Datenexport: Datenumfang festlegen (Schritt 2)

Definieren Sie, welche Datensätze exportiert werden sollen. Es können entweder immer alle existierenden Datensätze (also der komplette Datenbestand) exportiert werden oder Sie legen über welche Datensatzauswahlfilter fest, welcher Datenumfang exportiert werden soll.

Datensatzauswahlfilter können pro Exportalternative unterschiedlich definiert sein.

Export von Kosten (Sachkosten) nach Kostenarten (Beispiel Reisekosten)

• In PACS werden die Kosten nach Kostensätzen erfasst (Kostensätze "PKW Mietwagen" und "Bus/Bahn/Taxi").
• Die PACS Datenbasis für die Abbildung in einer Fibu Aufwandskontenstruktur bildet der Eintrag der Kontonummer gemäß Kontenrahmen im PACS Kostenarchiv (wichtig: dies muss vor Erfassung von Kostenpositionen durch die Mitarbeiter erfolgen). Die Kontonummernvergabe erfolgt für die Kosten getrennt in den Registern Reisekosten | Sonst. Leistungen (Sachkosten) für jede Leistungssatzposition.
• Nicht in PACS verwaltete Feldinhalte (bspw. Kontonummern der Fibu): Die nicht in PACS verwalteten Bestandteile müssen i.R. des Customizing in den Export-Vorlagen hinzugefügt werden.

Beispiele Zusammenfassung Reisekosten:

Als Ergebnis des Exports erhält der User eine Exportdatei, die wie folgt aussieht: "Waehrung";"Konto-Nr";"Projekt-Nr";"Betrag brutto";"Kostensatz Bezeichnung1";"Beschreibung 1";"Beleg-Nr";"Vorsteuer_Proz";"Mitarbeiter" "EUR";"6663";"P3654";"+35,00";"Bus/Bahn/Taxi";"München Flughafen-Stadtmitte";"82563";"19.00";"Berbig"

Export von Ausgangsrechnungen

• In PACS werden Rechnungen beim Projekt in der Struktur Honorar und Nebenkosten abgelegt. Die Zusammensetzung von Honorar und Nebenkosten basiert entweder auf einzelnen Zeiten & Kosten (die Rechnung ist mit den Einzel-Zeiten, -Reisekosten und -Sonst. Leistungen verknüpft) oder werden als fixe Beträge in die Felder eingetragen (Festbetragsrechnung; keine Verknüpfung mit Zeiten und Kosten).
• Um eine Übereinstimmung der PACS-Strukturen und der Zuordnung der Buchhaltungskonten zu erhalten, muss im Schritt 1 Spaltenstruktur die Alternative 'Vordefinierte Spaltenstruktur' gewählt werden, damit dort der Rechnungsbetrag nach der Fibu-Kontenstruktur aufgeteilt wird.
• PACS Datenbasis für die Abbildung in einer Fibu-Kontenstruktur (Beispiel):
  • Alternative 1: PACS Leistungsarchiv | Register Zeiten | Reisekosten | Sonst. Leistungen: Eintrag der Umsatzkonto-Struktur bei jeder Leistungssatzposition. Der Einsatz ist jedoch nur bei Systemrechnungen möglich, d.h. wenn nur Rechnungen über Einzel-Zeiten & Kosten (Zeiten, Reisekosten, Sonst. Kosten) erstellt werden. Die Handhabung ist flexibel hinsichtlich der Vergabe (und Änderung) der Konto-Nr., da die Nummer von Ihnen (dem Kunden) jederzeit selbst definiert und geändert werden kann. Werden von den Mitarbeitern Zeiten, Reisekosten oder Sonst. Leistungen gebucht, wird immer die Kontonummer parallel in die Datenbank eingetragen und steht als Strukturierungskriterium zur Verfügung.
  • Alternative 2: Berücksichtigung der möglichen Kombinationen der Rechnungsstellung in PACS in der Vorlagendatei. Untergliederung nach

i. Honorar | Nebenkosten

ii. Zeiten | Reisekosten | Sonst. Leistungen

iii. Rechnungen über Einzel-Zeiten & Kosten (Systemrechnungen) oder Festpreis-Rechnungen (benutzerdefinierte Rechnungen)

Erfolgt keine Hinterlegung der Kontonummer im Leistungsarchiv (siehe Alternative 1) und werden auch benutzerdefinierte Rechnungen gestellt. So müssen für die einzelnen Strukturierungsvarianten in der Export-Vorlagedatei die Buchhaltungskontonummern hardcodiert in der Exportdatei hinterlegt werden.

Beispiel der Unterteilung  der in PACS erstellten Rechnungen in Umsatzklassen

• Das hier vorgestellte Beispiel (PACS Standard) muss auf die individuellen Konten und Umsatzzugehörigkeiten des Kunden angepasst werden.
• Als Ergebnis des Exports erhält der User eine Exportdatei, die wie folgt aussieht: "Waehrung";"VorzBetrag";"RechnNr";BelegDatum";Belegtext";"UstSatz";"BU";"Gegenkonto";"Kost1";"Kost2";"Kostmenge";"Nachricht"; "EUR";"+1000,00";"R456";"02.07.";"5.Rechnung";"19.00";"4010";"1";"Export aus PACS" "EUR";"+1256,10";"R404";"02.07.";"10.Rechnung"………….

• Diese Datensätze bilden die Basis für den Import in die Finanzbuchhaltung.