• Alphanumerische Felder

  • Frei 4, Frei 5: Der Import erfolgt gemäß Definition. (Sie können entscheiden, ob Sie die Felder nutzen.)
  • Schritt: Dies wird grundsätzlich je Projekt definiert. Wenn die Importdatei 'Schrittnamen' enthält, werden diese immer eingetragen. Wenn bereits Schritte mit dem selben Namen/der selben Zeichenfolge existieren, werden die importierten Daten zu den bereits vorhandenen Schritten hinzugerechnet. Wenn nicht, werden die Schritte automatisch neu angelegt.
  • Beschreibung, Beschreibung2, Beleg-Nr.: Der Import erfolgt gemäß Definition. (Sie können entscheiden, ob Sie die Felder nutzen.)
    • Zur Nutzung der Felder Beschreibung2 oder Beleg-Nr. zu Kontrollzwecken erklären wir Ihnen weiter unten unter "Nach dem Import".

• Numerische Felder

  • Einkaufspreis (Einzelpreis): Sofern diese nicht aus dem Kostenarchiv (siehe Kostensatz) entnommen werden sollen (Auswahl Schritt 7), müssen Sie das entsprechende Feld aus der Quelldatei zuordnen. Berechnung: Einkaufspreis * Anzahl geleistet = Einkaufspreis gesamt.
  • Anzahl geleistet (Pflichtfeld): Standardwert 1
  • (Mögliche Ausnahmefälle: bei Reisekosten, wenn explizit gefahrene KM importiert werden sollen bzw. bei Sonst. Leistungen, wenn Stückzahlen zu einzelnen Produkten mit ausgewiesen werden sollen). Berechnung: Anzahl * Einkaufspreis (Einzelpreis) = Gesamt-Preis.
  • Verkaufspreis (Einzelpreis): Dies ist der an den Kunden berechneter Preis. Wenn kein Eintrag erfolgt, dann wird das Feld berechnet: Einkaufspreis = Verkaufspreis.
  • Service-Fee (%): Dies ist die Abweichung zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Bei Eintrag eines %-Satzes erfolgt die Berechnung: Einkaufspreis * Fee% = Verkaufspreis.

• Datums- und Zeitfelder

  • Datum 1, Datum 2: Diese Felder sind optional und nur relevant, wenn Sie diese in der PACS Kostenerfassung bereits nutzen.
  • Startdatum und Enddatum (Pflichtfelder): Datum der Leistung (ohne Uhrzeitanzeige).
    • Eine Excel-Datei mit Zeiten/Kosten, die importiert werden sollen, hat meistens nur ein Datumsfeld. Dieses Datum muss dann zwingend mit dem PACS Datenbankfeld "Startdatum" und dem PACS Datenbankfeld "Enddatum" gemappt werden. Wichtig: Wenn man nur das Startdatum mappt, dann wird als Enddatum das aktuelle Datum eingetragen, was dann zu falschen Ergebnissen bei der Suche nach Zeiträumen, der Ermittlung von Rechnungsleistungszeiträumen usw. führt.
    • Die Uhrzeit ist nur bei uhrzeitgenauer Zeiterfassung relevant (Startdatum mit Uhrzeit + Pause - Enddatum mit Uhrzeit = Anzahl geleistet).

Nach dem Import

• Importvorgang komplett löschen: Dies erklären wir Ihnen unter Import Schritte 1-2 und Button Verwaltung. Hierüber können Sie den kompletten Import wieder löschen.
• Kontrolle der importierten Daten:
  • Alle importierten Daten können Sie über die Bedienungsoberflächen nachbearbeiten (sofern in anderweitige Sperren greifen).
  • Zur Überprüfung der Vollständigkeit und/oder der korrekten Zuordnung zu Projekt oder Leistungssatz. Im Bereich REISEKOSTEN oder SONST. LEISTUNGEN ist die direkte Suche nur nach importierten Daten nicht möglich. (Dies wird in einer der nächsten PACS Versionen mit aufgenommen).
    • Workaround: Im Importassistent unter Schritt 8 können Sie weitere Qualifizierungen vornehmen.
    • Beschreibung2: Tragen Sie hier bspw. den Leistungssatznamen der Quelldatei ein.
    • Beleg-Nr.: Tragen Sie hier die Importkennung als Zeichenfolge ein, bspw. 'Import26-02'. Im Bereich REISEKOSTEN oder SONST. LEISTUNGEN können Sie über die "Erweiterte Suche" nach Datensätzen mit dem Inhalt 'Import26-02' suchen (Vorraussetzung, dass das Feld 'eingeblendet' ist. Falls dieses nicht sichtbar ist, kann man das Feld temporär für bestimmte Benutzerpgruppen/Level problemlos aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Spaltenanzeige | Register Reisekosten bzw. Sonst. Leistungen. Hier müssen Sie im rechten Bereich im Feld "Beleg-Nr." beim betroffenen Level einen Haken setzen).

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