Implementierung: Mitarbeiter (Checkliste)

Zu Content springen

Kontakt

Wir haben hier eine Checkliste für Sie zusammengestellt, bei der Sie die einzelnen Punkte als Erledigt markieren können.

Sie können die Ressourcendaten über PACS | Kontakte | Kontaktverwaltung | (Unter-)Register Ressourcendaten aufrufen.

	THEMA	EINGABE, EINSTELLUNG & KONSEQUENZEN
	Anmeldedaten	Benutzername Die Logindaten können Sie frei vergeben. Tipp: Wählen Sie den Windows-Loginname (Benutzername), da sich die Benutzer diese Logindaten einfacher merken können. Es ist kein Import und auch keine Übernahme aus dem ActiveDirectory möglich. Passwort Das Passwort können Sie frei vergeben. Mehr zu den Konventionen finden Sie unter Ablauf: MA anlegen. 1. Schritt: Festlegung des Passwortes durch Key User bei der Erstanlage 2. Schritt: Möglichkeit der Änderung durch Mitarbeiter nach dem ersten Login (Recht zur Änderung kann beschränkt werden) Lizenztyp Bei der PACS Software wird unterschieden zwischen Voll-Lizenz: Standard-Mitarbeiter mit durchschnittlicher Erfassungs- und Nutzungshäufigkeit, unabhängig davon, ob festangestellt oder freiberuflich. Teil-Lizenz: Dies ist nur max. 50% der Voll-Lizenz. Die Zuordnung ist nur max. je nach Lizenzkauf möglich. Mitarbeiter ohne Lizenz: Dies ist nur für Personen geeignet, die für sich selbst keine Zeiten & Sachkosten erfassen. (Ansonsten ist die Erfassung für Dritte und die Bedienung aller Funktionen möglich.) Zugriffslevel-Zuordnung Übersicht zu den PACS Standarddefinitionen der Zuordnung der Profile finden Sie unter Profillevelzuordnung. Die Levelzuordnung hat Auswirkung auf die funktionale Rechte des Benutzers. Sie können die Zuordnung jederzeit angepassen. Alle Mitarbeiter mit dem selben Level haben die selben Rechte. Dies betrifft das Recht zum Aufruf eines Fensters (bspw. Kontaktverwaltung oder Projektstammdaten bearbeiten) oder Funktionsbereiche. Das heißt, wenn Berater bzw. Ingenieure keine Kontakte oder Projektstammdaten sehen sollen, müssen Sie diese einem Level zuordnen, der den Aufruf dieser Bereiche sperrt. Anzeige von Feldern und Spalten bei ZEITEN, REISEKOSTEN und SONSTIGE KOSTEN Automatische Zuordnung von personenbezogenen Rechten für Projekte: Zum Beispiel bekommt der eingetragene Projektleiter automatisch das Ansichtsrecht bei Neuanlage eines Projektes mit seinem Namen als Projektleiter. Oder Mitarbeiter des Levels bekommen immer das Ansichtsrecht für neu angelegte Projekte (bspw. Key User oder Geschäftsführer), dass sie immer alle Infos als Suchergebnis angezeigt bekommen. Andere Mitarbeiter: Zum Beispiel erhalten alle Mitarbeiter eines Levels das automatische Ansichtsrecht für den neu angelegten Mitarbeiter. Wichtig: Die Ansichtsrechte für Projekte, Mitarbeiter, Aktcodes, Reports sind davon nicht betroffen und können unabhängig vom Level vergeben werden. Sie erhalten einen Überblick über die Einstellungen (Standardeinstellungen), wenn Sie den Report 'System-Konfiguration . Berechtigungen je Benutzer-Zugriffslevel' aufrufen unter Controlling & Berichte \| Reports \| Ordner System/Konfiguration (siehe Downloadlink).
	Qualifizierung des Mitarbeiter-Kontaktes	Kontakttyp: Dies dient Ihnen zur Unterscheidung von festen und freien Mitarbeitern. Dies hat keine Auswirkung auf die PACS Lizenzierung. Adresse des Mitarbeiters: Die Postanschrift können Sie über den Button im Unterregister Kontaktdaten eintragen. Hinweis: Sie müssen hier auch die Postanschrfitschablone im Feld rechts daneben anpassen. Dann wird die private Adresse zur Anzeige hergenomen. (Oben im Bereich sehen Sie die Firmenadresse). Mitarbeiter-Personalnummer: Tragen Sie dies über Im Feld Kontaktnummer ein. Dropdown-Anzeige: Gehen Sie dazu zu dem Unterregister Ressourcendaten. Hier können Sie bei 'Für Dropdown-Listen freischalten' wählen, welche Mitarbeiter in welchen Auswahlmenüs in den unterschiedlichen Bereichen angezeigt werden. Beteiligter (zur Auswahl unter Projektverwaltung \| Register BETEILIGTER) Kontaktverwaltung (zur Auswahl im Register KONTAKTE) Wiedervorlage (zur Auswahl unter KONTAKTE \| WV Kontakte) Projektleiter (zur Auswahl unter Projekt neu anlegen bzw. bearbeiten. Dies ist eine Pflichtauswahl bei Anlage eines Projektes.) Akquisiteur/Vermittler (zur Auswahl unter PROJEKTAKQUISE oder PROJEKTVERWALTUNG \| Provisionen \| Akquisiteur)
	Arbeitszeitregelung	Sie können die Arbeitszeitregelung unter KONTAKTVERWALTUNG \| Ressourcendaten festlegen. Hier gibt es einen Bereich Pensum. Hier können Sie die Soll-Arbeitszeit je Mitarbeiter festlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Pensum. Diese Einstellungen sind die Basis für die Berechnung von Arbeitszeitkonten und die Anzeige von verfügbaren Kapazitäten nach den Planungen unter Projektplan \| MA-Zielvorgaben. Über SYSTEM-KONFIGURATION \| RESSOURCEN \| Arbeitszeitregelung können Sie die Standard-Arbeitzeit und die Standard-Arbeitszeitkonten festlegen.
	Sammeleintrag Feiertage	Sie können Feiertage und sonstige 'firmenspezifische Feiertage' je Mitarbeiter eintragen. Dies umfassen die offiziellen Feiertage je Land/Bundesland und die firmenspezifische Feiertagsregelungen (bspw. Heilig Abend und Silvester sind 0,5 Feiertag) In der Regel stellen wir Ihnen jährlich eine aktualisierte Feiertagsdatei zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie die Feiertagsdateien auch selbst anpassen. Klicken Sie dafür die Datei mit rechter Maustaste an und klicken Öffnen mit > Editor. Mehr Infos dazu finden Sie in der PACS Online Hilfe unter Bereich Pensum.
	ORGANISATION \| Business Unit (Kostenstelle bzw. KSt.)	Business Units dienen im PACS System zur Zuordnung von Mitarbeitern zu einer Abteilung/Unit. Der Mitarbeiter kann in der Projektzeiterfassung natürlich trotzdem zu allen Projekten die eigenen Zeiten & Kosten zuordnen. Unabhängig davon, ob es sich um ein Projekt der eigenen oder einer fremden Business Unit handelt. Business Units können individuell angelegt werden unter PACS \| Einstellungen \| System Konfiguration \| Rechte und Organisation \| Business Units und Verantwortungen Die Zuordnung einer Business Unit zu einem Mitarbeiter ist die Voraussetzung zur Ermittlung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und die Basis für die Anzeige des Mitarbeiters beim Profil Business Unit Verantwortlicher (für die Mitarbeiter der Business Unit) zur Freigabe von Zeiten & Kosten oder zur Anzeige in Reports.
	ORGANISATION \| Karrierestufe	Karrierestufen können Sie individuell anlegen unter PACS \| Einstellungen \| System Konfiguration \| Kontakte \| Qualifizierungen \| Register Karrierestufen. Durch die Zuordnung der Karrierestufe zu einem Mitarbeiter können Sie in Reports verschiedene Mitarbeiter gleicher Karrierestufe zusammenfassen. Und in Rechnungsformularen können Sie Mitarbeiter nach Karrierestufe sortieren (Partner vor Junior, über die Nummernstruktur sortierbar), ohne jedoch die Karrierestufe/-Nr. explizit anzuzeigen). Tipp von uns: Sie können die erste Spalte alphabetisch sortieren, indem Sie auf die erste Beschreibung/erste Zeile der Spalte klicken. Zusätzlich können Sie auch die zweite Spalte alphabetisch ordnen. Dazu müssen Sie die Shift-Taste drücken und wieder auf die Beschreibung/erste Zeile der Spalte klicken.