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Anmeldedaten definieren: Benutzername und Passwort (On-Premises und Cloud)

Für Key User/Admins: Anmeldedaten anlegen, Passwortrichtlinien anwenden und Unterschiede zwischen On-Premises und PACS Cloud beachten.

  • Jede/r Mitarbeiter/in erhält einen Benutzernamen, mit dem er/sie sich an der PACS Software anmeldet. Der Benutzername in Kombination mit dem Zugriffslevel definiert die Freischaltung für bestimmte Funktionsbereiche und deren Bedienung.
  • Die Festlegung erfolgt für jeden Mitarbeiter-Kontakt (Mitarbeiter-Ressourcen) von berechtigen Usern in der KONTAKTVERWALTUNG | (Unter-)Register RESSOURCENDATEN im Block "Anmeldedaten" (= Anlage der Anmeldedaten für Dritte).
  • Berechtigte User sind in der Regel Benutzer mit dem Zugriffslevel 1 oder 2 (Key User oder Super User). Sie definieren das Recht unter SYSTEM-KONFIGURATION | RESSOURCEN | BERECHTIGUNGEN unter "Ressourcendaten | Anmeldedaten".

  • Die Definition von Benutzername und Passwort ist u.a. abhängig von der generellen Nutzung von PACS (On Premises Einsatz oder Nutzung PACS Cloud-Dienste).

  • Nachdem das initiale Passwort definiert wurde, kann der User jederzeit auch für sich selbst das eigene Passwort ändern über Extras | Passwort ändern.

 

ALTERNATIVE 1: On Premises (Software in Ihrer eigenen Infrastruktur)

Benutzername vergeben

Sie definieren selbst die Benutzernamen (bspw. rs oder r.mustermann oder mustermann).

PACS Empfehlung: verwenden Sie den existierenden Windows Loginnamen des Mitarbeiters. Dies erleichtert insgesamt die Bedienung für den Mitarbeiter.

Konventionen für den Benutzernamen:
  • Leerzeichen vor, nach oder in der Mitte des Benutzernamens sind nicht zulässig.
  • Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
  • Sonderzeichen dürfen verwendet werden (auch internationale).
  • Benutzername löschen: Wenn Sie den Namen aus dem Feld entfernen, ist der Datenbankzugriff für den Mitarbeiter nicht mehr möglich. Wichtig: Die erfassten Zeiten & Kosten oder Kontaktinformationen werden dadurch NICHT aus der Datenbank gelöscht.

(Initial-)Passwort vergeben bzw. Passwort überschreiben, wenn der Benutzer das eigene Passwort vergessen hat

  • Die Vergabe des Initial-Passwortes für jeden Mitarbeiter erfolgt in der Regel durch den Key User bzw. das Back Office. Das Passwort muss doppelt eingetragen werden (im Feld 'Passwort' und 'Passwort wiederholen'). Wichtig: Wenn Sie am Benutzernamen, Lizenztyp oder Zugriffslevel etwas ändern, ist keine Passwortänderung notwendig.
  • Nachdem das initiale Passwort festgelegt wurde, kann jeder Benutzer im Anschluss sein eigenes, persönliches Passwort selbst vergeben (Menü Extras -> Passwort ändern).

Passwort-Sicherheitseinstellungen

  • Grundsätzlich können Sie die Passwortstruktur jedem Mitarbeiter selbst überlassen. Aus Sicherheitsgesichtspunkten sollten unserer Ansicht nach immer Richtlinien vorgegeben werden. Wie Sie Richtlinien für alle Mitarbeiter einstellen, erklären wir Ihnen unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZUGRIFFSVERWALTUNG | Passwortrichtlinien.
  • Haken bei 'Unterliegt den PW-Richtlinien': Bei der Anmeldung wird überprüft, ob die festgelegten Passwortrichtlinien eingehalten wurden (egal, ob nach Definition eines Passwortes durch den Benutzer selbst oder des 'Key Users' für andere Benutzer).
  • Haken bei 'PW-Wechsel bei dem nächsten Login erzwingen': Wenn der Haken gesetzt ist, muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung das Passwort gemäß vorgegebenen Richtlinien anpassen. Nach erfolgreicher Änderung und Anmeldung des Benutzers wird der Haken hier automatisch entfernt.

Hinweis: Damit Sie zum Aktivieren der beiden Haken nicht bei jedem Mitarbeiter-Kontakt in das Register Ressourcendaten wechseln müssen, können Sie diese Einstellung auch zentral und schnell aktivieren über SYSTEM-KONFIGURATION | ZUGRIFFSVERWALTUNG | BENUTZER (bei On Premises Einsatz).

 

    ALTERNATIVE 2: PACS Cloud-Dienste (Sie nutzen die PACS Cloud.)

    Anmeldename vergeben: Für User, die nur den Web Client und/oder die Mobile App nutzen (nicht den Rich Client)

    Geben Sie den gewünschten Anmeldenamen einfach in das Feld "Anmeldename" ein (bspw. rs oder r.mustermann oder mustermann). Es gibt hier keinerlei Namenskonventionen.

    Anmeldename vergeben: Für User, die (auch) den PACS Rich Client nutzen

    • Voraussetzung: Sie müssen für die Funktion freigeschaltet sein.

    • Tragen Sie keinen Anmeldenamen in das Feld "Anmeldenamen" ein, sondern klicken Sie rechts im Feld "Rich Client" auf den Button mit den drei Punkten [...].
    • Daraufhin öffnet sich ein separates Fenster "Rich Client Account".

    Sie können hier nun wählen zwischen den Optionen "Freien Account zuordnen" und "Neuen Account anlegen".

    • Freien Account zuordnen:

      • Unter "Freien Account zuordnen" erscheinen in der Dropdown-Auswahl bereits existierende, aber momentan nicht belegte Anmeldenamen.

      • Rich Client Accounts, die noch von inaktiven/ehemaligen Mitarbeitern belegt sind, können Sie für neue Benutzer freigeben, indem Sie das Fenster "Rich Client Account" schließen und in der Kontaktverwaltung in der Menüleiste auf das Icon "Nicht verwendete Rich Client Anmeldenamen freigeben" klicken. Nach Ausführung dieser Bereinigungsfunktion erscheinen die frei gewordenen Anmeldenamen im Fenster "Rich Client Account" in der Dropdown-Auswahl bei "Freien Account zuordnen".

    • Neuen Account anlegen:

      • Sind keine freien Accounts mehr vorhanden, können Sie über die Option "Neuen Account anlegen" auch weitere Accounts (also neue Anmeldenamen) anlegen. Rich Client Anmeldenamen setzen sich immer aus einem nicht änderbaren Präfix - dem PACS Mandantenkürzel + Unterstrich - und einem frei benennbaren Teil (i.d.R. einer fortlaufenden Nummer) zusammen. Beispiel: PACS1000_06
      • Wenn Sie neue Accounts anlegen möchten und nicht genau wissen, welche Accounts bereits vergeben sind (welche fortlaufende Nummer also als nächstes zu vergeben ist), dann können Sie dies einsehen, indem Sie auf den Button "Verwendete Anmeldenamen" klicken. Hier öffnet sich ein Fenster mit Auflistung aller momentan vergebenen Accounts.
    • Vergeben Sie zuletzt ein (Initial-)Passwort und klicken Sie dann auf "Übernehmen + Schließen".
    • Die Anzahl von PACS Rich Client Lizenzen ist limitiert. Sollte beim Speichern eine Meldung erscheinen, dass keine Rich Client Lizenzen mehr verfügbar sind, führen Sie bitte zunächst die o.g. Funktion "Nicht verwendete Rich Client Anmeldenamen freigeben" aus. Sollte die Meldung weiterhin erscheinen, benötigen Sie ggf. zusätzliche PACS Rich Client Lizenzen. Wenden Sie sich dann bitte an das PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com.

    (Initial-)Passwort vergeben bzw. Passwort überschreiben, wenn der Benutzer das eigene Passwort vergessen hat

    Die Passwortvergabe für Rich Client Nutzer (als Initialpasswort oder als Änderung für den Mitarbeiter) kann nur von einem berechtigten Benutzer in Ihrem Unternehmen vorgenommen werden.

    • Bei Start als Neukunde in der PACS Cloud (Produktivbetrieb bzw. Testbetrieb) erfolgt für Rich Client-Benutzer die initiale Passwort-Vergabe durch PACS.
    • Benutzer, die ausschließlich den Web Client bzw. die Mobile App) nutzen, werden von Ihnen als Kunde aber selbst angelegt (vom Key User bzw. dem Back Office).
    • Setzen Sie den Haken bei Freischalten "Web Client" und/oder "Mobile App", wenn die beiden Module auch zusätzlich genutzt werden.
    • Nachdem das initiale Passwort festgelegt wurde, kann jeder Benutzer im Anschluss ein persönliches Passwort selbst vergeben (Menü Extras | Passwort ändern). Dieses Passwort gilt dann für seine drei Zugänge: Rich Client, Web Client und Mobile App.

    Passwort-Vergabe: Sicherheitseinstellungen

    • Aus Sicherheitsgesichtspunkten werden die Richtlinien zur Passwortvergabe für die PACS Cloud von PACS fix vorgegeben (Vorgabe gemäß BSI [Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik] bzw. Windows-Sicherheitsstandard). Dies können von Ihnen nicht geändert werden. Daher ist der Haken bei 'Unterliegt PW-Richtlinien' ist in der PACS Cloud immer fix gesetzt.
    • Die von PACS vorgegebenen Passwortrichtlinien für Cloud-Dienste.

    • Passwort-Wechsel bei dem nächsten Login erzwingen

      • Wenn der Haken bei 'PW-Wechsel bei dem nächsten Login erzwingen' gesetzt ist, muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung an der PACS Datenbank das Passwort gemäß vorgegebenen Richtlinien anpassen. Nach erfolgreicher Anmeldung des Benutzers wird der Haken hier automatisch entfernt.
      • Hinweis für Keyuser/Admins: Damit Sie zum Aktivieren der beiden Haken nicht bei jedem Mitarbeiter-Kontakt in das Register Ressourcendaten wechseln müssen, können Sie diese Einstellung auch zentral und schnell aktivieren über SYSTEM-KONFIGURATION | ZUGRIFFSVERWALTUNG | BENUTZER (im Cloud-Dienste Modus).


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