Implementierung – Teil C, Phase II: Welche Daten sind wann wichtig?
Prio 1 bis Produktivstart vs. Prio 2 nach Produktivstart – mit Beispielen je Datenbereich.
Relevante Themen bevor Sie mit der PACS Software beginnen
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THEMA |
[Prio1]: BIS ZUM PRODUKTIVSTART |
[Prio2]: AUCH NACH PRODUKTIVSTART MÖGLICH |
BEMERKUNGEN |
| Mitarbeiter [Prio1] |
Legen Sie alle Mitarbeiter an Name, Vorname, Kontakttyp Benutzername, Passwort, Lizenzen und Zugriffsrechte Dropdown-Listen freischalten in dem Register Ressourcendaten Definieren Sie die Aktcodes & Berichte unter den Benutzerrechten |
Weitere Kontaktdetails definieren: Soll-Arbeitszeit: Wochentage + Arbeitsstunden (laut Arbeitsvertrag) Eintrittsdatum Arbeitszeitkonto | Urlaubsanspruch | Feiertage Kalk. Personalkosten Personalakte |
Tragen Sie dies direkt ein oder nutzen das Modul PACS Import Kontakte (Felder). |
| Kunden |
Kontakttyp, Firma, Name, Vorname, Anrede, Adresse und Kundennummer |
Kontaktdetails, Notizen Qualifizierungen Details für die Rechnungsstellung: USt.-ID (für Auslandkunden) usw. |
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| Weitere Kontakte |
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Interessenten Lieferanten |
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| Laufende Projekte [Prio1]
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Legen Sie alle Projekte an Kunden-/interne Projekte Name, Nummer, Auftraggeber, Projektleiter und Mandanten-Zuordnung Projektteam: Ansicht- und Zugriffsrecht der Mitarbeiter Tages-/Stundensätze der Mitarbeiter im Projekt (oder einheitlicher Satz) |
Vervollständigen Sie die Projektdaten: Auftragsvolumen: Honorar und Nebenkosten, Fremdleistungen, Kalkulierte Tage nach Festpreis Kalk. Projektvolumen (Preisobergrenze) Aufwand Angebotsdatum und Auftragsdatum Projektart und Projektgruppen Lieferantenaufträge |
Tragen Sie dies direkt ein oder über einen Datenbank Import via SQL-Skript (auf Anforderung schicken wir Ihnen hierzu die Dokumentation 'Migration Projektdaten' zu). Hier ist kein PACS Import vorhanden. |
| Geplante Projekte |
Zu diesem Zeitpunkt ist dies nur nötig, wenn Sie auf Projekte Ihre Zeiten & Kosten erfassen möchten (NVL). |
Projekte mit Status Akquise bzw. Angebot Inhalte: siehe laufende Projekte |
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| Erledigte Projekte |
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Projekte mit Status erledigt Inhalte: siehe laufende Projekte |
Dies ist nur relevant wenn Sie die Historie abbilden möchten. |
| Projektplan (nur in Verbindung mit Punkt 4 bis 6 relevant) |
Projektschritte und Projektphasen Dies ist wichtig, wenn die Mitarbeiter die Zeiten & Kosten auf diese Schritte erfassen müssen. |
Zeitbudget je Mitarbeiter pro Schritt und pro Monat, KW oder Tag |
Tragen Sie dies direkt schrittweise ein oder über eine XML-Datei oder DB-Import via SQL-Skript (auf Anforderung schickt Ihnen PACS hierzu die Dokumentation 'Migration Projektdaten' zu). |
| Zeiten & Kosten (Arbeitszeit und Reisekosten) [Prio 1] |
Bereiche Zeiten, Reisekosten Zeiten: Uhrzeiten, Projekt/Schritte, Beschreibung, Aktcode [VL/ NVL] Generelle und projektspezifische Eingabeprüfungen Reisekosten: Spesensätze (Standard oder von Ihnen definiert), relevante Kostenarten, KM-Pauschale Erfassungsoberflächen (Zugriff: Rich Client, Web Client, Mobile App |
Bereich Sonst. Leistungen (Fremdleistungen) Erfassungsoberflächen (Zugriff): nur der Rich Client |
Tragen Sie dies direkt ein oder über den PACS Import Zeiten & Kosten. |
| Existierende Zeiten & Kosten vor dem Produktivstart |
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Sie können auch rückwirkend die Zeiten & Kosten eintragen. Eintrag der laufenden Projekte bis zum Datum des Produktivstarts minus 1 Tag als Summe pro Projekt und Mitarbeiter als Monats-/Tageswerte pro Projekt und Mitarbeiter Ziel: Vollständigkeit jedes Projektes |
Hier gibt es eine Datumsgenaue Trennung der Werte vor der Einführung (= im Altsystem) und ab Produktivstart. Dies betrifft auch den Übertrag zum Arbeitszeitkonto der Mitarbeiter. |
| Reports und Berichte |
Definieren Sie welche Berichte, Daten und Rechte von Mitarbeitern und Key Usern benötigt werden. Ziel: Minimum aktueller Status |
Legen Sie fest, welche zusätzlichen Berichte und Daten benötigt werden für: Mitarbeiter und Key User Projektleiter (PL) Business Unit Manager Geschäftsführung |
Hier werden Ihre Anforderungen mit den PACS Standard-Reports abgeglichen. Und ggf. auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse angepasst. |
| Rechnungen und Zahlungen |
Struktur der Rechnungsnummern Rechnungsinhalte und -Layout Auftragsnummer und Datum Darstellung der Preise, Mitarbeiter, Anhang usw. Rechnungsvariante (Festbetrag, nach Aufwand, NK-Pauschalen, etc.) Ziel: Abbildung gewünschter/ benötigter Strukturen Die PACS Standard-Formulare (Rechnung, Gutschrift, Mahnungen) werden mit Ihren Anforderungen abgeglichen. Und ggf. werden die Formulare angepasst. |
Tragen Sie die bereits gestellten Rechnungen und Gutschriften für die Projekte nach. Ziel: Vollständigkeit der Projekte |
Tragen Sie dies direkt ein oder über den PACS Import Rechnungen/ Zahlungen. |
| Vertrieb und Akquise |
Siehe Punkt 5 zu Ihren geplanten Projekten mit dem Status Akquise bzw. Angebot. |
Tragen Sie bereits erstellte Angebote, Akquisiteur, Auftrags-wahrscheinlichkeit, Provision usw. nach Geplante Zeiten siehe Punkt 7 Projektplan |
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