Eingabefelder und Inhalte (Zeiten & Kosten)

Die Anzeige der einzelnen Felder (Spalten) sowie deren Reihenfolge im jeweiligen Bereich ist abhängig

von Ihrer firmenindividuellen Konfiguration (Felder können grundsätzlich ein- oder ausgeblendet werden über funktionale Berechtigungen (DT- und Web Client; die Einstellung erfolgt zentral durch den Key User unter PACS | Einstellungen | System-Konfiguration | Rechte | Funktionale Berechtigungen)
von den Ihren individuellen/persönlichen Einstellungen, wie bspw. die Festlegung der Reihenfolge der Eingabefelder oder die Sortierung (nur bei den DT Erfassung, nicht im Web-Client !).

FELDER UND INFORMATIONSINHALTE VON ZEITEN & KOSTEN

Eingabefelder	ZEITEN	REISEKOSTEN	SONST. LEISTUNGEN
Alternative 1: Start (Datum) - Pflichteingabe - (Eingabe über die Tastatur oder das Kalenderfenster)	Datum/Beginn der Tätigkeit	Zeitpunkt der Leistungserbringung. Wenn Sie die Reise über die Felder Beginn/Ende eintragen, werden diese Daten übernommen.	Zeitpunkt der Leistungserbringung
	Alle Reports und die Rechnungsstellung orientieren sich bei Zeitabgrenzung für Leistungen an diesem Datum.
Alternative 2: Start (Datum/Uhrzeit) + Pause + End-Uhrzeit (Eingabe über die Tastatur oder das Kalenderfenster) Eingabe Stunden : Minuten: Dei der Eingabe können Sie neben dem Doppelpunkt auch einen Punkt oder das Komma-Zeichen nutzen. Bspw. 8,30 oder 8.30 für 08:30. ABER: Für die Eingabe von 00:30 müssen Sie dann zuerst 2x die '0' eintragen. Erst dann den Punkt bzw. Komma und dann die Zahl. Wechsel der Eingabefelder über Tab-Taste.	Datum; Datum/Beginn der Tätigkeit Start-Uhrzeit (Stunden : Minuten): Bei mehreren Einträgen am selben Tag wird als Start-Uhrzeit die End-Uhrzeit des letzten Eintrags angezeigt. Diese Eingabe-unterstützung ist aber nur aktiv, wenn oberhalb der Eingabetabelle das Datum bei der Zeitraum-Definition für Beginn + Ende übereinstimmt.	--	--
	Pause (Stunden : Minuten), bspw. 00:45	--	--
	End-Uhrzeit (Stunden : Minuten): Ende der Tätigkeit bzw. Leistung (Grundlage für die Berechnung der Stundenanzahl)	--	--
	Bei gewünschter Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten müssen Sie die entsprechenden Eingabeprüfungen aktivieren unter System-Konfiguration \| Zeiten und Kosten \| Eingabeprüfungen \| Zeiten) Alle Reports und die Rechnungsstellung orientieren sich bei Zeitabgrenzung für Leistungen an diesem Datum.
Ende (Datum) (Eingabe über die Tastatur oder das Kalenderfenster)	Datum/Ende der Tätigkeit	Keine Bedeutung [Hinweis: Das Ende der Reise wird über die Reisedefinition festgelegt, nicht über dieses Enddatum.]	--
	Sofern kein Eintrag erfolgt, wird vom PACS System automatisch die Startzeit eingetragen.
Anzahl/Menge (Einheit) - Pflichteingabe -	Eintrag Dezimal-Wert per Hand (also 0,5 h für 30min [bei Stundenerfassung]) [Alternative 1] oder Berechnungsergebnis 'End-Uhrzeit ./. Start-Uhrzeit ./. Pause' [Alternative 2]	Definierte Einheit je Kostensatz Bspw. "Anzahl" bei Übernachtungen oder "KM" bei Pkw-Nutzung	Definierte Einheit je Kostensatz Bspw. Anzahl, Punkte, Gigabyte
Projekt - Pflichteingabe -	Projekt und Projektnummer, dem die Zeit zugeordnet wird	Projekt und Projektnummer, dem die Reise/Reisekosten zugeordnet werden	Projekt und Projektnummer, dem die Sonst. Leistungen/Sachkosten zugeordnet werden
Schritt	Wenn Sie für das gewählte Projekt Schritte (Vorgänge, Arbeitspakete) definiert haben, kann die Auswahl erfolgen. In folgenden Oberflächen können Schritte angelegt werden: Ist einer beiden Bereiche a)Projektplan (Modul) oder b)Projektverwaltung, Strukturen, Schritte (Add-On) lizenziert, dann ist die Definition auch möglich unter Projektverwaltung/Auftrag > Register Kalkulation PV oder im Rich Client im Register ZEITEN > Feld Schritt (Bedienung über rechte Maustaste; Bedienungsrecht ist hier aber einschränkbar über SYSTEM-KONFIGURATION > PLANUNG > PROJEKTPLAN > BERECHTIGUNGEN > Zeilen 'Schritte anlegen, ändern löschen im Benutzerprofil ... (Business Unit Manager, Key User, Projektleiter, Mitarbeiter)'. Die Definition als Pflichtfeld erfolgt über die Aktivierung von Eingabeprüfungen (Agents), gentrennt für Zeiten und Kosten.
Tätigkeits-kategorien (2 Alternativen)	Namentlich 'zentral' definierbar Projektspezifisch oder projektunabhängig	--	--
Beschreibung Folgende Sonderzeichen sind NICHT erlaubt: # ' + % & $ "	Beschreibung (Freitext) der durchgeführten Tätigkeit (i.d.R. zum Leistungsnachweis für Kunden genutzt bzw. Teil der Rechnungsanlage)	Beschreibung (Freitext) zu den Reisekosten	Beschreibung (Freitext) zu den einzelnen Positionen
Beschreibung 2 Folgende Sonderzeichen sind NICHT erlaubt: # ' + % & $ "	Beschreibung (Freitext) 2: Dies können Sie bspw. zur Angabe des Leistungsortes nutzen oder als Beschreibung "intern" und damit als Zusatz zur Beschreibung (= extern für Kunden).	--	--
Leistungssatz - Pflichteingabe - (Durch das Hinterlegen von Standard-Sätzen je Mitarbeiter ist beim Projekt keine explizite Auswahl durch den Mitarbeiter notwendig.)	Für das Projekt und den Mitarbeiter hinterlegter Stunden- oder Tagessatz als Verkaufspreis (VKP) in der Projektwährung. Es kann je Projekt + Mitarbeiter mehrere Sätze zur Auswahl geben (bspw. für Consulting, Projektleitung oder Fahrtzeiten).	Hinterlegte Kostensätze (bspw. Hotel oder KM-Privat-Pkw) in Projektwährung. Name des Mitarbeiters bzw. des Verursachers wird bei der Erfassung automatisch zugeordnet.	Hinterlegte Kostensätze für Sonst. Leistungen in Projektwährung. Da bei der Erfassung immer ein Mitarbeitername zugeordnet werden muss (und der Mitarbeitername in diesem Bereich von untergeordneter Bedeutung ist), sollte mit dem Namen "MA-unabhängig" erfasst werden (siehe Feld 'Mitarbeiter').
	Im zentralen Leistungsarchiv gibt es für die einzelnen Bereiche eine hinterlegte Leistungsart. Zugriff und damit Definition ist nur mit entsprechenden Rechten möglich.
Mitarbeiter - Pflichteingabe -	Leistungserbringer Die Auswahl einzelner Mitarbeiter erfolgt in Abhängigkeit der Ansichtsrechte und den Rechten des Benutzerprofils, in dem erfasst wird.	Leistungserbringer Die Auswahl einzelner Mitarbeiter erfolgt in Abhängigkeit der Ansichtsrechte und den Rechten des Benutzerprofils, in dem erfasst wird. SONST. KOSTEN - WICHTIG: Die Erfassung von Sachkosten als "MA-unabhängig" können Sie als PFLICHTEINGABE definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION \| ZEITEN & KOSTEN \| BERECHTIGUNGEN \| Zeiten & Kosten \| 'Erfassen auf MA-unabhängig ist Pflicht (Sonst. Leistungen)" (=Standardeinstellung). Hier können Sie die jeweiligen Level mit Berechtigung definieren.
EKP (brutto) - Einkaufspreis (Erfassung jeweils in der Projektwährung)	Kalkulatorisch je Mitarbeiter pro Tag/Stunde Festangestellte Mitarbeiter: gemäß Eintrag Personalkosten (Kontakt > Ressourcendaten) Freiberufliche Mitarbeiter: beim Leistungssatz definierbar (Leistungsarchiv)	Vom Mitarbeiter tatsächlich verauslagter Betrag (brutto) Erstatteter Betrag gemäß Reisekosten-abrechnung	Tatsächlich verauslagte Sachkosten
Radiobutton Brutto/Netto	-- (Eintrag immer netto)	Auswahl, ob erfasster Betrag Brutto- (inkl. VSt.) oder Nettobetrag (ohne VSt.)
VSt. (Vorsteuer)	-- (Zeiten werden immer netto erfasst)	Vst.-Prozent oder -Betrag abhängig vom Kostensatz (und dem Belegland) VSt.-Prozentsatz pro Kostensatz + Belegland fix definierbar
Fee %	--	Aufschlagsatz EKP -> VKP, abhängig vom definierten Leistungssatz je Mitarbeiter (und Projekt) im Leistungsarchiv (i.d.R. für Erfassenden nicht sichtbar)
VKP (Netto) - Verkaufspreis - Pflichteingabe für Projektabrechnung nach Leistung - (Erfassung jeweils in der Projektwährung)	Stunden- oder Tagenssatz je Kunde Wird i.d.R. als Stammdatensatz beim jeweiligen Projekte je Mitarbeiter hinterlegt und automatisch bei jeder Zeiterfassung eines Mitarbeiters hinzugelinkt.	Betrag zur Berechnung an den Kunden. Individueller Direkteintrag Betragswert oder abhängig vom definierten Kostensatz im Leistungsarchiv.
Aktcode - Pflichteingabe - Weitere Infos: Zeiten & Kosten - Aktcodes System-Konfiguration > Zeiten + Kosten > Aktcodes	Genereller Unterschied: Ist- und Plan-Leistungen <-> Verrechbare Leistung (VL) und nicht verrechenbare Leistung (NVL) Einstellungen: Anzeige der Aktcodes je Benutzer ist abhängig vom Benutzerrecht Aktcodes
	Standard-Vorschlag bei Eintrag: Externes Projekt: Honorar VL Internes Projekt: NVL	Zusätzlicher Unterschied: MA bezahlt oder Fa. bezahlt Standard-Vorschlag bei Eintrag:Externes Projekt: Nebenkosten VL Internes Projekt: Nebenkosten NVL	Standard-Vorschlag bei Eintrag:Externes Projekt: Nebenkosten VL Internes Projekt: Nebenkosten NVL
Lieferanten-rechnung	--	--	Auswahl existierender Lieferantenrechnungen (Lieferantenrechnungen verwalten)
Belegnummer Folgende Sonderzeichen sind NICHT erlaubt: # ' + % & $ "	--	Eintrag einer Nummer um Belege eindeutig zu identifizieren. Bspw. wenn eine Leistung mit Kreditkarte bezahlt wurde und mehrere Leistungen je Kreditkartenabrechnung zusammen gefasst werden müssen.	--
Beteiligter	Abhängig von der aktivierten Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION \| PROJEKTVERWALTUNG \| ALLGEMEIN \| Bereich 'Dropdown-Auswahl eines Beteiligen bei der Erfassung Zeiten & Kosten'): Projektbezogen: Sie können beim Projekt eingetragene "Beteiligte" wählen ((Unter-)Register BETEILIGTE) oder Projektübergreifend: Beteiligte werden als Beteiligten-Kontakte definiert und sind bei jedem Projekt wählbar (Sie können die Kontakte qualifizieren unter KONTAKTE \| KONTAKTVERWALTUNG \| RESSOURCENDATEN \| Für Dropdown-Listen freischalten. Wählen Sie hier 'Beteiligter' aus.)
Business Unit	Sie können jeder Position einer Business Unit (BU) zuordnen – unabhängig von der Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Mitarbeiter-BU und/oder des Projektes zu einer Projekt-BU.
MA-BU Projekt-BU	Mitarbeiter Business Unit (MA-BU): Dies ist eine Info-Anzeige der vorgenommenen Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Business Unit unter KONTAKTVERWALTUNG \| RESSOURCENDATEN \| Organisatorisches und das Feld 'Business Unit'. Eine Änderung ist im Bereich nicht möglich. Projekt Business Unit (Projekt-BU): Dies ist eine Info-Anzeige der vorgenommenen Zurordnung des Projektes zu einer Business Unit unter PROJEKTVERWALTUNG \| ALLGEMEIN und das Feld 'Business Unit'.
Zahlungsart	--	Beispiel: Kreditkarte, Firmen-Überweisung,	Dies ist abhängig von Ihren individuell definierten Alternativen: Banküberweisung, Lastschrift, Kreditkarte, Kasse etc.

-- = Keine Bedeutung; NK = Nebenkosten

Eingabefelder und Inhalte (Zeiten & Kosten)

Welche Felder Sie in Zeiten, Reisekosten und Sonstigen Leistungen erfassen – inkl. Bedeutung, Pflichtfeldern und wichtigen Sonderregeln.