Eingabefelder und Inhalte (Zeiten)

• Die Anzeige einzelner Eingabefelder sowie deren Reihenfolge im Bereich ist abhängig von der Firmenkonfiguation und individuellen/persönlichen Einstellungen

  • Firmenindividuelle Konfiguration: einzelne Felder können ein- oder ausgeblendet werden.
    • Dies erfolgt zentral durch den Key User unter PACS > Einstellungen > System-Konfiguration > Zeiten + Kosten > Spaltenanzeige > Abwesenheiten o Zeiten o Zeiten-KW)
  • Eigene individuelle/ Einstellungen unter unter Profil >  Benutzereinstellung, wie bspw. Dropdown-Auswahl, Voreinstellung Suchzeitraum, ZEITEN KW: Standard Kommen-Gehen-Pause.

Bedienung

• Bei der Eingabe ist der schnelle Wechsel zwischen den Eingabefeldern über die Tab-Taste möglich.
• Der Umfang der angezeigten Felder ist abhängig von:
  • Den softwareseitig festgelegten Pflichteingaben [Pflicht]
  • Den aktivierten Feldern durch die Firma [optional].

Erläuterungen zu den einzelnen Feldern

• Start (Datum) [Pflicht]
  • Leistungesdatum/Beginn der Tätigkeit

• Start-Datum + Start-Uhrzeit + Pause + End-Uhrzeit [Uhrzeiten optional] 

  • Eingabe Uhrzeit Stunde : Minuten:
    • Bei der Eingabe können Sie neben dem Doppelpunkt auch einen Punkt oder das Komma-Zeichen nutzen.
    • Bspw. 8,30 oder 8.30 für 08:30
  • Start-Uhrzeit (Stunden : Minuten)
    • Vorschlag Erst-Eintrag am Tag orientiert sich an der festgelegten 'Kommen'-Uhrzeit unter Profil >  Benutzereinstellung > ZEITEN KW: Standard Kommen-Gehen-Pause
    • Bei den Folge-Einträgen am selben Tag wird als Start-Uhrzeit die End-Uhrzeit des letzten Eintrags angezeigt.
      • Diese Eingabeunterstützung ist aber nur aktiv, wenn bei der Zeitraum-Definition oberhalb das Datum für Beginn + Ende übereinstimmt.
  • Pause (Stunden : Minuten), bspw. 00:30
    • Für die Eingabe von 00:30 muss zuerst 2x die '0' eingetragen werden. Erst dann den Punkt bzw. Komma und dann die Zahl.
    • Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten:
      • Hierzu müssen Sie die entsprechenden Eingabeprüfungen aktivieren unter System-Konfiguration > Zeiten und Kosten > Eingabeprüfungen > Zeiten)

• • End-Uhrzeit (Stunden : Minuten):
    • Direkt-Eintrag der Uhrzeit
    • Alternativ: Eintrag der Anzahl Stunden (siehe nächstes Feld): in diesem Fall wird das End-Datum automatisch ermittelt aus Start-Uhrzeit, Pause und Anzahl geleisteter Stunden.

• Anzahl/Menge [Pflicht]

  • Manueller Eintrag Dezimal-Wert. Der Eintrag erfolgt in Abhängigkeit der definierten Erfassungseinheit:

    •  bei Stunden-Erfassung: 0,5 h für 30min

    • bei anteiliger/ prozentualer Arbeitstag-Erfassung: 0,5 AT (für einen halben Tag)
  • Manueller Eintrag Stunden : Minuten (alternativ zum Eintrag Dezimal-Wert)
    • Zur Aktivierung unter Profil >  Benutzereinstellung > Zeiten + Kosten den Haken setzen bei 'Zeiten: Menge/Stunden zusätzlich in Uhrzeitformat darstellen'
  • Automatischer Eintrag von Stunden (nur in Verbindung mit Start- und End-Uhrzeit): Ergebnis der Berechnung End-Uhrzeit ./. Start-Uhrzeit ./. Pause

     

• Projekt [Pflicht]
  • Auswahl Projekt-Anzeigenamen
  • Es werden nur Projekte angezeigt, für die der Benutzer ein Ansichtsrecht/ Zugriffsrecht besitzt und die nicht gesperrt sind.
• Schritt [optional]
  • Nur wählbar, wenn für ein Projekt tatsächlich Schritte (Vorgänge, Arbeitspakete) existieren. Wenn kein Schritt für ein Projekt existiert, wird '(Keine Auswahl)' angezeigt.
    • • Die Definition als Pflichtfeld erfolgt über die Aktivierung von Eingabeprüfungen (Agents), gentrennt für Zeiten und Kosten.
    • a) Im Modul Projektplan
      • Wenn hierfür eine Lizenz eingespielt ist, können auch Schritte in den unter b) genannten Bereichen angelegt werden.
    • b) Mit dem Add-On Schritte:
      • Projektverwaltung >  Strukturen > Schritte
      • Projektverwaltung > Auftrag > Register Kalkulation PV
      • Im Rich Client im Register ZEITEN > Feld Schritt (Bedienung über rechte Maustaste).
        • Bedienungsrecht ist hier aber einschränkbar über SYSTEM-KONFIGURATION > PLANUNG > PROJEKTPLAN > BERECHTIGUNGEN > Zeilen 'Schritte anlegen, ändern löschen im Benutzerprofil ... (Business Unit Manager, Key User, Projektleiter, Mitarbeiter)'.

• Leistungssatz [Pflicht] -

  • Leistungssatz ist die PACS-Bezeichnung für die Kombination "Tätigkeit + Verkaufspreis pro Tag/ Stunde.
    • Bspw. für Consulting -> Stundensatz 125€ , Projektleitung -> Stundensatz 150€ oder Fahrtzeiten -> Stundensatz 80€).

  • Hier angezeigt wird der beim Projekt unter TEAM/LEISTUNG für die erfassenden Mitarbeiter definierte Stunden- oder Tagessatz je Tätigkeit.

    • Ein Mitarbeiter kann aber auch mehrere Stunden- oder Tagessätze für unterschiedliche Tätigkeiten pro Projekt zur Auswahl haben.

• Beschreibung [optional, Feldname definierbar]

  • Freitexteingabe für individuelle Erläuterungen der durchgeführten Tätigkeit

    • Dieser Eintrag kann als Leistungsnachweis für Kunden genutzt werden und kann damit Teil der Projektfaktura werden.

  • Folgende Sonderzeichen sind NICHT erlaubt: # ' + % & $ "

• Beschreibung2 [optional, Feldname änderbar]
  • Freitexteingabe für (weitere) individuelle Erläuterungen.
  • Einsatzbeispiele: Angabe des Leistungsortes oder als Beschreibung "intern" und damit als Zusatz zur Beschreibung (= extern für Kunden).
  • Folgende Sonderzeichen sind NICHT erlaubt: # ' + % & $ "
    

     

• Tätigkeitskategorien (2 getrennte Felder änderbar) [optional]

  • Möglichkeit zur standardisierten Qualifzierung einer Leistung.
  • Einsatzbeispiele: Unterschiedliche Standorte pro Projekt, Standard-Tätigkeiten der Firma.
  • Beide  Auswahlmenüs sind getrennt namentlich 'zentral' definierbar
    • Pro Projekt (unter Projektverwaltung > TEAM/Leistung -> Tätigkeitskategorie1 oder 2)  oder
    • Projektunabhängig und damit einheitlich für alle Projekte.
• Mitarbeiter (Leistungserbringer) [Pflicht] -
  • Der eigene Name des erfassenden Benutzers ist voreingetragen. Sie können sofort mit der Erfassung starten.
  • Wenn die Eingabe für einen anderen Mitarbeiter (Dritten) erfolgen soll, muss der Mitarbeiter aus dem Dropdownmenü gewählt werden.
    • Die Auswahl des anderen Mitarbeiters ist abhängig vom Ansichtsrecht des Benutzers für den Dritten (siehe Benutzerrechte ) und vom Benutzerprofil, in dem erfasst wird.

• Aktcode [Pflicht] -
  • Aktcodes qualifizieren jede einzelne Leistung (-> Gemeinsame Grundlagen Zeiten & Kosten > Aktcodes)

• • Standard-Vorschlag (Standardvorschlag-Definition ist zentral änderbar)
    • Externes Projekt: Honorar VL (Standard-Name zentral änderbar)
    • Internes Projekt: NVL (Standard-Name zentral änderbar)

• Beteiligter [optional]
  • Eine Drittperson (kein Mitarbeiter) kann der Leistung zurgeordnet werden (bspw. der Leistungsverusacher/ Auftraggeber)
  • Die zur Auswahl stehenden Drittpersonen können über zwei Wege festgelegt werden. 
    • Projektbezogen: Bei einem Projekt > (Unter-)Register BETEILIGTE)
      eingetragene Personen.
    • Projektübergreifend: Beteiligte werden zentral als Beteiligten-Kontakte definiert und sind bei jedem Projekt wählbar
      • Sie können die Kontakte/ Personen qualifizieren unter KONTAKTE > KONTAKTVERWALTUNG > RESSOURCENDATEN > Für Dropdown-Listen freischalten: hier 'Beteiligter' auswählen.
    • Die Aktivierung einer der beiden Varianten erfolgt unter SYSTEM-KONFIGURATION > PROJEKTVERWALTUNG > ALLGEMEIN > Bereich 'Dropdown-Auswahl eines Beteiligen bei der Erfassung Zeiten & Kosten'.
• Business Unit [optional]
  • Sie können jeder Position einer Business Unit (BU) zuordnen – unabhängig von der Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Mitarbeiter-BU und/oder des Projektes zu einer Projekt-BU.

Weitere Feldeinträge

(automatisch durch PACS und für den Erfasser standardmäßig nicht sichtbar)

• EKP (netto) - Einkaufspreis (in der Projektwährung)

  • Kalkulatorischer Satz je Mitarbeiter
    • Festangestellte Mitarbeiter: gemäß Eintrag Personalkosten (Kontakt > Ressourcendaten)
    • Freiberufliche Mitarbeiter: direkt beim Leistungssatz zum Projekt definierbar (Leistungsarchiv)

• VKP (Netto) - Verkaufspreis (in der Projektwährung)

• • Notwendig bzw. Pflichteingabe für Projektfaktura nach Leistungen.

• • Beim -> Leistungssatzname (siehe oben) wird der mit dem Kunden vereinbarte Stunden- oder Tagenssatz des Mitarbeiters beim Projekt hinterlegt.

• Mitarbeiter Business Unit (MA-BU) / Projekt Business Unit (Projekt-BU)

  • Es handelt hier um eine reine Info-Anzeige (keine Eingabe-/ Auswahlmöglichkeit)
  • MA-BU-Anzeige abhängig vom BU-Zuordnung des Mitarbeiters
    • Zuordnung erfolgte unter KONTAKTVERWALTUNG > RESSOURCENDATEN > Organisatorisches > Feld 'Business Unit'. 
  • Projekt-BU-Anzeige abhängig von der BU-Zurordnung des Projektes
    • Zuordnung erfolgte unter PROJEKTVERWALTUNG > ALLGEMEIN > Feld 'Business Unit'.