Notwendige Einstellungen für den Export Ausgangsrechnungen nach DATEV

Der PACS Export über die „Schnittstelle DATEV Ausgangsrechnungen“ wurde auf Grundlage der DATEV API Rechnungsdatenservice1 umgesetzt.
DATEV ist das führende System. DATEV legt in der API (Application Programming Interface, programmierbare Schnittstelle) den möglichen Umfang & die inhaltlichen Bedienungen fest.

Voraussetzung für die Nutzung: Eingespielte PACS Lizenz „Modul Schnittstelle DATEV Ausgangsrechnungen“ unter System-Konfiguration > System > Lizenzen.
App Credentials als Berechtigung zum Übertrag von Daten an DATEV

- Der Eintrag erfolgt unter Systemkonfiguration > Schnittstellen & Integration | DATEV | Verbindung.
- Der Eintrag muss durch einen PACS Systemtechniker beim Einrichten der API erfolgen.
- Die App Credentials Client ID und Client Secret ID werden von PACS zur Verfügung gestellt.
- Diese Aufgabe können Sie als Kunde nicht vornehmen, diese Credentials sind vertraulich und können auch nicht per E-Mail zugesendet werden.
- Hinweis zu „WebView Version“ – Anzeige: diese dient nur zur PACS-Administration der Schnittstelle.

Berechtigung von Benutzern zur Bedienung der DATEV Schnittstelle unter System-Konfig > Rechte und Organisation > …
- … > Freischaltung Funktionsbereiche je Benutzerprofil > Feld DATEV-Schnittstelle
- … > Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel > Feld DATEV-Schnittstelle
- Die Berechtigung umfasst
  - Aufruf des Moduls zum Durchführen des Exports
  - Manuelles Demarkieren & Markieren von einzelnen Rechnungen (siehe Erläuterungen dazu weiter oben)

Die DATEV-Schnittstelleneinstellungen werden unter System-Konfiguration > Schnittstellen & Integration > DATEV … vorgenommen:

Über eine Exportvorlage wird der Umfang der in PACS vorhandenen und zu exportierenden Ausgangsrechnungen festgelegt und der korrekte DATEV-Mandant zugeordnet.
Überblick:
- Über die Spalten Start, Ende, Start benutzerdef. und Ende benutzerdef. können Vorschlags-Zeitraum-Bereichsvorgaben definiert werden.
  - Wichtig: Bei der tatsächlichen manuellen Ausführung des Exports über PACS Schnittstellen > Datev Export werden diese Vorschläge als Start- und Enddatum übernommen (und können dort aber manuell angepasst werden)
- Automatische Ausführung des Exports (wenn der Export über eine festgelegte, regelmäßige Aufgabe (Autotask) gestartet wird). Diese Funktion ist derzeit aber noch nicht verfügbar. Für diese automatische Ausführung sind die festgelegten „dynamischen“ Vorschlags-Zeitraum-Bereichsvorgaben entscheidend.

Für jede Firma (= PACS Mandant bzw. DATEV Mandant) muss mindestens eine Vorlage festgelegt werden.
Empfehlung Namensvergabe:
- Bei der tatsächlichen Durchführung des Exports sieht der ausführende Benutzer nur den (Exportvorlagen-)Namen + die vorgeschlagenen Datumsangaben zu Start + Ende.
- Damit bildet der (Exportvorlagen-)Namen die Grundlage für die korrekte Auswahl der Exportvariante.
- PACS empfiehlt daher als (Exportvorlagen-)Namen „Mandantenname + Exportthema“ (siehe Beispiele im Screenshot oben).

Erläuterungen zu den eninzelnen PACS Projekt Qualifizierungen

Projekttyp: Einzelauswahl der in PACS fix hinterlegten Projekttypen.
Auswahl Standard: Alle
Projekttyp-Bereich: nach den Hauptthemen zusammengefasste Projekttyp-Einzelauswahl.
Standard: Externe (also alle Kundenprojekte)
Projektmandant: in PACS hinterlegte Firma (= Mandant), die als Absender der Rechnung hinterlegt ist.
Standard: STD – (Standard) -Mandant. Korrekte Firma zur Vorlage (= PACS Mandant) auswählen.
Projekt-Business-Unit: bildet die organisatorische Zuordnung eines Projektes zu einer Abteilung oder Niederlassung ab.
Standard: Alle

Die hier vorgenommenen Definitionen werden als „Vorschlag“ bei der Durchführung des tatsächlichen Exports übernommen (Schnittstellen > DATEV Schnittstelle). Dieser „Vorschlag“ kann dort angepasst werden.
Dropdown-Auswahl für Start und Ende - Zeitrauum
- ‚Benutzerauswahl‘: die konkreten Datumsvorschläge können nur festgelegt werden, wenn die Auswahl ‚Start benutzerdef.‘ + ‚Ende benutzerdef.‘ gewählt ist.

- Dropdown-Auswahl: für dynamische Zeitraum-Bereichsvorgaben (keine fixe Datumsauswahl)

- - Wenn Bereichsvorgaben definiert werden, dann wird ein ggf. eingetragenes fixes Datum über die oben beschriebene Benutzerauswahl ignoriert.

Ein Datumseintrag ist nur möglich, wenn in der vorherigen Spalte Start die „Benutzerauswahl“ gewählt wurde

Die DATEV-Mandanten-Zuordnung legt in der Vorlage den korrekten DATEV-Mandanten fest, an den die Daten übertragen werden.
- Bei der Durchführung des Exports werden die in der Exportvorlage hinterlegten DATEV-Informationen für die Anmeldung zum tatsächlichen Export übernommen.

- Auswahl Anmeldeverfahren SmartCard [via Stick für den Rechner], SmartLogin [QRCode] für die Nutzung in der Cloud.

Wenn Fehler beim Export nach Datev auftreten, werden Fehler-Informationen dazu in der technischen Protokollierung aufgelistet. Sie dienen dem PACS Support und im zweiten Schritt dem DATEV-Support dazu, die Ursachen zu ermitteln.
Die Protokolleinträge werden regelmäßig automatisch gelöscht.