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Zeiten und Kosten freigeben

So beantragen Mitarbeiter Freigaben – und so genehmigen Verantwortliche Zeiten, Kosten und Abwesenheiten (Web Client/Rich Client/Mobile App).

Die notwendigen Voraussetzungen bzw. Einstellungen zur Nutzung der Freigaben finden Sie unter Zeiten & Kosten - Freigaben/Genehmigungen (Überblick).

Grundlagen der Bedienung

  • Die Zeiten & Kosten können einzeln oder über Mehrfachmarkierungen frei gegeben werden.

  • Die Freigabe kann für externe Kundenprojekte oder für interne Projekte/Abwesenheitsprojekte wie Urlaub oder Sonderurlaub erfolgen (siehe Zeiten - Abwesenheiten verwalten). Hinsichtlich der Bedienung gibt es hier keine Unterschiede.

  • Die Freigabe erfolgt mittels 'Freigabe' Markierung (= keine Freigabe, = Freigabe Mitarbeiter und = Freigabe Verantwortlicher GF, Business Unit Manager, Projektleiter, Key User, bzw. = Endgültige Freigabe durch einen zweiten Verantwortlichen (GF, Business Unit Manager, Projektleiter, Key User).

  • Die Markierung führt zu einer 'Sperre' der Position (Zeile ist grau markiert und das Icon Sperre wird sichtbar.) Parallel zur Markierung wird in der Datenbank auch das Datum der Freigabe vermerkt. (Dies ist nicht an der Oberfläche sichtbar.)

  • Die Freigabe-Funktionen können in Kombination mit dem PACS Benachrichtigungssystem genutzt werden. Die notwendigen Voraussetzungen bzw. Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für die Nutzung des Benachrichtigungssystems und bei E-Mail-Versand.

(1) Bedienung der Mitarbeiter-Freigabe/Antrag zur Genehmigung einer Projektzeit oder eines Urlaubstages

  • Die Mitarbeiter-Freigabe Zeiten & Kosten kann über alle PACS Bedienungsoberflächen vorgenommen werden (Mobile App, Web Client, Rich Client).
  • Die Freigabe erfolgt im Benutzerprofil Mitarbeiter: Der Mitarbeiter gibt die eigenen Zeiten, Reisekosten, Sonstige Leistungen frei bzw. beantragt Urlaub bzw. Sonderurlaub.

So gehen Sie vor bei der Mitarbeiter-Freigabe

  • Erfassen Sie (als Mitarbeiter) die Zeiten- oder Kosten-Position für das betreffende Projekt über eine der Bedienungsoberflächen Mobile App, Web Client oder Rich Client.

  • Dann markieren Sie (Mitarbeiter) die einzelnen Positionen per Haken oder die gesamte Auswahl.
  • Über Auswahl MA-Freigabe erfolgt die Freigabe durch Sie (= Antrag zur Genehmigung). Die betroffenen Positionen werden mit (= Freigabe MA) markiert. Zudem werden sie gesperrt.
  • Zusätzlich öffnet sich das Fenster Aufgaben (sofern das Benachrichtigungssystem aktiviert ist):
    • Wählen Sie hier den korrekten Ansprechpartner für die Genehmigung. Als Empfänger können Sie Erst-Empfänger und Kopie-Empfänger eingetragen werden. Setzen Sie einen Haken, wenn die Nachricht auch per E-Mail verschickt werden soll.
      • Rich Client: Die einmal von Ihnen vorgenommene Auswahl bleibt für die nächste Aufgabe.
      • Web Client: Die Auswahl muss bei jedem Aufruf des Fensters Aufgabe neu definiert werden.

    Hinweis: Der E-Mail-Versand erfolgt an den 'Hauptempfänger' und an 'CC'.

    • Die angezeigten Standard-Texte für Betreff & Nachricht werden in der PACS System-Konfiguration definiert (mehr Informationen zur Definition der Aufgabenvorlagen-Texte). Diese Texte können Sie im Fenster individuell anpassen oder ergänzen. Hinweis: Texte/Platzhalter wie '$EMPFAENGER_BRIEFANREDE$' werden beim Versand automatisch von PACS ausgefüllt.
    • Bei Klick auf 'OK' wird die Aufgabe an den definierten Empfänger versandt.

    So setzen Sie die MA-Freigabe zurück

    • Die Zurücknahme durch Sie (Mitarbeiter) ist nur möglich, wenn das Fähnchen Freigabe Mitarbeiter noch zugeordnet ist (also wenn die beantragte Position vom Vorgesetzten noch nicht genehmigt wurde).

    • Markieren Sie einzelne Positionen per Haken oder die gesamte Auswahl. Entfernen Sie dann die Markierung über Auswahl MA-Freigabe zurücksetzen.

    • Die Positionen können Sie im Anschluss wieder bearbeiten.

    • Zur Durchführung der Benachrichtigung, siehe oben.

    Ergebnis beim Mitarbeiter

    Rufen Sie (als Mitarbeiter) den Funktionsbereich eines Bereichs auf, sind die betroffenen Zeiten …
    • final genehmigt, wenn die Markierung finale Genehmigung eines zweiten Verantwortlichen zugeordnet ist. Sie können die Position selbst nicht mehr ändern oder löschen. (Dies ist nur relevant, wenn die Verantwortlichen Genehmigung beim Projekt als zweistufige Genehmigung definiert wurde.)
    • genehmigt, wenn die Markierung Genehmigung des Verantwortlichen zugeordnet ist. Sie können die Position selbst nicht mehr ändern oder löschen.
    • abgelehnt, wenn die Markierung keine Genehmigung bzw. Zurücksetzen der ursprünglichen Markierung zugeordnet ist.
    • noch nicht bearbeitet, wenn die Markierung noch auf Mitarbeiter beantragt steht.
    Parallel können Sie die vom Verantwortlichen geschickte Nachricht (textlicher Info) ansehen. Die erhaltenen PACS-internen Nachrichten werden im Bereich Meine Nachrichten angezeigt.
    • Um eine Nachricht zu lesen, müssen Sie in der Spalte Lesen auf Auswahl klicken.
    • Markierung/Statusänderung von noch nicht gelesene Nachrichten zu gelesene Nachrichten.

    (2) Bedienung der Genehmigung bzw. Verantwortlichen-Freigabe (Genehmigung einer Projektzeit oder eines Urlaubstages)

    • Die Verantwortlichen-Freigabe Zeiten & Kosten kann nur über die PACS Bedienungsoberflächen Web Client oder Rich Client vorgenommen werden.
    • Wer die Verantwortlichen sind, wird jeweils direkt beim Projekt definiert (Feld 'Freigabepflichtig' unter PROJEKTVERWALTUNG | (Unter-)Register ALLGEMEIN)

    Verantwortlichen-Freigabe bzw. Genehmigung - Betroffene Benutzerprofile (abhängig vom Recht des Profils; siehe Benutzerprofil-Rechte (Überblick))

    • Profil Projektleiter: Projektleiter genehmigt für 'eigene' Projekte die gebuchten Leistungen der Mitarbeiter.
    • Profil Business Unit Manager: Business Unit Manager genehmigt als organisatorisch Verantwortlicher für das Projekt (Business Unit Manager Projekt) oder als organisatorisch Verantwortlicher für den Mitarbeiter (Business Unit Manager Mitarbeiter).
    • Profil Geschäftsführer (Mandant): Der GF genehmigt als organisatorisch Verantwortlicher für die rechtliche Einheit 'Mandant' die Leistungen der betroffenen Projekte.
    • Profil Key User: Key User genehmigt Leistungen der Projekte, für die er als Verantwortlicher eingetragen ist.

    Suche und Auswahl der zu genehmigenden Positionen

    • [SELEKTION ALTERNATIVE 1]: Die Auswahl der freizugebenen Positionen erfolgt automatisch, wenn Sie im Bereich Nachrichten & Aufgaben | Benachrichtigungen auf 'Meine Aufgaben' klicken.
    • Klicken Sie dort bei der Nachricht des Mitarbeiters auf Wechseln zu verknüpften Daten (alternativ kann die Auswahl auch über Menüleiste getroffen werden). Es wird dann automatisch in den betreffenden Bereich gewechselt und die 'zu genehmigenden Zeiten/Kosten werden Ihnen angezeigt.
      • Mögliche Einstellung/Alternativauswahl unter SYSTEM-KONFIGURATION | AUFGABEN | ALLGEMEIN: Definieren Sie im Bereich 'Standard-Ziel bei Wechsel zu verknüpften Aufgaben des Typs "Verantwortlichen-Freigabe Zeiten" und "Endgültige Freigabe Zeiten" und wählen einen Funktionsbereich ZEITEN oder ZEITEN-KW.
    • [SELEKTION ALTERNATIVE 2]: Eigene Auswahl der/des betroffenen Mitarbeiters. Dazu erfolgt im Bereich Zeiten (oder Kosten) die Selektion der 'MA-Freigaben/Beantragungen' über den Filter 'Freigabestatus'. Bei der Suche nach beantragten Freigaben betrifft dies die Auswahl 'Freigabe Mitarbeiter'.
      • Als Projektleiter wählen Sie zum Beispiel im Benutzerprofil Projektleiter das betroffene Projekt und als MA-Auswahl '(Alle gem. Profilrecht)' oder einen einzelnen Mitarbeiternamen.
      • Nach dem Klick auf Suchen bekommen Sie die betroffenen Mitarbeiter-Zeiten angezeigt.
    • Die jeweils angezeigten Positionen können Sie einzeln per Haken auswählen oder die gesamte Auswahl markieren.
    • Anschließend können Sie die Positionen über Auswahl - Verantwortlichen Freigabe genehmigen.
    • Der Verantwortliche kann zusätzlich eine Nachricht an den Mitarbeiter schicken, dass der Urlaub genehmigt ist: Dazu müssen Sie zurück zum Register 'Meine Aufgaben', in der Zeile auf den Button Antworten klicken. Die Antwort wird beim betroffenen Mitarbeiter im Bereich 'Meine Nachrichten' angezeigt.

    Fehlende Berechtigung zur Freigabe bzw. Genehmigung für einzelne Positionen

    • Dies tritt bspw. bei der Konstellation auf, wenn zur Freigabe-Berechtigung bei einem Projekt nur der 'direkte Vorgesetzte' definiert ist. Aber ein Key User aus dem Back Office sieht diese Leistungen ebenfalls und der Key User hat grundsätzlich auch das Recht zur Freigabe/Genehmigung (nur für andere Mitarbeiter oder Projekte). Der Key User kann in diesem Fall die Freigabe nicht vornehmen. Beim Versuch erscheint eine entsprechende Meldung.
    • Bei fehlender Berechtigung für einzelne Positionen wird die Freigabe-Funktion nicht ausgeführt.
    • Einsatzfall: Ein Business Unit Manager muss sich eigene Zeiten oder den eigenen Urlaub bei seinem Vorgesetzten genehmigen lassen. Der Business Unit Manager erfasst im Benutzerprofil Mitarbeiter die eigenen Zeiten oder Kosten. Wie alle anderen Mitarbeiter markiert er/sie diese Zeiten und über Auswahl MA-Freigabe schickt er/sie die Information an den Vorgesetzten.
    • Einsatzfall - keine Verantwortlichen-Freigabe/Genehmigung durch den Verantwortlichen: Markieren Sie die betroffenen einzelnen Positionen per Haken oder die gesamte Auswahl. Anschließend müssen Sie auf Auswahl - Freigabe komplett zurücksetzen klicken. Diese Demarkierung der Freigabe kann notwendig sein, wenn der Vorgesetzte mit den Positionen nicht einverstanden ist. Damit kann der Mitarbeiter wieder Änderungen an den Positionen vornehmen.