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Aktcodes (Zeiten & Kosten)

Verrechenbar (VL)/nicht verrechenbar (NVL)/latent, Reisekosten-Varianten, Produktivitäts- und Summenrelevanz sowie Ansichtsrechte und Einsatz von latenten Aktcodes.

Aktcodes bilden ein wesentliches Element zur Qualifizierung von Zeiten, Reisekosten und Sonstigen Leistungen.

Fakturierung

  • VL - verrechenbare Leistung: Nur diese können auch tatsächlich fakturiert werden, als Honorar (für externe Projekte, Standard) oder Nebenkosten (für externe Projekte).
  • NVL - nicht verrechenbare Leistung für externe Projekte (sofern eine Leistung nicht weiter fakturierbar ist) und interne Projekte (Standard).
  • Anzeige als IST-, PLAN-, oder LATENT
    • IST: tatsächlich angefallene Zeiten & Kosten bzw. Leistungen (bspw. Ist-Zeiten der Mitarbeiter)
    • PLAN: geplante Leistungen bzw. Zeiten (im Modul Projektplan)
    • LATENT: Latente Zeiten/Kosten sind vom Prinzip her Verrechenbare Leistungen (VL), die nicht tatsächlich erbracht wurden, aber dem Auftraggeber gegenüber in Rechnung gestellt werden sollen. Weitere Details zum Einsatz bzw. zu den Auswirkungen latenter AktCodes finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

  • Reisekosten - Es gibt zwei Alternativen: vom Mitarbeiter ausgelegt oder direkt vom Arbeitgeber bezahlt:

    • Die Kosten werden vom Mitarbeiter ausgelegt und werden vom Arbeitgeber i.R. der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters erstattet. Vorgehen: Der Mitarbeiter erfasst alle Reisekosten und ordnet ihnen die Aktcodes Reisekosten (Keine Berechnung, Abrechnung Mitarbeiter) oder Reisekosten (an Kunden fakturiert, Abrechnung Mitarbeiter) zu. In der Software ist hinterlegt, dass diese beiden Aktcodes in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters erscheinen.
    • Die Kosten werden direkt vom Arbeitgeber bezahlt. Vorgehen: Ein Mitarbeiter erfasst alle Reisekosten einzeln (i.d.R. auf Basis der erhaltenen Eingangsrechnung) und ordnet diese den betroffenen Projekten zu mit Vermerk des betroffenen Mitarbeiters und den Aktcodes Reisekosten (keine Berechnung, Abrechnung Firma) oder Reisekosten (an Kunden fakturiert, Abrechnung Firma). In der Software ist hinterlegt, dass diese beiden Aktcodes in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters nicht erscheinen, aber dem Projekt kostenmäßig zugeordnet sind.
    • Hinweis: Die Bezeichnungen 'an Kunden fakturiert', 'Abrechnung MA' etc. können Sie im System individuell festlegen, so dass bzgl. der Bezeichnungen hier in der Hilfe und in Ihrem System keine Übereinstimmung vorhanden sein muss.

Produktivitätsrelevant der Mitarbeiter

  • Bezogene auf die interne Leistungsbeurteilung werden generell Verrechenbare Leistungen (VL) bei der Ermittlung der mitarbeiterbezogenen-Zielerreichungsquoten (Modul "MA-Zielvorgaben" & "Produktivitäts-Zielvorgabe") angesetzt, Nicht-Verrechenbare Leistungen (NVL) werden hier nicht angesetzt.
  • Es gibt aber Situationen, in denen auch Nicht-Verrechenbare Leistungen (NVL) dem Mitarbeiter als produktive Arbeit angerechnet werden sollen (bspw. bei Tätigkeiten im Bereich der internen Produktentwicklung).
  • Hierfür können Sie einen IST-NVL-AktCode anlegen, bei dem Sie den Haken setzen bei "Produktivitätsrelevanz MA" + speichern. Dann werden diese Zeiten/Kosten bei der internen Leistungsbeurteilung wie Verrechenbare Leistungen berücksichtigt.

Summenrelevanz

  • Die Summenrelevanz-Einstellungen sind nur relevant für das "Modul Projektplan" (im Projektplan gibt es mehrere Summenspalten für Ist- und Plan-Zeiten sowie die jeweiligen VKP-Beträge je Mitarbeiter/Schritt/Projekt).
  • In diese Summen fließen nur die Zeiten/Kosten ein, die mit einem summenrelevanten AktCode markiert erfasst wurden.
  • Es gibt getrennte Summenrelevanz-Einstellungen für die Zeiten-Summen (in Stunden/Tagen) sowie für die Betrags-Summen (VKP in EUR bzw. in der eingestellten Währung). Eine weitere Summenrelevanz-Einstellung gibt es für "Zeit Freigabe", diese bezieht sich auf die Summenspalten "Freizugeben" und "Freigegeben" (in Stunden/Tagen).
  • Um einen AktCode als summenrelevant zu markieren, setzen Sie in der jeweiligen Summenrelevanz-Spalte den Haken + speichern.

Ansichtsrechte für Aktcodes

Um nicht alle Aktcodes für alle Benutzer sichtbar zu machen, können Sie Mitarbeiter-bezogene Ansichtsrechte für Aktcodes definieren. Gehen Sie dazu unter EINSTELLUNGEN | BENUTZERRECHTE | Register AKTCODES. PACS Standarddefinition (für Zeiterfassung):

  • Berater bzw. Projektleiter: Mitarbeiter, die nur Leistungen erfassen, bekommen nur die Ansichtsrechte für folgende Aktcodes
    • 'Zeiten berechenbar' und 'Zeiten nicht berechenbar'
    • 'Reisekosten Mitarbeiter bezahlt, Kunde berechenbar' und 'Mitarbeiter bezahlt, Kunde nicht berechenbar'
  • Key User: Mitarbeiter, die auch Rechnungsstellungen vornehmen (auch auf Basis der 'latenten' Zeiten & Kosten) bekommen zusätzlich noch den Aktcode 'Zeiten latent' zugeordnet (im Detail siehe weiter unten).

Zuordnung von Aktcodes bei der Erfassung von Zeiten & Kosten

  • Wenn Sie beim Projekt kein Aktcode explizit definiert haben, dann wird automatisch ein Aktcode als Vorschlag voreingetragen.
  • Dieser Vorschlag kann allgemein definiert werden unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Standardwerte für Berechenbarkeit & Ausgabe:

So setzen Sie latente Aktcodes ein

  • Prinzip: Latente Zeiten/Kosten sind vom Prinzip her Verrechenbare Leistungen (VL), die nicht tatsächlich erbracht wurden, aber dem Auftraggeber gegenüber in Rechnung gestellt werden sollen.
  • Interne Sichtweise: Daher werden latente Zeiten dem Mitarbeiter bei der internen Leistungsbeurteilung nicht als erbrachte Leistung angerechnet und es wird auch kein EKP für sie angesetzt. D.h. latente Zeiten werden nicht als Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto angerechnet, sie werden bei der Ermittlung der mitarbeiterbezogenen-Zielerreichungsquoten (Modul "MA-Zielvorgaben" & "Produktivitäts-Zielvorgabe") nicht berücksichtigt und sie verursachen keine (internen) Kosten.
  • Externe Sichtweise: Nach extern werden die latenten Zeiten mit entsprechendem VKP versehen, d.h. sie erhöhen letztlich den Umsatz.
  • Erfassung: Sie erfassen Leistungen mit latenten Aktcodes genauso wie Ist-Leistungen, also im Bereich "Zeiten", "Zeiten KW", "Reisekosten" oder "Sonstige Leistungen". Sie benötigen hierfür aber das Ansichtsrecht auf den jeweiligen latenten AktCode.
  • Erfassung für Dritte: Um latente Zeiten/Kosten für andere Mitarbeiter erfassen zu können, aktivieren Sie folgende Einstellung: Setzen Sie einen Haken bei Ihrem Zugriffslevel unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | BERECHTIGUNGEN | Zeiten + Kosten | Zeile "Erfassung für Dritte mit eigenen AktCodes" + speichern.
  • Sichtbarkeit für Dritte: Werden Zeiten/Kosten von Dritten bspw. für Mitarbeiter A mit latenten Aktcodes erfasst und hat Mitarbeiter A selbst kein Ansichtsrecht auf den latenten Aktcode, so werden Mitarbeiter A die latenten Zeiten/Kosten in der eigenen Erfassungsmaske nicht angezeigt (Mitarbeiter A bekommt hier also nichts von deren Existenz mit).
  • Faktura: Latente Zeiten & Kosten werden (wie verrechenbare Ist-Leistungen) im Rahmen der Rechnungsstellung mit der jeweiligen Rechnung verknüpft und erscheinen wie normale Ist-Zeiten/Ist-Kosten in der Rechnung und im Rechnungsanhang (Tätigkeitsnachweis).
  • Reports: Ob latente Zeiten/Kosten in Berichten berücksichtigt werden, ist von Bericht zu Bericht unterschiedlich - je nach Zweck und Aussagekraft des Berichts. Bitte fragen Sie im Zweifelsfall beim PACS Support (support@pacs-software.com) nach, ob der jeweilige Bericht latente Zeiten/Kosten beinhaltet oder nicht.