"Abwesenheiten" werden in PACS als Urlaub, Sonderurlaub, Gleitzeit, Krankheit, Fortbildung verstanden. Also Zeiten, an denen der/die Mitarbeiter/in nicht für die Firma zur Verfügung steht.
Für jeden Abwesenheitsgrund müssen Sie ein Projekt anlegen. Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens erfassen dann auf diese Projekte ihre Abwesenheitszeiten (als Stunden- oder Tageswerte).
Mehr Informationen zur Definition von Abwesenheitsprojekten finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | RESSOURCEN | ABEWESENHEITEN | RESSOURCENRELEVANZ UND FARBEN.
Im Vergleich dazu sind Feiertage keine Arbeitstage für den Mitarbeiter (ebenso wie Samstag und Sonntag). An diesen Tagen stehen die Mitarbeiter aber auch nicht für die Firma zur Verfügung.
Für den Eintrag der Abwesenheiten (Abwesenheitszeiten) haben Sie unterschiedliche Eingabeoberflächen/Funktionsbereiche zur Auswahl:
- Standard: Bereich Abwesenheiten (Abwesenheitskalender) im Web Client und Rich Client
- Alternative Bereich ZEITEN in der Mobile App oder im Web Client und Rich Client
- Alternative Bereich ZEITEN-KW Web Client und Rich Client
- Unabhängig davon welche Oberfläche Sie primär nutzen, finden Sie Ihre Einträge auch in den jeweils anderen Benutzeroberflächen.
Der Eintrag der Abwesenheiten als Tageswert (1,0 oder 0,5 Tage) bzw. Stundenwert (8,0 Std. oder 4,0 Std.) ist abhängig von der Einstellungen für die jeweilige Eingabeoberfläche (SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EINHEITEN | ZEITEINHEITEN).
Zur Bedienung und zum Ablauf zu den Abwesenheiten und wie Sie Ihren Urlaub beantragen und genehmigen finden Sie mehr Informationen unter Zeiten freigeben.
So tragen Sie Abwesenheiten für Voll- und Teilzeit Mitarbeiter ein
- Abwesenheitstag & vertraglich vereinbarte Stunden je Tag (am Beispiel Urlaub):
- Die Urlaubstage werden gemäß dem deutschen Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) berechnet. D.h. ein Urlaubstag zählt dann als (ganzer) Urlaubstag, wenn der freigenommene Tag ein Arbeitstag ist (d.h. wenn die Soll-Arbeitszeit > 0 ist) – unabhängig davon, wie lange die Arbeitszeit an diesem Tag gewesen wäre.
- Die Regelung für Urlaubstage gilt auch für die anderen Abwesenheiten, wie Krankheit oder Fortbildung.
- Arbeitstag ist jeder Tag, der kein Wochenendtag (Samstag, Sonntag [Standard]) und kein Feiertag (individueller Kalender je Mitarbeiter) ist. In PACS ist für jeden dieser Tage eine Soll-Arbeitszeit > 0 eingetragen.
- Teilzeitmitarbeiters (Beispiele): Abbildung verschiedener Teilzeitmodelle
- Beispiel 50%-Anstellung: Wenn dieser Mitarbeiter täglich nur 4 statt der üblichen 8 Stunden arbeitet, zählt ein freigenommener Tag (also quasi 4 Stunden Urlaub) somit als voller Urlaubstag und nicht etwa als ein halber Urlaubstag.
- Beispiel 5 Tage à 5,6 Stunden/Tag: Bei einer Tages-Soll-AZ von 5,60 h wird an Urlaubstagen einfach die Abwesenheit von 5,60 h eingetragen. Dies wird von PACS dann als ein Urlaubstag angerechnet. 2,80 h dementsprechend als halber Urlaubstag. Diese Berechnung entspricht auch dem BUrlG.
- Zur Ermittlung des Urlaubskontos je Mitarbeiter pro Jahr werden folgende Felder gepflegt:
- Rest VJ [Vorjahr], Anspruch [aktuelles Jahr], Eintrag (Ist) [erfasste Zeiten bzw. genommene Tage], Verfallen [wenn der Urlaub nicht genommen wurde bzw. Urlaub ausbezahlt wurde], Rest [rechnerische Ermittlung aus den vorgenannten Feldern]
- Berechnungen Urlaubskonto (u.a. Berücksichtigung des Urlaubsanspruchs):
- Es werden immer die erfassten Ist-Zeiten berücksichtigt (optional erfasste Plan-Zeiten fließen nicht in die Berechnung mit ein).
- Der Freigabe-/Genehmigungsstatus eines Ist-Zeiten-Eintrags auf das Urlaubsprojekt spielt keine Rolle.
- Die Einstellung dazu finden Sie unter Eintrag Ressourcendaten | Bereich Pensum.
- Anzeige des Urlaubskontos
- Die o.g. Felder werden Ihnen im Funktionsbereich ABWESENHEITEN oberhalb des Kalenders angezeigt.
- In den Funktionsbereichen ZEITEN & ZEITEN-KW werden die o.g. Felder in einer Zeile mit der Projektauswahl 'Urlaubprojekt' angezeigt, wenn man auf das
Info-Icon klickt. - Die Berechtigung zur Anzeige einzelner Feldinhalte zum Urlaubsanspruch können Sie definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | RESSOURCEN | URLAUBSKONTEN | BERECHTIGUNGEN.
Auswirkungen der Abwesenheiten auf die Berechnung der "Freien Kapazitäten"
- Der Eintrag der Abwesenheiten hat Auswirkungen auf die Berechnung der Freien Kapazitäten
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- Zur detaillierten Berechnung der Freien Kapazitäten finden Sie mehr Informationen unter (Unter-) Register RESSOURCENDATEN | Berechnungen verfügbare, freie Gesamt-Kapazitäten und Arbeitszeitkonto
- Grundlage für die Berücksichtigung der erfassten Abwesenheiten in der Berechnung 'Freie Kapazitäten' sind folgende Einstellungen unter SYSTEM-KONFIGURATION | RESSOURCEN | ABWESENHEITEN | BERECHNUNG ABWESENHEITEN/FREIE KAPAZITÄTEN.
- Die erfassten Plan-Zeiten ('Plan'-Aktcode) oder Ist-Zeiten ('Ist'-Aktcode) werden berücksichtigt. Zur Erläuterung bzw. zum Unterschied siehe auch Zeiten - Abwesenheitsplanung: Eintrag als Plan-Zeit und Ist-Zeit.
- Zugeordneter Freigabestatus (nicht genehmigte/genehmigte Abwesenheiten)
- Die Freien Kapazitäten werden Ihnen im Projektplan - Freie Kapazitäten, sowie in den dazugehörigen Berichten (bspw. 'Einsatz- und Kapazitätenplanung (Projektplan)' im Reportordner 'Controlling Mitarbeiter') angezeigt.