Benutzerrechte: Projekte, Mitarbeiter, Aktcodes und Reports

• Benutzerrechte werden personenbezogen für jeden einzelnen Benutzer/Mitarbeiter vergeben.
  • Personenbezogene Benutzerechte (= Ansichts- bzw. Aufrufrechte) werden für Projekte, Mitarbeiter, Aktcodes, Reports und Personalakten vergeben.
  • Sie sehen im Bereich Benutzerrechte alle Rechte eines Benutzers in den einzelnen Registern im Überblick (und änderbar).
  • Existiert für den Benutzer ein Ansichtsrecht, so ist das betroffene Projekt/der Mitarbeiter/der Aktcode blau markiert. Für alle anderen Projekt/Mitarbeiter/Aktcodes mit schwarzer Schrift besitzt er keine Ansichts-/Zugriffsrechte.
• Abgrenzung Benutzerrechte von funktionalen Rechten: Die 'Funktionalen Berechtigungen je Zugriffslevel' legen fest, in welchen Bereichen/Benutzerprofilen ein Benutzer arbeiten darf, und ob er bspw. einzelne Daten neu eintragen, bearbeiten oder löschen darf.
• Bedienung Benutzerrechte

A) Benutzerrechte für Projekte

• Im Bereich PROJEKTVERWALTUNG werden bei jedem Projekte unter TEAM/LEISTUNG | TEAM alle Benutzer/Mitarbeiter angezeigt, die für das Projekt ein Ansichts-/Zugriffsrecht besitzen (Projekt-Sicht).
• Hier in der Verwaltung der Benutzerrechte erfolgt die Anzeige aus Benutzer-/Mitarbeiter-Sicht: alle Projekte, für die der Benutzer/Mitarbeiter ein Ansichts-/Zugriffsrecht besitzt.
• Warum finde ich bei den Benutzerrechten manche Projekte nicht? LÖSUNG: Wenn der/die ausgewählte(n) Benutzer kein Ansichtsrecht für ein Projekt haben, stehen diese Projekte am Ende der Liste.
• Die Rechte unterteilen sich in 2 Stufen:

  • Ansichtsrecht für die Projekte

    • Jeder Mitarbeiter sieht nur die Projekte, für die er ein Ansichtsrecht hat.

• • • Durch die Zuordnung von Projekten wird sichergestellt, dass von den einzelnen Mitarbeitern bspw. bei der Zeiten & Kostenerfassung nur Zeiten und Kosten auf die Projekte gebucht werden, für die sie zugeordnet sind (Team). Jeder Mitarbeiter bewahrt damit den Überblick und Fehleingaben werden vermieden.

• • Bearbeitungsrechte und Löschrechte für Projektstammdaten (betrifft aber nicht das Bearbeiten & Löschen von Zeiten & Kosten auf dem Projekt)
    • Diese Rechte können explizit für einzelne Projekte vergeben werden. Grund/Beispiel: Sie können als Benutzer/Mitarbeiter bei Projekt 1 auch Projektleiter sein, der Stammdaten ändern darf. Aber bei Projekt 2 sind Sie Teammitglied und haben dieses Recht zur Stammdatenänderung nicht.
    • Für die Projektneuanlage kann eine Standard-Definition festgelegt werden. Dies erfolgt unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Berechtigungen | Bereich Funktionen 'Projekt-bez. Ansichtsrecht (automatisch) vergeben', ... | 'Projektbezogenes Bearbeiten-Recht (automatisch) vergeben' und ... | 'Projektbezogenes Löschen-Recht (autom.) vergeben'.

B) Benutzerrechte für Mitarbeiter

• In der Standardeinstellung sehen Sie sich als Benutzer/Mitarbeiter nur selbst, d.h. keine andere Mitarbeiter.
• Um für andere Mitarbeiter Zeiten & Kosten zu bearbeiten (neu anlegen, löschen), benötigt Sie als Benutzer/Mitarbeiter das 'Ansichtsrecht' für den anderen Mitarbeiter. Die Zuordnung erfolgt namentlich.

C) Benutzerrechte für Aktcodes

• Aktcodes spielen bei der Zeiten & Kostenerfassung eine zentrale Rolle. Sie unterscheiden bspw. ob Zeiten & Kosten verrechenbar (VL) oder nicht verrechenbar (NVL) sind, ob es sich um Honorar oder Nebenkosten oder Ist- oder Plan-Zeiten & Kosten handelt. Bei Reisekosten kommt noch hinzu, ob die Reisekostenausgaben der Mitarbeiter bezahlt (und damit ersetzt bekommt) oder ob sie die Firma direkt bezahlt hat.
• Damit nicht alle Benutzer/Mitarbeiter alle Aktcode-Varianten sehen (dies könnte ihn ggf. verwirren), kann über diese explizite Zuordnung der Anzeigen für Aktcodes diese für die Mitarbeiter reduziert werden.

D) Benutzerrechte für Reports

• Die Zuordnung erfolgt für bereits in das System eingebundene Reports/Berichte (Reports einspielen) oder definierte Ordner (Reportordner verwalten) zu einzelnen Mitarbeitern
• Durch die namentliche Zuordnung von einzelnen Reports/Berichten zu Benutzern wird sicher gestellt, dass Sie bzw. jeder Benutzer nur die Berichte aufrufen kann, deren Inhalten den Aufgaben- und Verantwortungen im Unternehmen entsprechen.

E) Benutzerrechte für den Personalaktenzugriff

• Das Register wird nur angezeigt, wenn die Freischaltung aktiviert wurde (unter Einstellung System-Konfiguration | RECHTE UND ORGANISATION | Benutzerrechte | Berechtigungen | 'Benutzerrechte | PERSONALAKTENZUGRIFF).

• In der KONTAKTVERWALTUNG im Register RESSOURCENDATEN erfolgt im Bereich Personalaktenzugriff die Zuordnung der Personalaktenzugriff-Berechtigten bei der Mitarbeiterressource.