Zu Content springen
Support-Anfrage
Kontakt
  • Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist.

Eingabeprüfungen (Zeiten & Kosten)

So steuern Sie zentrale Regeln für die Erfassung – inkl. projektspezifischer/übergreifender Prüfungen und optionaler E-Mail-Warnungen.

Eingabeprüfungen

  • Neben den Pflichteingaben für Zeiten und Kosten (Auswahl Datum, Projekt, MA-Name, Leistungssatz und Aktcode) können Sie über Eingabeprüfungen weitere Regelungen zur Eingabe von Zeiten und Kosten zentral definieren. Diese Regelungen können projektspezifisch oder projektübergreifend sowie mitarbeiterspezifisch oder mitarbeiterübergreifend sein:
    • Projektübergreifend: bspw. Pflichtfeld Beschreibung
    • Projektspezifisch: bspw. Warnmeldung, wenn 75% des Projektbudgets verbraucht wurden
    • Mitarbeiterübergreifend: bspw. Warnmeldung bei Erfassung von Zeiten/Kosten auf Feiertage oder Wochenenden
    • Mitarbeiterspezifisch: bspw. Erfassung von maximal 8 Stunden pro Tag
  • Sind die definierten Voraussetzungen für die Eingabe nicht erfüllt, verweigern die Eingabeprüfungen die Eingabe (das Speichern) von Zeiten bzw. Kosten für den Mitarbeiter. Die Mitarbeiter bekommen direkt eine entsprechende Meldung angezeigt. Er/sie korrigiert den Eintrag im Anschluss und kann erst dann die Eingabe speichern.

Info-Meldung via E-Mail an den Projektleiter oder das Controlling (optional)

  • Bei Auslösung einer Warnmeldung durch eine Eingabeprüfung kann die Meldung (zusätzlich zur Anzeige direkt bei der Erfassung) als E-Mail versendet werden an den/die Projektleiter sowie weitere E-Mail-Adressen.
  • Dadurch ist folgender Ablauf möglich:
    1. Ein Mitarbeiter erfasst die geleisteten Projektzeiten.
    2. Eine aktivierte Eingabeprüfung löst eine Warnmeldung, bspw. aufgrund der Überschreitung eines bestimmten Prozentwerts des Projektbudgets, aus (bspw. bei Überschreitung von 50%, 75% oder 100% des Budgets).
    3. Der erfassende Mitarbeiter bekommt diese Info direkt über die Warnmeldung.
    4. Der Projektleiter (bzw. Stellvertreter) sowie sonstigen Dritte erhalten zusätzlich die Info per E-Mail.

Wichtig: Der Versand greift nur bei Eingabeprüfungen, die eine Warnmeldung erzeugen (also Eingabeprüfungen mit Aktion = "Zulassen + Warnen" oder "Zulassen + Warnen + Projekt sperren"). Eingabeprüfungen, die die Eingabe verweigern (also Eingabeprüfungen mit Aktion = "Eingabe verweigern"), erzeugen keine E-Mail.