Datenexport in PACS durchführen: Exportbereiche und Exportvorlagen

Die Exportalternativen werden über PACS | Schnittstellen & Dokumente | Datenexport aufgerufen.
Der PACS Export ermöglicht Ihnen einen strukturierten Export von Datensätzen in eine Textdatei [.txt, .csv] oder MS Excel-Datei.
Anschließend können Sie aus dieser Zieldatei die Daten in eine Drittapplikation importiert werden.
Folgende Export-Bereiche bietet PACS an
(Der Aufruf ist jedoch nur möglich, wenn die Modul-Lizenz eingespielt ist und der Benutzer das Recht zum Aufruf besitzt):

Ausgangsrechnungen: zur Bereitstellung der Daten in der Export-Datei, um sie in die Fibu importieren zu können.
Eingangrechnungen (Lieferanteneingangsrechnungen): zur Bereitstellung der Daten in der Export-Datei, um sie in die Fibu importieren zu können.
Kontakte: als Liste oder für MS Outlook
Export Kosten (Sachkosten): Reisekosten und Sonst. Leistungen/Sachkosten (zur Bereitstellung der Daten in der Export-Datei, um sie in die Fibu importieren zu können.)
Zahlungen zu Ausgangsrechnungen: zur Bereitstellung der Daten in der Export-Datei, um sie in die Fibu importieren zu können (bspw. zur Zuordnung zu den bereits gebuchten Forderungen in der Fibu).
Zeiten : Liste aller Ist- oder Plan-Zeiten der einzelnen Mitarbeiter in den Projekten (auch Urlaubstage und Sonst. Abwesenheiten).

Definition einer Exportvorlage

Für jeden einzelnen Exportbereich kann eine oder können mehrere Exportvorlagen für den wiederkehrenden Datenexporte definiert werden. In diesen Strukturvorlagen werden Datensatzstrukturen (einmalig) festgelegt:
- Im ersten Register Spaltenstruktur legen Sie dazu fest, welche Felder in welcher Reihenfolgen und mit welchen Feldnamen (Alias-Namen) exportiert werden sollen.
- Im zweiten Register Umfang der zu exportierenden Daten legen Sie den Umfang der zu exportierenden Daten fest
- Im dritten Register 'Ausgabeformat & Export-Durchführung' legen Sie das Exportformat fest (.csv, xls) und starten den Export in die angegebene Exportdatei.
Ausgangspunkt für die Definition einer Exportvorlage bilden die Anforderungen der importierenden Anwendungen der Finanzbuchhaltung bzw. ERP (wie bspw. Datev, Lexware, Sage oder SAP, MS Navision/Dynamics) oder Kontakt- bzw. Terminverwaltungssysteme (wie bspw. MS Outlook). Diese Daten-importierenden Systeme geben die Strukturen vor.
Da unterschiedlichste Systeme, Programmversionen und Datenstrukturierungen existieren bzw. eingesetzt werden, gibt es nicht 'den' Standard für alle. Daher müssen die Vorlagen i.d.R. individuell angepasst werden. PACS liefert dazu eine flexible Infrastruktur (und natürlich einen entsprechenden Erfahrungsschatz), damit eine schnelle Umsetzung möglich ist.

Sie (der Kunde) ermitteln die benötigten Strukturen für den Import (bspw. bei Fibu-Daten ggf. in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater):

- - Reihenfolge der Datensätze, Datensatztrenner, notwendige Formate der einzelnen Datensatzfelder
  - Fibu Kontonummern-Strukturen (ggf. notwendige Abbildung in PACS Daten)
  - Kennzeichnung Automatikkonten, Buchungstexte
Klärung/Abstimmung der Inhalte mit PACS und ggf. Umsetzung durch PACS

- Zusendung der Infos an PACS
- Umsetzung der Exportstrukturen in der "Export-Vorlagendatei" durch PACS

Lieferung durch PACS
- Einbinden der "Export-Vorlagendatei" in das PACS System
- Test des Gesamtablaufs, ggf. Feinabstimmung von Inhalten

So rufen Sie den Export auf, definieren Exportvorlagen (Spaltenstruktur, Datenumfang, Ausgabeformat) und stimmen Strukturen mit Drittsystemen ab